ניהול פרויקטים מצליח לא תלוי רק בתכנון מוקפד, תקציב מדויק ולוחות זמנים ברורים – אלא קודם כול באנשים שמובילים אותו.
מי שמנהל פרויקטים יודע: לא תמיד הכשל נובע מטכנולוגיה, אלא מהשיח, מהקשרים ומהחיבורים האנושיים שמחזיקים (או מפילים) את הכול.

כפי שה-PMBOK מגדיר את מטרת ניהול בעלי העניין:
"זיהוי בעלי עניין הוא תהליך הזיהוי של בעלי עניין הפרויקט באופן שוטף, וניתוח ותיעוד המידע הרלוונטי בנוגע למניעים, למעורבות לתלויות הדדיות, להשפעה ולהשפעה הפוטנציאלית שלהם להצלחת הפרויקט. התועלת המרכזית של התהליך זה היא, שהוא מאפשר לצוות הפרויקט לזהות את המיקוד הראוי למעורבות כל אחד ואחד מבעלי העניין או מקבוצות בעלי העניין. תהליך זה נמשך לאורכו של הפרויקט, לפי הצורך." (PMBOK^® מהדורה שישית, עמוד 503)

זאת אומרת, לא מדובר רק בזיהוי בעלי עניין, אלא בבניית מערכת יחסים מתמשכת ואסטרטגית איתם לכל אורך חיי הפרויקט.

במאמרים הקודמים עסקנו בניהול סיכונים חיוביים ושליליים, ובמאמר זה נצלול לזירה שאינה פחות קריטית להצלחת הפרויקט: ניהול בעלי העניין – האנשים שיכולים לקדם את הפרויקט קדימה, או לעכב אותו מבלי שתבחינו בזמן.

מי הם בעלי העניין – ולמה זה לא רק "הלקוח"
מי הם בעלי העניין בפרויקט? לרוב התשובה תהיה (גם בקרב מנהלי פרויקט): הלקוח.
אבל, לפי מדריך ה-PMBOK: "בעל עניין הוא אדם, קבוצה או ארגון העשויים להשפיע על החלטה, פעילות או תוצאה של פרויקט, עשויים להיות מושפעים מהן או לתפוס עצמם כמי שיושפעו מהן. בעלי עניין בפרויקט עשויים להיות פנימיים או חיצוניים לו, הם עשויים להיות מעורבים באופן פעיל, באופן פסיבי או לא להיות מודעים לקיום הפרויקט." (PMBOK^® מהדורה שישית, עמוד 550)

כלומר, ההגדרה "מהו בעל עניין?" רחבה הרבה יותר, והיא כוללת שורה ארוכה של שחקנים:

• בעלי עניין פנימיים
  • נותן החסות (Sponsor)
  • מנהל משאבים
  • משרד לניהול פרויקטים (PMO)
  • צוותים תומכים (בטיחות, IT, אחזקה, לוגיסטיקה)
  • מנהל תוכנית
  • חברי הצוות
• בעלי עניין חיצוניים
  • לקוחות
  • משתמשי קצה
  • ספקים וקבלני משנה
  • גופים רגולטורים, קהילה מקומית
  • מתחרים

למה זה חשוב?
כי בעל עניין מהם יכול להפוך לסיכון אם יתנגד, יכשיל או פשוט יתעלם. אך אם נצליח לרתום או לתת לו תחושת שותפות ושייכות, ולהפוך אותו לשגריר של הפרויקט, אותו בעל העניין יהפוך להזדמנות.

לעיתים דווקא בעלי העניין ה"עקיפים", אלה שלא נראים קריטיים בהתחלה, הם שיכריעו את הצלחת הפרויקט. למשל, איש לוגיסטיקה שלא קיבל מידע בזמן, עלול לעכב משלוח קריטי להצלחת הפרויקט או מהנדס אחזקה שלא היה שותף לתכנון, עלול לסרב לחתום על קבלה.

ניהול בעלי עניין מוצלח מתחיל בזיהוי רחב – לא רק של "מי משלם" או "מי מקבל את התוצר", אלא של כל מי שעלול להשפיע או להיות מושפע.

המיפוי הקריטי:  Power / Interest Grid
לא לכל בעלי העניין יש השפעה או עניין שווה בפרויקט, וזו בדיוק הסיבה שצריך למפות אותם בצורה אסטרטגית. אחד הכלים היעילים ביותר לכך הוא רשת עוצמה/השפעה (Power/Interest grid).

העיקרון פשוט: מיפוי כל בעלי העניין לפי שתי שאלות מרכזיות:

• עד כמה הוא משפיע על הפרויקט  (Power)
• עד כמה הוא מעוניין בתוצאות הפרויקט  (Interest)

על פי התשובות נוצרת מטריצה בת ארבעה רבעים:

• השפעה גבוהה, עניין גבוה ← יש לשתף באופן פעיל ולנהל קשר רציף
• השפעה גבוהה, עניין נמוך ← עדכונים תמציתיים וניהול מדויק כדי לא להעמיס
• השפעה נמוכה, עניין גבוה ← תקשורת נעימה ותחושת שייכות
• השפעה נמוכה, עניין נמוך ← מעקב כללי בלבד

לדוגמה: נניח שאנחנו מנהלים פרויקט שדרוג קווי ייצור:

• סמנכ"ל התפעול ←השפעה גבוהה, עניין גבוה ←צריך פגישות סדורות, החלטות משותפות
• מנהל משמרת ←השפעה נמוכה, עניין גבוה ←יעדכן עובדים, חשוב שירגיש שותף
• מנהל מערכות מידע ←השפעה גבוהה, עניין נמוך ←עדכונים ממוקדים רק כשהנושא נוגע אליו

שלב המיפוי הוא הבסיס לכל מהלך התקשורת והניהול בהמשך.

 תקשורת מותאמת אישית: התאמה לפי צורך, לא לפי שבלונה
ניהול תקשורת נכון מול בעלי העניין הוא לא עניין של מייל עדכון "ושלום על ישראל". לכל בעל עניין יש ציפיות שונות לגבי אופי התקשורת: אחד ירצה מצגות מפורטות, אחר יעדיף מייל תמציתי; יש מי שמצפה לעדכון שבועי קבוע, ויש כאלה שדווקא מעדיפים לשמוע רק כשיש תוצאה.

כדי לנהל תקשורת מותאמת, כדאי להשקיע בשלושה דברים עיקריים כבר בתחילת הפרויקט:

• תאום צפיות ברור: מהו אופי התקשורת, באיזו תדירות ובאיזה פורמט.
• הבחנה בין עדכון לבין שיתוף - לא כל מסר מחייב תגובה או קבלת החלטה משותפת.

• הבנת נקודות הרגישות של כל בעל עניין – מה מטריד אותו ומה חשוב לו לדעת.

כאשר אין התאמה, עלולים להיווצר תסכולים: "למה לא עדכנתם אותי?" – כי לא הוגדר מה נחשב עדכון; או לחילופין, "הצפתם אותי בפרטים!" – כי לא הותאם היקף המידע לקהל היעד. מצבים כאלה עלולים ליצור משברים, התנגדויות וחוסר אמון – גם כשהפרויקט עצמו מתקדם היטב.

מה שלא נאמר – הוא לפעמים מה שהכי חשוב
ניהול בעלי עניין הוא לא רק עניין של טבלאות ומיפויים, אלא גם (ואולי בעיקר) של מערכות יחסים בין-אישיות. התנגדות גלויה אפשר לזהות בקלות, אך ההתנגדות המשמעותית יותר לעיתים חבויה ומתבטאת בשתיקות, דחיינות או ביקורת עקיפה, התנגדות זו נקראת התנגדות סמויה.
כמו בניהול סיכונים, גם כאן חשוב לדעת לזהות סימנים מוקדמים להתנגדות סמויה, ולהתייחס אליה כאל סיכון שיש לנהל, לא רק לפתור.

הדרך להתמודד אינה באמצעות עימות עם עמדות (מה בעל העניין רוצה), אלא בהבנה עמוקה של האינטרסים שמאחוריהן. תקשורת חד-כיוונית של "עדכונים" בלבד חשובה, אך יש ליצור שיח פתוח ואמיתי, בגובה העיניים. הקשיבה לא רק לעובדות, אלא גם לתחושות, לפחדים, לחששות ולמה שלא תמיד נאמר במילים הוא חובה בניהול אפקטיבי של בעלי עניין.

ואיך בונים אמון? על ידי עקביות בין מסרים להתנהלות בפועל, שקיפות גם כשיש בעיות, ועמידה בהבטחות קטנות – שוב ושוב.
"אמון לא לוקחים – מרוויחים אותו"  - הוא לא תוצר של פעולה אחת, אלא של רצף עקבי שמייצר תחושת ביטחון, שיתוף פעולה ופתיחות לפתרון בעיות לאורך זמן.

ניהול בעלי עניין חכם כמפתח לצמצום סיכונים
"ריכוך התנגדויות" זו לא המטרה בניהול בעלי עניין, זהו כלי של ממש לזיהוי, מניעה וניהול של סיכונים בפרויקט. כשלים בפרויקט אינם נובעים רק מבעיות טכניות, אלא מחוסר זיהוי של בעלי עניין קריטיים או מהעדר שיתוף שלהם בשלב מוקדם. כך למשל, אי-שיתוף של מחלקת הבטיחות עלול להוביל להחמצת דרישות רגולטוריות, סיכונים בטיחותיים, כשלים בתכנון, עיכובים באישורים ואף לצורך בביצוע שינויים יקרים בשלבים מאוחרים של הפרויקט.
תיאום חסר עם מחלקת הלוגיסטיקה עלול להביא לעיכובים בקבלת ציוד, והתעלמות מהשפעת רגולציה עלולה לעכב אישורי כניסה לאתר או תחילת עבודה.

לעומת זאת, ניהול נכון של בעלי עניין יכול לא רק למנוע בעיות, אלא גם לחשוף הזדמנויות.
חבר צוות או קבלן עשוי להציע דרך לייעול, מנהלת רכש יכולה לזרז תהליך מול ספק, ומנהל איכות עשוי להבחין מראש בפערי תיעוד.
כל אחד מהם עשוי להפוך ממקור סיכון – למנוע של התקדמות.

סיכום
מאמר זה משלים את סדרת המאמרים על ניהול סיכונים וסיכון חיובי, ומרחיב את המבט לעבר הגורם האנושי, שמרגע שמנהלים אותו נכון, הופך למכפיל ערך של ממש.

ניהול בעלי עניין הוא מיומנות שמלווה את כל חיי הפרויקט ולא מטלה או שלב בתהליך. היא דורשת הקשבה, סבלנות, גמישות מחשבתית ואמפתיה.

בסופו של דבר, פרויקט מצליח הוא לא רק תוצאה של תכנון טוב, אלא של אנשים שדוחפים יחד להצלחה.
יש פתגם אפריקאי שאומר:
"If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together.”
אז, כדי להגיע רחוק, מפו את בעלי העניין, השקיעו בקשרים, התאימו את התקשורת, והחשוב מכל תקשיבו מעבר למילים.

זכרו תמיד: " האנשים שסביבך – הם לא רק חלק מהדרך, הם המנוע שיקבע עד לאן תגיע".

 

רוצים ללמוד עוד?

אם אתם שואפים לנהל פרויקטים בצורה מקצועית, לזהות סיכונים מראש ולבצע מענה מתאים למול הסיכונים, לעמוד ביעדים ולשלוט בלוחות זמנים – זה הזמן להצטרף לקורס ניהול הפרויקטים והכנה למבחן ה־PMP שלנו. - לקהל הנרשמים, או לקורס ניהול פרויקטים - PMO -לארגונים המזמינים אותו, הקורסים משלבים ידע עיוני עם כלים מעשיים, כולל סימולציות, תרגולים ומודלים ניהוליים מתקדמים. תלמדו כיצד ליישם את שיטת ה־Critical Path בפועל, איך להתמודד עם עיכובים ואיך להוביל צוות להצלחה. בין אם אתם בתחילת הדרך או כבר מנהלי פרויקטים מנוסים – הקורס ייתן לכם יתרון ברור בשטח.

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

מאמר זה נכתב ע"י:
  דן ברזילי MEng ,BSc ,PMP  
    מנכ"ל ומנהל פרויקטים.

       

וע"י:
הראל הייצין, Bsc, PMP
     מנהל פרויקטים