היכולת לזהות, לנתח ולנהל סיכונים בצורה אפקטיבית, היא אחת המיומנויות הקריטיות ביותר למנהל פרויקטים מצליח.
ניהול סיכונים אינו רק שלב בתהליך, אלא דרך חשיבה, תרבות ארגונית ואף שיקוף הבגרות המקצועית (תכנון מושכל ושימוש בשיטות עבודה מוכחות) והבגרות האנושית (פתיחות, אמון ושיתוף פעולה) של הפרוייקט כולו.
כפי ש ה- PMBOK מגדיר את מטרות ניהול הסיכונים:
"המטרות של ניהול הסיכונים בפרויקט הם הגדלת ההסתברות ו/או ההשפעה של סיכונים חיוביים והפחתת ההסתברות ו/או ההשפעה של סיכונים שליליים, כדי למטב את הסיכויים להצלחת הפרויקט" (PMBOK® מהדורה שישית, עמוד 395).
המונח "סיכון", מתייחס לאירוע פוטנציאלי, חיובי או שלילי שעשוי להשפיע על הפרויקט. לכן ניהול סיכונים איכותי כולל גם זיהוי וניצול הזדמנויות, כדוגמת חדשנות טכנולוגית, הפחתת עלויות או קיצור לוחות זמנים, בזכות שיתוף פעולה לא צפוי.
הרבה מעבר לרשימת אקסל
תהליך ניהול סיכונים מושתת על ארבעה שלבים מרכזיים: זיהוי, הערכה, תגובה וניטור. בשלב הזיהוי מאתרים את הסיכונים האפשריים (טכניים, לוגיסטים, תפעוליים ועוד), לאחר מכן מבצעים ניתוח איכותי (הסתברות והשפעה) וניתוח כמותי (סימולציות או תרחישים) ובוחרים תגובה לדוגמת מניעה (Avoid), קבלה (Accept), הפחתה (Mitigation), ניצול (Exploit). לבסוף מנטרים את הסיכונים לאורך כל חיי הפרויקט.
- ניהול סיכונים איכותי נשען לא רק על אינטאיציה וניסיון, אלא גם על כלים שיטתיים שמספקים תמונה מלאה ומדויקת.
מספר כלים שיכולים לסייע למנהל הפרוייקט:
מטריצת השפעה והסתברות - כלי המאפשר לדרג כל סיכון לפי שני מדדים: הסתברות להתרחשות (נמוכה, בינונית, גבוהה). ההשפעה על הפרויקט (לו"ז, איכות, תקציב, תכולה).
בעזרת שילוב שני המדדים, ניתן להבחין בין סיכונים שיש לטפל בהם מיידית לבין אלה שניתן פשוט לעקוב. - RAID log - ראשי תיבות של: Risks (סיכונים), Assumptions (הנחות), issues (בעיות בפועל), Dependencies (תלויות).
כלי זה מסייע בשקיפות מול בעלי העיניין ותיעוד מסודר של כל הסיכונים, ההנחות הבעיות והתלויות לאורך כל חיי הפרויקט. - FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) - ניתוח כשלים פוטנציאלים והשפעתם. כלי זה בוחן כיצד המערכת או התהליך עלולים להכשל, מה ההשפעה של הכשל, מהי הסבירות להתרחשות והאם קיימים מנגנוני בקרה.
לכל כשל פוטנציאלי ניתן "ציון סיכון" (Risk priority number), שלפיו מחליטים את עדיפות הטיפול בסיכון. - סימולצית מונטה קרלו - משתמשת בערכים אקראיים (לפי התפלגויות הסתברות) כדי לחשב עלויות וזמנים בפרויקט. מאפשרת הערכת הסיכוי להשלמת הפרויקט במסגרת זמן או תקציב מסויימים.
- עץ החלטות (Decision Trees) ונקודות החלטה (Stage Gates) - מאפשר תכנון תגובות אפשריות לסיכון בהתאם לתוצאה שתתרחש. משולב לעיתים עם ניתוח עלות תועלת כדי לבחור בין התגובות השונות.
∗ לא כל פרויקט מצריך את כל הכלים, ולכן צריך להתאים את הכלי לסוג הפרויקט ומורכבותו ליישום יעיל וחסכוני.
אך חשוב לזכור: הכלים אינם תחליף לשיקול דעת מקצועי, דיאלוג פתוח בין חברי הצוות ותחושת אחריות כוללת לסיכונים.
מנהל פרויקט לא רק מנטר, הוא גם מוביל
תפקיד מנהל הפרויקט לא רק תפעולי, אלא מנהיגותי: לייצר מרחב בטוח להובלת דיאלוג פתוח ולהניע את הצוות לחשיבה יזומה.
הוא מגשר בין בעלי עניין, ומצליח לייצר תיאום שמפחית סיכונים תפעוליים ותקשורתיים כאחד.
הסיכונים שלא כתובים במסמכים
כפי שנאמר לא פעם,"הכרישים שאינך רואה, הם אלה שינשכו אותך".
בדומה גם בניהול סיכונים, דווקא סיכונים שלא מדוברים ונכנסים לדוחות, הם עלולים להפתיע ולהכשיל את כל הפרויקט. זיהוי סיכונים סמויים זהו תחום מאתגר מאוד בניהול סיכונים.
הכוונה לסיכונים שקשורים להבטים אנושיים: פוליטיקה אירגונית, התנגדות לשינויים, אגו שמונע שיתוף פעולה או חוסר גיבוי לצוות.
סיכום
"לחשוב סיכונים - לדבר בני אדם" - מספר הסיכונים שזוהו אינו המדד היחידי לניהול סיכונים מוצלח, נוספים לזה גם השקיפות, איכות הדיאלוג ויכולת להגיב בזמן.
כלים ומתודולוגיות חשובים, אבל רק בנוסף למנהיגות, אמון והקשבה הם יביאו תוצאה.
חשוב לזכור - ניהול סיכונים מקצועי לא רק מגיב לאיומים, אלא גם מאתר ומנצל הזדמנויות. ניהול סיכונים הוא לא רק מערכת הגנה אלא מנוע שיפור, צמיחה והצלחה.
רוצים ללמוד עוד?
אם אתם שואפים לנהל פרויקטים בצורה מקצועית, לזהות סיכונים מראש ולבצע מענה מתאים למול הסיכונים, לעמוד ביעדים ולשלוט בלוחות זמנים – זה הזמן להצטרף לקורס ניהול הפרויקטים והכנה למבחן ה־PMP שלנו. - לקהל הנרשמים, או לקורס ניהול פרויקטים - PMO -לארגונים המזמינים אותו, הקורסים משלבים ידע עיוני עם כלים מעשיים, כולל סימולציות, תרגולים ומודלים ניהוליים מתקדמים. תלמדו כיצד ליישם את שיטת ה־Critical Path בפועל, איך להתמודד עם עיכובים ואיך להוביל צוות להצלחה. בין אם אתם בתחילת הדרך או כבר מנהלי פרויקטים מנוסים – הקורס ייתן לכם יתרון ברור בשטח.
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
מאמר זה נכתב ע"י:
דן ברזילי MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים.
וע"י:
הראל הייצין, Bsc, PMP
מנהל פרויקטים
