Effective Schedule Control

טיפים לבקרת פרויקט קלה ואפקטיבית ב- MS-Project

פרטים: נוצר ב שני, 06 יולי 2015 10:40

אתה מנהל לוח זמנים לפרויקט מורכב. לוח הזמנים מכיל מאות עד אלפי שורות ומנוהל ב-MS-Project. אתה לא מוצא את הידיים והרגליים ומרגיש את עצמך כעבד לתוכנת הניהול, כאשר היא שולטת בך במקום שאתה תשלוט בה בצורה יעילה. הטיפים הבאים יעזרו לך להשתלט על המצב!

טיפ 1 – שמירת תכנית בסיס

האם לאחר סיום התכנון זכרת לשמור תכנית בסיס? תכנית הבסיס של הפרויקט היא בעצם 'הקפאת מצב' בו מועתקים שדות כמו זמני ביצוע, תאריכי התחלה ותאריכי הסיום של כל הפעילויות ושל הפרויקט. שמירת תכנית בסיס מעניקה את האפשרות להשוואת תכנון מול ביצוע ולבדוק האם אתה מקדים או מאחר.

טיפ 2 – תצוגות מותאמות אישית

תוכנת ה- MS-Project מספקת סט בסיסי של תצוגות אך באמצעות מספר פעולות פשוטות ניתן ליצור תצוגות מותאמות אישית לפי הצרכים שלך. מדוע זה טוב? לאחר בניית התשתית, תצוגות חדשות עוזרות לנו לצפות במידע ספציפי באופן מהיר ביותר, ללא צורך בהוספת עמודות, הכלת פילטרים ועוד. מה יותר קל מאשר ללחוץ על אייקון על המסך ולראות לדוגמא את כל הפעילויות המאחרות מול תכנית הבסיס!

טיפ 3 – שדות השוואה

מגוון האפשרויות רחב! תוכנת ה- Project מספקת אפשרויות טובות לבדיקה האם הינך עומד בלו"ז או בתקציב. על שדה Finish Variance שמעת? לאחר שמירת תכנית בסיס, שדה זה מחשב, בימים, את ההפרש בין תאריך הסיום הבסיסי [Baseline Finish] לבין תאריך הסיום בפועל/הצפוי [Finish].
קיבלת ערך חיובי – הפעילות מאחרת. מה לגבי Total Slack? גם כן התוכנה מספקת אפשרות לבדיקה אם הפרויקט עומד בתאריך היעד שהגדרת. ערך Total Slack שלילי מציין כי אתה מאחר מול ה- Dead Line המוגדר.

בפעם הבאה נצלול יותר לעומק ונספק כלים מעשיים ליצירת שדות מותאמים אישית, כולל מחוונים גראפיים שיעזרו בבקרת הפרויקט.

לחברת P.M. Team מומחי Ms-Project המנוסים בבנייה, עדכון ובקרת לו"ז לפרויקטים מורכבים ובשילוב מחוונים גראפיים ותצוגות מותאמות אישית בהתאם לצרכי הלקוח.
למעוניינים לרכוש יכולות מקצועיות נוספות לניהול פרויקטים, ניתן לפנות לשרית, 054-4551568, This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
כותבי המאמר:

יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO
This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל, מנהל פרויקטים ו- PMO

*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

״תודה על עזרתכם בהדרכת מנהלי הפרויקטים שלנו ובתמיכה ושיפור תוכניות ניהול הפרויקטים שלנו.״

רון מן

מנהל פרויקטים AccuBeat

״[...] תוך זמן קצר מאוד הצליחה P.M.Team לבנות את לוח הזמנים המורכב של פרויקט צפית... אין ספק שמקצועיות מערך ה PMO - של P.M.Team תרם רבות לניהול הפרויקטים.״! "

אלון חדד

מנהל פרויקטים , כור מתכת

״ברצוננו לציין את המסירות של הצוותים, המקצוענות, הזמינות, האדיבות ואת יכולתו של מנכ״ל פי.אם.טים, מר דן ברזילי, לשבץ את הצוותים ואת האנשים המתאימים"

אלי ביטון

סמנכ״ל ביצוע חמו אהרון בע״מ

"זו השנה הרביעית בה אנו עובדים יחדיו ומסתייעים בשירותי P.M.Team. מערך ניהול הפרויקטים שהקמתם מסייע רבות לניהול הפרויקטים, תפעול ומשימות, בהתייחס לכל פרויקטי ה -IT של קבוצת Johnson and Johnson"

סער אדמוני, PMP

מנהל פרויקטי IT Omrix

״לאורך כל הדרך התאפיינתם במקצועיות, אדיבות, מהירות תגובה ואכפתיות. התכנון הניהול והבקרה שביצעתם בהתייחס ליותר מ-25 פרויקטים באתרים שונים תרמו רבות להצלחת הפרויקטים ורווחיותם״

אורי כהן

מנכ״ל אפקון

"ברצוני להודות על הטמעה מוצלחת של תוכנת הקלריזן שביצעה קבוצת P.M. TEAM. חברה נבדקת לא רק כאשר המסלול רץ וחלק, אלא כיצד היא מתמודדת עם אתגרים, והם אכן עמדו בכך"

שגיב עמית

מהנדס ב- CONCEPT

״...פרויקט שדרוג מערכת ה Project Server. מתחילת התהליך צוות הפרויקט מטעם P.M. Team שידר מקצועיות, אחריות ומחויבות לפרויקט. תכונות אלו היו קריטיות להצלחת הפרויקט למרות הקשיים שנתקלו בהם במהלך הדרך."

ודים בייגל, PMP

מנהל צוות ה PMO, אגף מערכות מידע, חברת הפניקס

"שירותי ניהול הפרויקטים של חברת P.M. TEAM היו מצוינים. עבודתו של דן התאפיינה בהשתלבות מהירה, מקצוענות, יצירתיות, יחסי אנוש מצוינים ובתוצאות מעולות."

ערן ברגיל

מנהל פרויקטים בכיר, MICRON

"תוך זמן קצר ביותר הצליחה P.M. TEAM לבסס תהליכים מסודרים לתכנון ובקרת פרויקטים, להקים מערך EPM ולשפר משמעותית את תהליכי ניהול הפרויקטים. פעילותה התאפיינה בערך מוסף מוחשי, פרקטי תוך שמירה על מקצוענות ונועם הליכות."

רותם רגב

מנהל פרויקטים, SIEMENS

״למרות שהשתלבתם בפרויקטים לאחר תחילתם, הצלחתם להתארגן בזריזות ולהקים מערך PMO מוצלח ויעיל בפרק זמן קצר ביותר. השירות שסיפקתם אופיין במקצוענות, חיוך, זמן תגובה מהיר ומסירות רבה.״

דני סוויסה

מנהל תפעול באל-מור חשמל

"דן תרם רבות להטמעת מערכת כנ"ף...כל זאת תוך חדוות עשייה, התלהבות ויצירת יחסי יחסי עבודה מצוינים עם המפקדים, החיילים והעמיתים שאיתם עבד."

אהוד קאוף

סא"ל, רע"ן תבל, צה"ל

"עבודת החברה אופיינה בחריצות, מקצועיות, יחסי אנוש מעולים ומעל לכל מחויבות, "ראש גדול" ומענה יעיל ומהיר לכל צורך שעלה ובכך סייעה לי לנהל את הפרויקטים המורכבים והמאתגרים שבתחום אחריותי."

רון חביב

ניהול ופיקוח פרויקטים

״התרשמתי שחברת פי. אמ. טים בע״מ, מספקת שירותי PMO, הדרכה וייעוץ בתחום ניהול הפרויקטים ברמת מומחיות גבוהה ומפגינה נסיון רב ומסירות רבה בתמיכה בתהליכי תכנון ובקרת הפרויקטים ובהכשרת מנהלי פרויקטים.״

ודים בייגל PMP

תכנון ובקרה בסימנס

״במהלך עבודתי עם P.M.Team נוכחתי ביחסי אנוש המעולים, במקצועיות הרבה והידע המקצועי רחב ההיקף בתחומי ניהול הפרויקטים יחד עם יכולת נדירה לחבר בין מתודולוגיות ניהול פרויקטים ליישומי תוכנה לצורך ניהול הפרויקטים עצמם.״

רחל הדס

מנהלת מוצר בקלריזן

"... שירותי PMO מקצועיים והסיוע הרב שאתה והצוות שלך מפי.אמ.טים סיפקתם לנו, הן בתכנון ובקרה של תכניות העבודה ב MS-Project והן בתכנון, בקרה וניהול של סיכונים בפרויקטים של כדורי הנדסה״

אורי בן ציון

מנכ״ל כדורי הנדסה בע״מ

"היי דן , בפרויקט זה נעזרנו בשירותכם ליצירת לו"ז לפרויקט בנייה מורכב ב- MSP. הזמינות, המקצועיות והמהירות שבה בוצעה העבודה היו נהדרים, יישר כוח "

קובי בנישו, מנהל פרויקטים

סטלה פרויקטים בע"מ

"שלום דן,
אתה תומך בנו, בשירותי PMO ולוחות זמנים, דוחות במייל, ניתוח נתיב קריטי, השוואה לבייסליין, התרעות בזמן, בקרה שוטפת-הכוללת ביקורים באתרים ועוד החל משנת 2019.
בתמיכתך בנו, בניהול לוחות הזמנים לפרויקטי הבינוי שלנו, מבני גזית, של בניית בנייני מגורים (רבי קומות), שטחי מסחר ועוד, משלב ההיתרים ועד טופס 4 ומסירת הדירות, אתה משלב בהצלחה את שתי ההשקפות השונות הנדרשות לנו, כי אנו גם היזם, שמוכר את הדירות וגם הקבלן המבצע.
השירות התאפיין ומתאפיין בהבנה של פרויקטי בינוי, מקצוענות, ענייניות, סבלנות, זמן תגובה קצר, שירותיות וחיוך, כייף לעבוד ביחד, אשמח להמליץ עליך ועליכם לכל לקוח פוטנציאלי."

אמיר סוירי, סמנכ"ל ביצוע ומנהל פרויקטים בכיר

חברת מבני גזית

"שלום דן

תודה לך ולרפי על תמיכתכם וזמינות מיידית. עזרתם לנו מאוד.

אני מאוד מרוצה מהתפקוד של רפי."

דניס ימלין

פח תעש

"...הדרכה וסיוע בתכנון פרויקט ספציפי ב MS Project. מר אלי נקדימון שלכם, אשר ביצע את העבודה עבורנו, גילה בקיאות ומקצועיות וביצע את המשימה ביעילות תוך הבנת הצורך והאילוצים. בעזרתו תכננו את מהלך הפרויקט בתוך מסגרת הזמן שנקבעה"

מנחם גלעד, מנהל תפעול

Weldobot

"רציתי להודות לך על השירות המסור והמקצועי, [...] שירות ה PMO, כמו גם בניית תהליכים ושיטות עבודה (כולל נהלי עבודה ורשימות תיוג) הן לניהול פרויקטים והן לתפעול, הדרכות למשתמשים על מערכת המידע - כולם התאפיינו במקצוענות, בחיוך, במענה מהיר, במוסר עבודה ובהחלט חשנו שיפור משמעותי וקיבלנו ערך מוסף גבוה ביותר משירותכם. אשמח להמליץ על שירותכם ללקוחות פוטנציאלים!"

ורוניקה לויפרמן, מנהלת מחלקת PMO והשקת מוצרים גלובאלית

TARO

"על עבודה מקצועית יעילה ושירות אדיב בכל הנדרש מתי שנדרש. ברצוני להודות לך, דן , ולכל הצוות בחברת PM Team....תחום ניהול הפרויקטים בכללותו מקבל בזכותכם תפנית חיובית , מלמדת מעמיקה"

שרון לוי דקלו, PMO, מנהלת צוות

Phoenix

"זו תקופת זמן ארוכה דיה על מנת לומר שביצעתם מהפך חיובי והמשכתם בשיפור מתמיד של הצורה בה אנו מתכננים, מבקרים ומנהלים פרויקטים באגף רפואה מקוונת, ועשיתם זאת במסירות רבה, מקצוענות אמיתית, יצירתיות ועם חיוך"

תומר סלע, PMO Manager

אגף רפואה מקוונת, שירותי בריאות כללית

"ברצוני להודות לך בשם חטיבת הייצור והתפעול של תנובה, על שנתיים של פעילות משותפת ורבת הישגים. כבר למעלה משנתיים שחברת P.M. TEAM LTD מטמיעה תהליכים לניהול פרויקטים בתנובה. הטמעה זו כוללת היבטים מתודולוגיים עקרוניים וחשובים, וכן, הדרכות טכניות לשימוש בתוכנת קלריזן לניהול ובקרת פרויקטים. אני משוכנע שנמשיך בשיתוף הפעולה הפורה ונמשיך לבצע הטמעות ביחידות נוספות בתנובה."

רן קופל, מטה

תנובה

"רציתי להודות ולשבח את סדרת הדרכות ניהול הפרויקטים של P.M. TEAM LTD, שהעביר יניב לוי-צדק. היה ניכר ביניב שהגיע מוכן לכל הדרכה והדרכה וידע ליישם את מתודולוגיות ניהול הפרויקטים של ה-®PMBOK, ולמעשה למצות את שיטות ניהול הפרויקטים עליהן נבחנים במבחן ה-®PMP, "להורידן" לרמת השטח בעזרת תוכנת ה CLARIZEN לניהול פרויקטים, וכך קיבלנו הדרכה פרקטית שמשלבת מתודולוגיה וטכניקה, עם ערכים מוספים לניהול פרויקטים בחיי היום, יום המקצועיים שלנו."

דפי גונן, PMP , מנהלת פרויקטים בכירה,

GIZMOX