"The only real mistake is the one from which we learn nothing.” (Henry Ford)
ניהול פרויקטים מצליח לא תלוי רק בתכנון מוקפד, תקציב מדויק ולוחות זמנים ברורים, אלא קודם כול באנשים שמובילים אותו. מי שמנהל פרויקטים יודע: הכשל הוא לא בהכרח טכנולוגי, אלא גם אנושי הנובע משיח, הקשרים וחיבורים אנושיים.
השאלה הנשאלת היא: מה נעשה אחרי הכשל, והאם נוכל להימנע ממנו בעתיד?
הגדרת ה-PMBOK לחשיבות הפקת הלקחים: "ניהול ידע בפרויקט הוא תהליך שבו נעשה שימוש בידע הקיים ויצירת ידע חדש לשם השגת מטרות הפרויקט ותרומה ללמידה הארגונית. התועלות המרכזיות של תהליך זה הן, שידע ארגוני מוקדם ממונף כדי להפיק ולשפר את תוצאות הפרויקט, וידע שנוצר על ידי הפרויקט נגיש לצורך תמיכה בפעילות הארגונית ובפרויקטים או בשלבים עתידיים. תהליך זה מבוצע לכל אורכו של הפרויקט." (PMBOK® מהדורה שישית, עמוד 98)
במאמרים הקודמים עסקנו בניהול סיכונים שליליים וחיוביים, ובניהול בעלי עניין.
כעת, נתמקד לרגע במה שמחבר את כל אלה – שלב הפקת הלקחים. אלא שבמקרים רבים, הוא נשאר בגדר טקס, מסמך, או כוונה טובה בלבד.
למה אנחנו לא באמת מפיקים לקחים?
מנהלי פרויקטים רבים מכירים את הפגישה שנקראת "Post Mortem" או "Lessons Learned" אך בפועל, התהליך לוקה בחסר בשל שלל סיבות ותירוצים: לפעמים אין זמן, לפעמים אין מוטיבציה, ולפעמים פשוט לא נעים לפתוח טעויות.
במקרים אחרים, המסמך נכתב ונשמר אך לא נעשה אתו דבר, ולכן, אינו משפיע על הפרויקט הבא. בין הגורמים הנפוצים לכך ניתן למנות חוסר זמן או לחץ לעבור מיד לפרויקט הבא, חשש מביקורת אישית או חשיפת כשלים, ולעיתים פשוט העדר מנגנון ארגוני שמוודא את יישום הלקחים בפועל..
איך הופכים הפקת לקחים לתהליך אפקטיבי?
לשם הפקת לקחים משמעותית ואפקטיבית, כדאי לחשוב עליה כעל תהליך שמתחיל כבר בשלבים הראשונים של הפרויקט, ולהגדיר מראש שבתום הפרויקט תתבצע הפקת לקחים כחלק בלתי נפרד מתכנית העבודה.
בנוסף, כדאי לאסוף תובנות תוך כדי תנועה, במהלך כל חיי הפרויקט, ולא לחכות רק לסוף.
השיח סביב הפקת לקחים צריך להיות פתוח, נטול האשמות, ולכלול שאלות כמו: מה עבד טוב? מה פחות? מה היינו עושים אחרת?
בדיון, חשוב לשלב בעלי עניין ממגזרים שונים, כולל חברי צוות, ספקים, ולעיתים גם את נציגי הלקוח.
לבסוף, יש לוודא שהמסקנות לא נשארות במגירה, אלא מועברות הלאה ומשולבות בפרויקטים עתידיים, למשל באמצעות ה־PMO.
מה הקשר בין הפקת לקחים לניהול סיכונים?
רבים מהסיכונים שאנחנו מזהים בפרויקט, כבר התרחשו בעבר.
החזרתיות שלהם נובעת, כי לא הפקנו מהם לקחים. במובן הזה, הפקת לקחים אפקטיבית הופכת את "נכסי תהליכים ארגוניים" (Organizational Process Assets – OPA) לכלי של ממש בניהול סיכונים פרואקטיבי.
היא מאירה גם "סיכונים סמויים" שייתכן שלא ניתנים לזיהוי מיידי, מצביעה על דפוסים חוזרים בפרויקטים דומים, ומאפשרת להפיק לקחים שישפרו את תוכניות התגובה להבא.
הממד האנושי: לקחים הם לא רק טכניים
"צריך לדבר על הפיל שבחדר" להפקת לקחים אמיתיים, כמו: מתחים בצוות, חוסר תיאום, בלבול בתחומי אחריות או כשלים בתקשורת.
תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לשמש כמוביל תהליך הלמידה, אך לא כמבקר.
ניהול נכון של הפקת הלקחים מחייב אווירה של אמון, שקיפות ופתיחות. שלב זה צריך להיות "הזמן הבטוח" של כולם כדי לייצר הפקת לקחים אפקטיבית.
בלעדיהם, כל משתתף יסתפק באמירות כלליות ולא ייכנס לעומק הדברים.
בנוסף, הפקת לקחים אינה רק תהליך טכני אלא תהליך בין־אישי. היכולת לדבר על כשלים בלי להפנות אצבע מאשימה, ללמוד מטעויות ולחזור עם מסקנות יישומיות, היא יכולת ניהולית מהמעלה הראשונה.
סיכום
בדוח PMI משנת 2015 נמצא כי 70% מהפרויקטים בארגונים עם תהליך הפקת לקחים פורמלי עמדו ביעדי התכולה, לעומת 57% בלבד ללא התהליך.
בנוסף, מחקר של McKinsey & Company (2018) מצא כי חברות שמיישמות תהליך הפקת לקחים שיטתי, נהנות מרווחיות גבוהה בכ־10% בהשוואה לחברות שאינן עושות זאת.
הפקת לקחים זה לא "בגלל שצריך", אלא תהליך שמשפיע על העתיד. ארגונים שלומדים מהניסיון לא רק נמנעים מטעויות חוזרות, אלא בונים יסודות חזקים יותר להצלחה הבאה.
המסקנה ברורה: לא מספיק לתעד, צריך להפיץ, ליישם ולבנות תרבות שבה כל טעות הופכת לתובנה, וכל הצלחה, לנוסחה חוזרת.
אז, בפעם הבאה שהפרויקט מסתיים, תשאלו לא רק "איך היה", אלא "מה לומדים?"
כי ארגון שלומד – הוא ארגון שמתקדם.
רוצים ללמוד עוד?
אם אתם שואפים לנהל פרויקטים בצורה מקצועית, לזהות סיכונים מראש ולבצע מענה מתאים למול הסיכונים, לעמוד ביעדים ולשלוט בלוחות זמנים – זה הזמן להצטרף לקורס ניהול הפרויקטים והכנה למבחן ה־PMP שלנו. - לקהל הנרשמים, או לקורס ניהול פרויקטים - PMO -לארגונים המזמינים אותו, הקורסים משלבים ידע עיוני עם כלים מעשיים, כולל סימולציות, תרגולים ומודלים ניהוליים מתקדמים. תלמדו כיצד ליישם את שיטת ה־Critical Path בפועל, איך להתמודד עם עיכובים ואיך להוביל צוות להצלחה. בין אם אתם בתחילת הדרך או כבר מנהלי פרויקטים מנוסים – הקורס ייתן לכם יתרון ברור בשטח.
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
מאמר זה נכתב ע"י:
דן ברזילי MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים.
וע"י:
הראל הייצין, Bsc, PMP
מנהל פרויקטים
