"מנהיגות היא האמנות להוציא מאנשים רגילים לתוצאות יוצאות דופן", זו לא סיסמה מעוררת השראה, זו המציאות היומיומית של מי שמוביל צוותי פרויקט. מנהל פרויקט מצליח הוא לא רק מי שמחזיק בטבלת גאנט עדכנית או עוקב אחרי התקציב, הוא מי שמוביל אנשים בתוך מרחב של אי-ודאות, לחצים והחלטות משתנות.

מי שמנהל פרויקטים יודע: בלי צוות מחויב, גם התכנית הכי מדויקת לא תצא לפועל. והצוות לא נבנה לבד. הוא צריך הנהגה.

ניהול מול הנהגה – איפה ההבדל?
ה-^®PMBOK  מגדיר את המנהיגות כחלק בלתי נפרד מהמיומנויות הנדרשות למנהל פרויקטים:

"כישורי מנהיגות כרוכים ביכולת להנחות, להניע ולהכווין את הצוות... ניהול פרויקטים הוא יותר מסתם עבודה עם מספרים, תבניות, תרשימים, גרפים ומערכות מחשב; המכנה המשותף לכל הפרויקטים הוא אנשים. אנשים אמנם ניתן לספור, אך הם אינם מספרים." (PMBOK^® מהדורה שישית, עמוד 60)

ההבדל המהותי בין ניהול להנהגה טמון בתפיסת התפקיד: ניהול הוא שמירה על הקיים, הנהגה היא הובלה לשינוי.

במילים פשוטות: ניהול עוסק בתכנון, תיאום ולו"ז, הנהגה עוסקת בהנעה של אנשים, בבניית אמון וביצירת מחויבות פנימית. מתזמן טוב ידע מתי להזיז משימה בלו"ז, אבל מנהיג טוב ידע מתי להזיז חסם אצל אדם בצוות.

למה זה כל כך חשוב?
כי הצלחת פרויקט תלויה לא רק בשיטה אלא באנשים שמיישמים אותה. כשצוות מרגיש מנותק, חסר משמעות או לא מובן, הוא אולי יסיים משימות, אבל לא יוביל תוצאות. לעומת זאת, צוות שמרגיש מוערך, שותף ובעל השפעה, מגלה מחויבות גבוהה, יוזמה וגמישות, גם כשנדרש לעבוד תחת לחץ.

מנהיגות אפקטיבית יוצרת מרחב בטוח לשאול שאלות, להעלות בעיות ולבקש עזרה. זהו תנאי קריטי במיוחד בפרויקטים שבהם קצב ההתקדמות מהיר והאי-ודאות גבוהה.

מחקרים עדכניים מצביעים על קשר ישיר בין מעורבות רגשית של הצוות לבין הצלחת הפרויקט לא רק במדדי לו"ז ותקציב, אלא גם בשביעות רצון לקוח ובאיכות התוצרים. מחקר עדכני של Chaowarat-Watanabe ושות' (2024), בשם "The Impact of Emotional Intelligence on Project Success",  חקר את תרומתה של אינטליגנציה רגשית (EI) להצלחת פרויקטים, בדגש על פרויקטי בנייה. המחקר מצא כי לאינטליגנציה רגשית של חברי הצוות, ובמיוחד של מנהלי פרויקטים, יש תרומה חיובית ומשמעותית להצלחת הפרויקט. לכידות צוותית (team cohesiveness) מזוהה כמנגנון מתווך מרכזי בין אינטליגנציה רגשית להצלחת הפרויקט. בנוסף, תרבות ארגונית תומכת מחזקת את הקשר בין לכידות הצוות להצלחת הפרויקט, על ידי עידוד שיתוף, אמון ופתיחות. מסקנת החוקרים: אינטליגנציה רגשית אינה רק תכונה אישית, אלא משאב קריטי בניהול פרויקטים מורכבים.

לכן, מנהל פרויקט אינו רק אחראי לקצב ההתקדמות – הוא אחראי ליצירת אקלים שמקדם אחריות, שיח ופתרון בעיות. במילים אחרות: בלי הנהגה, אין תנועה אמיתית.

מודלים של מנהיגות בפרויקטים
מנהלי פרויקטים לא פועלים בוואקום – הם שואבים השראה ומיומנויות מגישות תיאורטיות מבוססות. הנה שלושה מודלים מרכזיים של מנהיגות בפרויקטים, עם יתרונות, חסרונות ודוגמאות יישומיות:

1. מנהיגות שירותית  (Servant Leadership)

עיקרון: המנהיג רואה את עצמו כמשרת הצוות – מסיר חסמים, מקשיב באופן פעיל, תומך ופועל מתוך ענווה. הגישה מבוססת על בניית אמון ומערכות יחסים עמוקות, כאשר הצלחת הצוות קודמת לאגו הניהולי. המנהיג מתמקד בפיתוח חברי הצוות ובמתן כלים להצלחה.

יתרונות: מחזק אמון, מגביר נאמנות ומעודד שיח פתוח. יעיל במיוחד בסביבות אג'יליות ומגביר יוזמה של חברי הצוות. יוצר סביבה בטוחה ללמידה וטעויות.

חסרונות: עלול להיתפס כחוסר אסרטיביות בסביבה הישגית או היררכית מדי. לא תמיד מתאים כשנדרשות החלטות מהירות וחדות. מצריך השקעת זמן רבה ביחסים.

שימוש נפוץ: בפרויקטים טכנולוגיים בצוותים שטוחים או בסקראם. צוותים שטוחים (Flat Teams) הם צוותים שבהם אין היררכיה ניהולית נוקשה, כל חברי הצוות שווים מבחינת סמכות והשפעה, והחלטות מתקבלות לרוב בשיתוף. מבנה כזה מעודד עצמאות, שיתוף פעולה ויוזמה, אך דורש גם בשלות מקצועית ואמון הדדי גבוה.

דוגמה מהשטח: מנהל פרויקט פיתוח אפליקציה שמבלה שעה יומית במפגשים אישיים עם חברי הצוות, מזהה חסמים טכניים ומקשר עם גורמים ארגוניים להסרתם.

2. מנהיגות מעצבת  (Transformational Leadership)

עיקרון: המנהיג מלהיב, מציב חזון ברור ומעורר השראה, דוחף לצמיחה אישית וארגונית. הוא מתמקד בהשפעה רגשית ובהעצמת חברי הצוות להשגת מטרות שעולות על הציפיות הבסיסיות.

יתרונות: מגביר מוטיבציה, מחזק תחושת שליחות וחדשנות. מעודד חשיבה יוצאת דופן ועוזר לצוות להתמודד עם אתגרים מורכבים. יוצר מעורבות עמוקה בפרויקט.

חסרונות: מצריך נוכחות כריזמטית והיכרות עמוקה עם הצוות. לא תמיד מתאים לפרויקטים קצרי טווח או משימות שגרתיות. עלול ליצור תלות יתרה במנהיג.

שימוש נפוץ: בפרויקטים של שינוי ארגוני, טרנספורמציה דיגיטלית ופיתוח מוצרים פורצי דרך. אידיאלי לפרויקטים שדורשים שבירת מוסכמות.

דוגמה מהשטח: מנהל פרויקט מעבר לענן שמציג לצוות חזון של עתיד טכנולוגי, מקשר בין משימות היומיום לבין המטרה הגדולה, ומעודד פיתוח מיומנויות חדשות.

3. מנהיגות משתפת  (Participative Leadership)

עיקרון: המנהיג משתף את הצוות בקבלת החלטות ומעודד שיח פתוח והבעה של רעיונות ודעות. הגישה מבוססת על חוכמת הקבוצה והנחה שהחלטות משותפות איכותיות יותר.

יתרונות: מגביר תחושת בעלות, מעלה את איכות ההחלטות, תומך בלכידות צוותית. מנצל את הידע המגוון של חברי הצוות ומקלל סיכונים.

חסרונות: תהליך קבלת ההחלטות עלול להתארך. לא מתאים כשיש לחץ זמן גבוה או כשנדרש כיוון ברור מהמנהל. עלול ליצור עייפות החלטות.

שימוש נפוץ: בפרויקטים רב-תחומיים או כאלה עם צוותים מנוסים ובלתי פורמליים. מתאים לפרויקטי מחקר ופיתוח שדורשים יצירתיות.

דוגמה מהשטח: מנהל פרויקט עיצוב UX שמקיים סדנאות עיצוב משותפות, מערב את הצוות בבחירת כלים וגישות, ומקבל החלטות על בסיס הצבעות או דיונים קבוצתיים.

שילוב גמיש של מודלים
מודלים אלה לא עומדים זה מול זה, הם כלים בארגז של כל מנהל. היכולת לשלב ביניהם בהתאם לאופי הצוות, שלב הפרויקט והתרבות הארגונית, היא הבסיס להנהגה גמישה, רגישה ואפקטיבית.

עקרונות לשילוב מוצלח:

• התאמה לשלב הפרויקט: מנהיגות משתפת בשלב התכנון, מעצבת בשלב הביצוע, ושירותית בשלב הסגירה
• הכרת הצוות: צוות חדש יזדקק למנהיגות מעצבת, צוות מנוסה יפיק תועלת ממנהיגות משתפת
• טבע המשימה: משימות יצירתיות מתאימות למנהיגות שירותית ומשתפת, משימות קריטיות לזמן דורשות גישה מעצבת וחדה יותר

המנהיג המיומן מזהה מתי לעבור בין גישות ואינו נדבק לדפוס אחד, אלא מגיב לצרכים המשתנים של הפרויקט והצוות.

שלושה ממדים של הנהגה בפרויקט
הנהגה בפרויקט היא לא תכונה אחת אלא מארג שלם של התנהגויות, גישות והרגלים. מדובר במיומנות רבת־שכבות שמתבטאת הן ברגעים קריטיים של קבלת החלטות והן בפרטים הקטנים של השגרה. כל מנהל פרויקט, גם אם אינו נושא בתואר "מנהל ישיר", הוא למעשה דמות מובילה שמעצבת את תרבות הצוות, את איכות הקשר בין האנשים, ואת האופן שבו מגיבים לשינויים, קונפליקטים ולחצים. הנה שלושה ממדים מרכזיים שבאמצעותם הנהגה נבנית ונמדדת:

1. חזון משותף
החזון הוא לא רק יעד סופי, אלא מצפן שמכוון את היומיום. כשאנשים מבינים למה הפרויקט חשוב, מה הערך שהוא מייצר ולמה דווקא הם חלק ממנו, הם פועלים מתוך מוטיבציה פנימית ולא רק מתוך הנחיות. מנהל פרויקט טוב מנסח את "התמונה הגדולה" ומשתף בה את הצוות, כך שכל משימה – גם טכנית ושגרתית – מתיישבת על מטרה רחבה יותר, כמו שיפור חוויית המשתמש, ייעול תהליך ייצור או קידום חדשנות בשוק.

2. נוכחות יומיומית
מנהיגות אינה נמדדת רק ברגעי שיא, אלא בעיקר במה שקורה בין לבין. מנהל פרויקט שמנהל רק דרך מיילים או עדכוני סטטוס עלול לפספס את הרוח האמיתית של הצוות. נוכחות יומיומית כוללת שיח פתוח, גישה נגישה, התעניינות בכישורים ובחסמים, ועמידה אישית באותם ערכים שדורשים מאחרים. כך נבנית תרבות של פתיחות, אחריות הדדית, ונכונות ליזום גם בלי לבקש רשות.

3.  טיפוח יחסים
מאחורי כל תהליך, משימה או דדליין יש בני אדם. יחסים בין-אישיים הם הדבק של כל צוות. מנהל פרויקט אפקטיבי יודע לא רק לתכנן ולבקר, אלא גם לזהות מתחים, לפתור קונפליקטים בזמן ולהעצים חוזקות אישיות של חברי הצוות. הוא משקיע זמן בהיכרות אמיתית, לא רק מקצועית כדי שכל אחד ירגיש שייך, מובן ורלוונטי. השקעה כזו מחזירה את עצמה דרך שיתוף פעולה טוב יותר, ירידה בעיכובים, ונכונות להתמודד עם קשיים יחד.

תובנות מהשטח ומהספרות
מסמכי הדרכה מעשיים ופרסומים מקצועיים של PMI מצביעים על קשר ברור בין סגנון ההנהגה לבין רמת המעורבות של חברי הצוות והצלחת הפרויקט. לדוגמה, מאמר בשם "The Project Manager as a Team Leader"  מאת Neal Whitten, שפורסם באתר PMI (2012), מדגיש את הצורך של מנהלי פרויקטים לגלם תפקיד של מובילי צוות, ולא רק של רכזים טכניים.

בנוסף, מאמר נוסף שפורסם על ידי Godfred Boahen, בשם "The Growing Importance of Soft Skills in Project Management" (2021),  מסכם תובנות מדו"ח של PMI ולפיהן 88% מהארגונים המובילים מייחסים חשיבות הולכת וגוברת למיומנויות רכות כמו תקשורת, אמפתיה, הקשבה ופתרון קונפליקטים.

גם הגישה של  "Participative Leadership", סגנון הנהגה שמעודד שיתוף בהחלטות, נמצאה כתורמת לתחושת מסוגלות והשפעה אצל חברי הצוות, ומוזכרת לעיתים קרובות בספרות האקדמית כמודל מומלץ בפרויקטים עם מורכבות אנושית גבוהה.

המסר החוזר בכל המקורות: היכולת האנושית להוביל, להקשיב ולהיות נוכח, משפיעה יותר מכל תבנית או שיטה פורמלית.

אז איך מיישמים את זה?

• הגדירו חזון בתחילת הפרויקט – גם אם הוא קטן או זמני.
• שאלו את הצוות: מה חשוב לכם בפרויקט הזה?
• השקיעו בשגרות תקשורת: פגישות קבועות, בירורים אישיים, סיכומי ביניים.
• עודדו שיח פתוח, גם על טעויות. מנהיגות נוצרת מתוך פגיעות.
• תנו דוגמה אישית – בעקביות, בהקשבה, באחריות.

ומה עם הלחץ? מה עם לוחות הזמנים?
דווקא במצבי לחץ, ההבדל בין ניהול להנהגה מתחדד. מנהל פרויקט ממוקד לו"ז עלול להפעיל לחץ חד־צדדי, מה שיגרום לצוות להילחץ או להתנתק. לעומתו, מנהיג יבנה שותפות: יסביר את הקשר בין הדחיפות למטרות, יחלק אחריות, וידאג לגיבוי.
התוצאה? תגובתיות גבוהה יותר, ורמת מחויבות שמחזיקה גם בזמנים קשים.

ומה אומר ה-PMBOK על זה?
במהדורתו השביעית של מדריך ה-PMBOK,  בפרק 2.2.1 "ניהול והנהגת צוות פרויקט" (עמ' 57), מופיעה הבחנה משמעותית בין פעילויות ניהוליות לפעילויות הנהגתיות:

"ניהול פרויקטים כרוך ביישום ידע, מיומנות, כלי ניהול וגם לפעילויות מנהיגותיות. פעילויות הניהול מתמקדות בדרכים להשגת מטרות הפרויקט, כמו תהליכים יעילים, תכנון, תיאומים, מדדים, בקרה ועוד. פעילויות מנהיגותיות מתמקדות באנשים. מנהיגות כוללת: להשפיע, להניע, להקשיב, לאפשר ועוד פעולות הקשורות לצוות הפרויקט.
שתיהן חשובות במסירת התוצאות הרצויות."

גישה זו מדגישה שמנהיגות היא חלק בלתי נפרד מהעשייה הניהולית בפרויקטים  והיא זו שמאפשרת לחבר בין האנשים לבין המשימה. מדובר לא רק בכישורי תכנון, אלא בכישורי השפעה, יצירת מחויבות והובלה בסביבה מורכבת.

סיכום: מנהל פרויקט הוא גם מנהיג תרבות
בתוך עולם הפרויקטים, שבו אי הוודאות היא שגרה, והצוותים מגוונים, משתנים ולחוצים, המנהיגות אינה תוספת נחמדה, אלא תנאי הכרחי.

מנהל פרויקט שמבין את תפקידו כמנהיג:

• יוצר הקשר רחב למשימות.
• מתווך את השינויים.
• מזהה דינמיקות סמויות.
• מחבר בין האנשים למטרה.

בסופו של דבר, מי שמוביל אנשים, יצליח להוביל גם את הפרויקט.
בפעם הבאה שאתה פותח את הגאנט, עצור רגע ותשאל את עצמך: מי צריך אותך היום כמנהל או כמנהיג?

או כמו שכתב ג'ון קוטר :"מנהלים מתמודדים עם המורכבות. מנהיגים מתמודדים עם השינוי. ופרויקטים – הם קודם כול שינוי."

 

רוצים ללמוד עוד?

אם אתם שואפים לנהל פרויקטים בצורה מקצועית, לזהות סיכונים מראש ולבצע מענה מתאים למול הסיכונים, לעמוד ביעדים ולשלוט בלוחות זמנים – זה הזמן להצטרף לקורס ניהול הפרויקטים והכנה למבחן ה־PMP שלנו. - לקהל הנרשמים, או לקורס ניהול פרויקטים - PMO -לארגונים המזמינים אותו, הקורסים משלבים ידע עיוני עם כלים מעשיים, כולל סימולציות, תרגולים ומודלים ניהוליים מתקדמים. תלמדו כיצד ליישם את שיטת ה־Critical Path בפועל, איך להתמודד עם עיכובים ואיך להוביל צוות להצלחה. בין אם אתם בתחילת הדרך או כבר מנהלי פרויקטים מנוסים – הקורס ייתן לכם יתרון ברור בשטח.

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

מאמר זה נכתב ע"י:
  דן ברזילי MEng ,BSc ,PMP  
    מנכ"ל ומנהל פרויקטים.

       

וע"י:
הראל הייצין, Bsc, PMP
     מנהל פרויקטים