כאשר Waze, תוכנת הניווט, יצאה בשנת 2009, לא היה כזה ברור מדוע יש בה צורך. באותה התקופה היו שפע של מכשירי ניווט אישיים, שהיו כמובן הרבה יותר יעילים מאשר מפות נייר, לכן לא היה ברור מדוע יש צורך בעוד מכשיר שגם דורש חיבור מתמיד לרשת האינטרנט. היום, Waze היא תוכנת הניווט השיתופית הגדולה בעולם ורבים מאתנו הם משתמשים קבועים של התוכנה, אפילו שאנחנו נוסעים בדרך אותה אנחנו מכירים: בדרך לעבודה, בדרך הביתה או בדרך לחברים ומשפחה.

מה הייחודיות שלה ואיפה Waze עוזרת לנו?
היא מספקת שירות שתוכנות אחרות אינן מספקות. היא משתמשת בנתוני זמן אמת, הנאספים מהנהגים (להלן המשתמשים), על מנת למצוא את הנתיב האופטימלי להגעה ליעד, תוך שילוב של דיווחים ועדכונים (הנמסרים מהנהגים) שוטפים המעדכנים את הנתיב וזמן ההגעה.

תוכנת Clarizen עושה את אותו הדבר! היא משתמשת בכוח ה- cloud על מנת לספק בקרה בזמן אמת המאפשרת לפרויקט ולארגון להגיע אל היעד. בארגונים מסוימים, תוכנת ניהול הפרויקטים נועדה להיות אמצעי להפקת תרשימי גאנט לצורך דיווח להנהלה. לעיתים מסתבר שאנחנו עבדים של כלי לניהול פרויקטים במקום שהכלי יעבוד עבורנו. תוכנת הקלריזן נועדה לעבוד עבורנו ולספק צרכים נוספים חוץ מדיווח להנהלה- כי זהו כלי שיתופי, ידידותי מאוד וקל לשימוש, Plug & Play, על מנת לנהל בפועל את פרויקטים ומשימות, בקלות ויעילות, כולל שליחת מיילים מתוך התוכנה, עריכת צ'אטים ודיונים על בסיס התוכנה ושוב- בתוך התוכנה, עם גלופות מוכנות מראש של תוכניות עבודה לאבי טיפוס של פרויקטים שונים. בשורה התחתונה זו תוכנה שעובדת עבורנו ולא אנו עבורה.

ניהול עבודה שיתופית (Collaborative Work Management) היא רעיון חדש בעולם ניהול הפרויקטים. עבודה עם Clarizen ממעטת את ההשקעה באיסוף המידע והכנת הדוחות. הזמן שמתפנה מנוצל לחשיבה של ניתוח, יצירתיות ושיפור המצב הקיים, והכי חשוב – מפנה זמן להובלת הפרויקט במקום להיות ה"עבד של התוכנה".
בצורת עבודה שיתופית, תכנון ובקרה יכולים להיות משותפים לרוחב הארגון וכן ניתן לבצע האצלה של סמכויות ועבודה. אז לניווט תנועה מבוסס על הקהילה וניהול שיתופי של העבודה יש הרבה מן המשותף.

איך קלריזן מספקת ניווט בזמן אמת בעולם בו הנתיב לא נודע (אי ודאות בעולם ניהול הפרויקטים) ואיך ניתן לעודד את המשתמשים להשתתף?
מפת הניווט שלנו בפרויקט זו התכנית, מבנה תכולת העבודה ואבני הדרך והפעילויות והקשרים ביניהן, בשעה שבניווט תנועה, המפה מציירת לנו דרכים אמיתיות. בניהול עבודה התכנית היא ייצוג גראפי של רעיונות, ציפיות והנחות. התכנית היא נקודת ייחוס, כלי עזר ניווטי. קלריזן עוזרת לנו לנווט דרך הפרויקט ובאופן קבוע לבדוק את עצמנו לאור 'מפת הציפיות' וכאשר אנחנו סוטים מהתכנית יש לנו את היכולת לזהות את הסטייה הזו באופן מידי ולבצע תיקון מסלול.
כמובן שניהול עבודה שיתופית מבוססת על ההנחה שיש השתתפות מצד המשתמשים. מצד שני, עובדים לא אוהבים לבצע עדכונים, למלא דוחות ושעות עבודה, לכן השתתפות פעילה היא מדד קריטי להצלחה לניהול עבודה שיתופית.

אז איך הארגון יכול לעורר השתתפות של המשתמשים ואימוץ של המערכת?
1. דוגמא אישית – כאשר המנהלים מסתמכים על קלריזן לבהירות ויישור קו, הארגון יעקוב אחריהם וישתתף.
2. האצלת סמכויות אפקטיבית – האצלה אפקטיבית היא זו המאפשרת למנהלי המחלקות ולראשי הצוותים ולמשתמשים, את החופש לקבל החלטות ולפעול לפיהן. הם לא רק מעדכנים מידע במערכת כדי לצאת לידי חובה, אלא הם משתמשים בה עבור עצמם לצורך ניתוח וקבלת החלטות. לכן, מנהלים בכל רמות הניהול נשענים על קלריזן לטובת בהירות המידע ומעודדים השתתפות נרחבת על מנת להפיק מידע מדויק ואמין עבור עצמם.
3. פשטות ושימושיות – באמצעות קלריזן, פשטות ושימושיות הן כבר חלק מהחבילה. ממשק משתמש מתקדם, dashboard ודוחות בקרה ואפשרויות קונפיגורציה רבות מאפשרות למשתמש חוויית שיתוף ידידותית, החוסכת מהארגון פגישות סטאטוס משעממות.

הטכנולוגיה של היום מאפשרת לנו להחליף סגנון ניהול של פגישות סטאטוס מסורתיות עם קהילות עבודה זריזות ופרודוקטיביות. ניהול עבודה שיתופית באמצעות Clarizen, משנה את הדרך בה אנחנו עובדים, בדיוק כמו תוכנת ניווט שיתופית אחת ששינתה את הכול.

קלריזן היא תוכנת ענן לניהול פרויקטים. התוכנה מאפשרת לארגונים לבצע ניהול חכם, יעיל וזריז של הפרויקטים והעבודה השוטפת. תוכנת Clarizen מספקת שקיפות מלאה של העבודה המתוכננת ומאפשרת גישה אל הנתונים מכל מחשב בעל חיבור לרשת.

P.M. Team Ltd מטמיעה את תוכנת ה Clarizen -בארגונים, החל בניתוח צרכי הלקוח והמלצה על סוג רישיון תוכנת ה-Clarizen הנדרש בהתאם לצרכים, דרך בניית תצוגות, דוחות וקסטומיזציות בתוכנה עצמה בהתאם לתהליכי ניהול פרויקטים והתפעול השוטף הנדרשים לארגון וכלה באספקת שירותי PMO תכנון ובקרת פרויקטים וכן הדרכות לניהול פרויקטים באמצעות התוכנה.

לניסוי התוכנה בחינם.

למעוניינים לרכוש יכולות מקצועיות נוספות לניהול פרויקטים או לקבל סיוע בהטמעת קלריזן, ניתן לפנות לשרית, 054-4551568, This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
כותבי המאמר:

יניב לוי צדק,MBA ,BSc ,PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO
This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
חברת P.M.Team Ltd

 

*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.