האם מנמ"ר, המנהל יחידת IT בארגון, CIO, יכול לקבל תמונת פרויקטים רוחבית וכוללת ובו בזמן להכיר גם את הפרטים של הפרויקט הבודד?

מנמ"ר בארגון איננו מסוגל להיות מעורב בכל פרויקט המנוהל ביחידתו. נראה כי שאיפתו של כל מנמ"ר היא "להמריא" באוויר לגובה רב על מנת לצפות במפת הפרויקטים הכוללת, מפה המייצגת את התחייבות יחידת ה-IT ללקוחותיה, ומידי פעם יהיה מעוניין "להנמיך טוס", להתביית על פרויקט מסוים, ללמוד עליו מספר פרטים, להגיב בהתאם (ואם נדרש) "ולנסוק" חזרה למעלה.

 

גוף ה OCIO - Office Of the Chief Information Officer מסוגל לספק מענה הולם לדרישה זו באמצעות מתן כלי עזר למנהל יחידת ה-IT לסייע לו להבנת התמונה הכוללת וגם להכיר ולהיות בפרטים.

.

  

ניתן להקביל כלי עזר אלה לערכת המפקד הצה"לית: לכל מפקד לוחם בצה"ל (בכל דרגה שהיא) יש ערכת מפקד. ערכת מפקד כוללת, בין היתר, מפות, תצ"אות (תצלומי אוויר), משקפת ומצפן. המפקד ישתמש במס' כלי עזר הכלולים בערכת המפקד טרם יציאה למבצע.

כלי העזר הראשון בו יעשה המפקד שימוש הוא המצפן.

מצפן מצביע על כיוון. באמצעות המצפן מגדיר המפקד את הכיוון אליו נדרש ללכת. המצפן מונע מהמפקד לסטות מהדרך ומחזיר אותו כל העת אל הדרך הנכונה.

מנמ"ר בארגון פועל עפ"י מיקודים עסקיים שמגדירה הנהלת הארגון (בארגונים פיננסיים ובגופים ציבוריים המיקודים מגיעים גם מכיוון הרגולציה). גוף IT בארגון "חי ונושם" את ה- Business ולמעשה כמעט שאין לו זכות קיום ללא הגופים העסקיים – מגדירי הדרישות.

פרויקטים בארגון יבוצעו בהתאם למיקודים העסקיים כפי שהגדירה אותם ההנהלה. המיקודים העסקיים הם המצפן של המנמ"ר המונעים ממנו סטיות מהדרך.

דוגמאות למיקוד עסקי- שיפור השירות, שיפור תשתיות טכנולוגיות, רגולציה וכיו"ב.

כלי העזר השני בו יעשה המפקד שימוש טרם יציאה למבצע היא התצ"א.

תצ"א היא תמונה במבט על, תצלום אוויר המכיל פרטים רבים על מתווה שטח מסוים אשר ניתן ללמוד ולהפיק ממנו מידע רב כגון: תוואי השטח, דרכי גישה סטנדרטיות, דרכים חלופיות, כמה כוחות בו זמנית ניתן יהיה "להזרים" לתוך תא שטח מסוים, מהם המכשולים ועוד.

מנמ"ר בארגון יבקש לראות את תצ"א הפרויקטים הארגונית – מפת הפרויקטים, את דרכי הגישה לביצועם, אילו חלופות קיימות לפרויקטים אילו, כמה פרויקטים מסוגל הלקוח להכיל בו זמנית, מהי מידת פניותו? מה יהיו הסיכונים (מכשולים) בדרך?

מפת הפרויקטים ביחידת ה-IT הינה תוצר של שני תהליכים מרכזיים שמבצע הארגון:

1. דרישת דרישות עסקיות ע"י הגופים העסקיים
2. תרגום לתכולה-לו"ז-תקציב ע"י יחידת ה-IT

לאחר הבנת התמונה הכוללת, ישתמש המפקד בכלי העזר השלישי – המשקפת.

המשקפת משקפת את הנעשה בשטח, היא מגדילה פרטים ותורמת לאוחז בה להבין את תמונת המצב. באמצעות המשקפת "צולל" המפקד לתא שטח הפרוס לפניו, לומד ומנתח אותו, מבין היכן מסתתר אויב, ומהי הדרך הנכונה ביותר לתקוף.

המנמ"ר ייעזר בדשבורד ניהולי על מנת להכיר את הפרטים, ילמד את תכולת הפרויקט, לו"ז ותקציב, ייחשף לסיכונים בפרויקט ואף יכיר את דרכי ההתמודדות עימם.

דשבורד ניהולי יכול לספק למנמ"ר גם את הפרטים ברמת הפרויקט הבודד וגם את התמונה הכוללת (התצ"א).

לאחר שסקרנו את כלי העזר העומדים לרשותו של המנמ"ר, בואו נדבר על צוותים אשר יכולים להיכלל במסגרת גוף ה-OCIO.

המנמ"ר זקוק לגוף עזר, "תומך לחימה", שיספק לו את הנתונים הן במבט על והן לפרטי פרטים. כאן מתחיל שלב היזום של גוף ה-OCIO. גוף זה הינו לרוב גוף מטה, הוא יכול לכלול מס' צוותים כאשר כל צוות ממלא פונקציה מרכזית ותורם את חלקו במתן הנתונים. הצוותים פועלים בשיתוף אחד עם השני לצורך מתן תמונה מלאה ועדכנית. גוף ה-OCIO מסוגל לתת שירות רוחבי לכל דרגי הניהול ביחידת ה-IT.

להלן מס' דוגמאות לפונקציות שונות הכלולות בגוף ה-OCIO באגף מערכות מידע בחברת "הפניקס":

1) צוות ראשון הוא ה-BRM - Business Relation Management .

הצוות אחראי על איתור צרכים עסקיים, איסוף דרישות ותרגומן לפרויקטים ביחידת ה-IT.

בעת איתור הצרכים של הגופים העסקיים, נסמך צוות ה-BRM על המיקודים העסקיים של הנהלת הארגון (המצפן). במהלך שנת העבודה, מבצע הצוות מפגשי תעדוף פרויקטים יחד עם הגופים העסקיים וזאת בכדי לוודא שגוף ה-IT נע במסלול הנכון ללא סטיות מהדרך.

הציפייה מצוות ה-BRM היא לגלות גמישות במהלך השנה ולהתאים את הפרויקטים לצרכים עסקיים משתנים.

2) צוות שני הוא תכנון ובקרה תקציבית.

הצוות אחראי על יצירת תכנית עבודה שנתית הנותנת מענה לדרישות העסקיות.

באמצעות שימוש בדשבורד ניהולי מסוגל צוות תכנון ובקרה לספק למנמ"ר, בכל רגע נתון במהלך שנת העבודה,

את תמונת התקציב העדכנית והמלאה של יחידת ה-IT (מבט על), לשקף את התקציב לפרטי פרטים בפרויקט בודד ובנוסף לספק תמונת תקציב עדכנית של יחידות משנה ביחידת ה-IT (מחלקות/מדורים/צוותים).

לשני הצוותים, BRM ותכנון ובקרה, ממשקי עבודה רבים ויחד הם מייצרים ליחידת ה-IT תכנית עבודה אחודה ומתוקצבת לשנה הקרובה.

BRM מייצג את הצד העסקי ומוביל את שלב איסוף הדרישות ויצירת הפרויקטים, תכנון ובקרה מייצג את יחידת ה-IT ומוביל את שלב תמחור הדרישות העסקיות בהיבטי רכש ותשומות כ"א.

שני הצוותים יחד מייצרים את התצ"א - מפת הפרויקטים הארגונית.

 3) הצוות השלישי שיכול להיכלל בגוף ה-OCIO ומייצג את המשקפת בערכת המפקד הצה"לית הוא צוות ה-PMO - Project Management Office.

הצוות אחראי ליישום תכנית העבודה השנתית. עם קבלת אישור לביצוע תכנית העבודה השנתית ע"י הגופים העסקיים, מתחיל צוות ה-PMO לפעול למימוש תכנית העבודה בשיתוף עם כל דרגי הניהול ביחידת ה-IT.

הצוות אוסף מידע לגבי מועדי ההתנעה של כל פרויקט ופרויקט, יחד עם מנהלי הפרויקטים מוודא הצוות ביצוע יזום מקיף לפרויקט הכולל בין היתר- קביעת מטרות ומדדי הצלחה, זיהוי בעלי העניין, תיאום תכולה-לו"ז-תקציב עם כל השותפים, הכנת תכנית עבודה (גנט) אינטגרטיבית, זיהוי סיכונים ראשוני ועוד.

צוות ה-PMO אמון על המתודולוגיה לניהול פרויקטים של יחידת ה-IT ועל כלים ניהוליים המשמשים את מנהל הפרויקט בביצוע הפרויקט. במהלך שנת העבודה עסוק הצוות בליווי מנהלי הפרויקטים ובווידוא ביצוע כל הפעולות הנדרשות לניהול פרויקט באופן תקין כולל בין היתר- ניהול תכנית העבודה, ניהול סיכוני הפרויקט, ניהול תקציב הפרויקט , וידוא התנהלות תקינה ועמידה בתנאי רגולציה כולל תיעוד כל התוצרים הנדרשים עפ"י המתודולוגיה ואישורם ע"י הגורמים הרלוונטיים, קיום פגישות אינטגרציה עם צוות הפרויקט, קיום ועדות היגוי תקופתיות עם נציג הגוף העסקי, קיום פגישה מסכמת להעלאת נקודות לשימור ולשיפור.

באמצעות שימוש בדשבורד ניהולי מספק צוות ה-PMO למנמ"ר את ה"משקפת" ובאמצעותה חושף אותו לכל הפרטים בפרויקט אותם הוא מעוניין לדעת ועליהם מעוניין להגיב - מהן מטרות הפרויקט? על איזה מיקוד עסקי נותן הפרויקט מענה? מהם לוחות הזמנים ואבני הדרך המרכזיות להשגה עליהן מחויב הפרויקט אל מול הלקוח? מהם סיכוני הפרויקט ומהם דרכי ההתמודדות עימם? מהו סטטוס התקציב? מהי תחזית (צפי) התקציב בסיום, האם הפרויקט יסתיים בחריגה או יתרה תקציבית?

הצוות מספק למנמ"ר גם את תמונת המצב על כלל הפרויקטים המנוהלים ביחידת ה-IT בכל ההיבטים אשר הוזכרו עבור פרויקט בודד- תמונת לו"ז לכל הפרויקטים כולל הצבעה על חריגות, אחוז ההתקדמות בפרויקטים, תמונת סיכונים (עפ"י דירוג עוצמה), תמונת תקציב פרויקטים כולל הצבעה על חריגות.

בנוסף, מספק הצוות תמונת מצב על פרויקטים של יחידות משנה ביחידת ה-IT (מחלקות/מדורים/צוותים).

4) צוות רביעי שאפשרי שייכלל בגוף ה-OCIO הוא צוות רגולציה.

ארגונים רבים וביניהם ארגונים פיננסים נתונים לדרישות רגולטוריות קפדניות. הצוות אחראי על הנחייה ואספקת פלטפורמה אחידה ליחידת ה-IT לעמידת הפרויקטים בדרישות הרגולציה וביקורות פנים. במהלך שנת העבודה ובשיתוף עם צוות ה-PMO , מוודא הצוות התנהלות תקינה לעמידת הפרויקטים בתנאי הביקורת הנדרשים. הצוות מסוגל לספק למנמ"ר תמונת מצב לעמידות הפרויקטים בדרישות הרגולציה וחושף אותו לליקויים.

 לסיכום

גוף ה-OCIO מהווה את "זרועו הארוכה" של המנמ"ר.

מידי שנה, מתחייבת יחידת ה-IT לתכנית עבודה שנתית מול הגופים העסקיים, OCIO אמון על יצירת התכנית, ניהול מעקב ובקרה אחר ביצועה ודיווח סטטוס עמידה בה.

גוף ה-OCIO מספק שירות רוחבי לכל יחידות המשנה ב-IT ונמצא בצמתי החלטה מרכזיים.

הטמעת גוף OCIO בארגון מסייעת לעמידה בהתחייבות אל מול הגופים העסקיים, משפרת את יכולת הבקרה וקבלת ההחלטות ומסייעת לעמידת הפרויקט במדדי ההצלחה.

     מאמר זה נכתב ע"י 
     שחר חנן  PMP, BSC
     מנהל פרויקטים בכיר בחברת "הפניקס" - אגף מערכות מידע
     בוגר קורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה למבחן הסמכת ה PMP, של חברת P.M.Team Ltd

     פניה למחבר: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

 

    * המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד. התואר מנמ"ר מתייחס גם הוא לנשים וגברים כאחד.