ניהול פרויקטים הוא דיסציפלינה מורכבת, רבת פנים, הממלאת תפקיד מרכזי בהבטחת ביצוע מוצלח של משימות, החל ממשימות פשוטות ועד למאמצים מורכבים בקנה מידה גדול. ללא קשר לגודל הפרויקט והיקפו, עליו לעבור סדרה של שלבים מוגדרים היטב כדי למקסם את היעילות ולהשיג את יעדיו, הבנת השלבים הללו חיונית למנהלי פרויקטים וצוותים השואפים לספק בזמן, במסגרת התקציב, ולשביעות רצון בעלי העניין.
במאמר זה, נחקור וננווט בין שלבי הפרויקט ונבין איך הם עוזרים לנו להשיג את יעדי הפרויקט.
שלב הייזום
המסע לניהול פרויקטים מתחיל בשלב הייזום. שלב זה הוא כמו לידתו של הפרויקט. זה הזמן שבו הקונספט או הרעיון של הפרויקט יוצאים לחיים, ומעריכים את היתכנותו. פעילויות מפתח של שלב הייזום כוללות הגדרת מטרת הפרויקט, הגדרת יעדים, זיהוי בעלי עניין והקמת מסמך ייזום הפרויקט (Project Charter). מסמך ייזום הפרויקט היא מסמך מכריע הממסד את קיומו של הפרויקט, מאשר את התחלתו ומתווה את ההיקף והיעדים הראשוניים. בסוף שלב זה, למנהל הפרויקט יש הבנה ברורה מה כולל הפרויקט, מי מעורב ומה צפוי.
שלב התכנון
לאחר תחילת הפרויקט, הוא מתקדם לשלב התכנון. זה המקום שבו מעובדים הפרטים הדקיקים. מנהל הפרויקט והצוות מפתחים תוכנית פרויקט מקיפה, הכוללת הצהרת תכולת עבודה מפורטת (Project Sope Statement), מבנה תכולת עבודה (WBS), ציר זמן, תקציב, הערכות סיכונים והקצאות משאבים. במהלך שלב זה, מנהלי הפרויקטים וצוותי הפרויקט חייבים לשתף פעולה כדי להגדיר את המשימות והפעילויות הדרושות להשגת יעדי הפרויקט. תהליך תכנון זה מבטיח שכולם נמצאים באותו עמוד ושכל המשאבים מוקצים כראוי.
שלב הביצוע
עם תוכנית מוצקה, הפרויקט עובר לשלב הביצוע, כאן מתרחשת העבודה האמיתית. מנהל הפרויקט וחברי הצוות מבצעים את המשימות המפורטות בתוכנית הפרויקט, והתקדמות הפרויקט מנוטרת ומנוהלת מקרוב. תקשורת היא המפתח בשלב זה כדי להבטיח שכולם יהיו מקושרים ושנושאים יטופלו באופן מיידי. יש לנצל את המשאבים בצורה יעילה ויש להעריך את ביצועי הפרויקט באופן קבוע כדי להבטיח שהם מתיישבים עם תוכנית הפרויקט. ייתכן שיהיה צורך בהתאמות כדי לשמור על הפרויקט במעקב.
שלב המעקב והבקרה
שלב המעקב והבקרה פועל במקביל לשלב הביצוע (ולמקפידים-בעצם במקביל לכל שלבי הפרויקט). מנהלי פרויקטים וצוותים מעריכים את התקדמות הפרויקט, ומשווים אותו לתוכנית. הם מעריכים את הביצועים, מזהים סטיות ומבצעים את ההתאמות הנדרשות כדי לשמור על מסלול הפרויקט. שלב זה כולל מעקב אחר מדדי פרויקט, ניהול סיכונים והבטחת עמידה בתקני איכות. אם מתעוררות בעיות, ננקטות פעולות מתקנות כדי להחזיר את הפרויקט להתאמה ליעדים שלו.
שלב הסגירה
השלב הסופי בניהול פרויקט הוא שלב הסגירה. כאן, מנהל הפרויקט והצוות משלימים את כל הפעילויות שנותרו, מספקים את התפוקות של הפרויקט וסוגרים אותו רשמית. שלב זה כולל קבלה ואישור של הלקוח, תיעוד והערכה יסודית של מה הלך טוב ומה ניתן לשפר עבור פרויקטים עתידיים. סגירה כרוכה לרוב ביצירת דוח פרויקט סופי וביצוע סקירה שלאחר הפרויקט. זוהי סקירה חיונית להפקת לקחים ולוודא שהארגון מצליח.
לסיכום, ניהול הפרויקט כולל חמישה שלבים נפרדים, שלכל אחד מהם מטרות ופעילויות ספציפיות: ייזום, תכנון, ביצוע, מעקב ובקרה, וסגירה. הצלחה בניהול הפרויקט תלויה בביצוע יעיל של שלבים אלה, תוך הבטחה שהפרויקט יישאר במסלול, עונה על ציפיות בעלי העניין ומספק ערך. מנהלי פרויקטים וצוותים חייבים לנווט דרך השלבים הללו בחריצות ויכולת הסתגלות, שכן הם מייצגים את מפת הדרכים להצלחת הפרויקט.
האקדמיה של פי.אמ.טים לניהול פרויקטים, פי.אמ.טים אקדמי, מציעה מגוון רחב של קורסי ניהול
פרויקטים ללקוחות פרטיים, חברות ולקהל הנרשמים, הציבור. מבין הקורסים ישנו קורס ניהול פרויקטים PMP, שפותח ע"י פי.אמ.טים אקדמי כקורס ציבורי לקהל הרחב- על מנת לתת מענה לצרכים הבוערים ביותר של מנהלי פרויקטים ואנשי PMO.
בקורס ניהול פרויקטים PMP תוכלו לרכוש את כל הידע הנדרש ביומיום המקצועי בנושאי ניהול הפרויקטים. לאלו מכם שירצו לגשת למבחן הסמכת ה PMP הבינלאומי, הקורס של חברת פי.אמ.טים מוכר על ידי ארגון ה PMI כקורס תנאי סף לצורך רישום למבחן הסמכת ה PMP!
עדיין מתלבטים? צרו איתנו קשר 📞
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
מאמר זה נכתב ע"י:
דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים. הוא מנהל הפרויקטים המוזכר במאמר :)
וע"י:
דביר בן אריה, איש PMO, מומחה לניהול לוחות זמנים ויועץ לו"ז.
