בעולם ניהול הפרויקטים, התרחיש שבו תאריך היעד לסיום הפרויקט הולך ומתקרב ויחד עם זאת, מתחוור לנו, כמנהלי פרויקטים ואנשי PMO שמנתחים את הנתיב הקריטי ומעדכנים את לו"ז הפרויקט בשוטף, שלנוכח עיכובים שהיו, הפתעות כאלו ואחרות או "סתם" תכנון לא יסודי ולא איכותי דיו של הלו"ז, עלינו "לכווץ" את לוחות הזמנים (לבצע Schedule Compression ) - הינו תרחיש נפוץ ולעיתים הכרחי.
מדריך גוף הידע בניהול פרויקטים (הPMBOK® Guide של ארגון ה®PMI ) מציג לנו שתי שיטות לקיצור לוחות זמנים של פרויקט, במאמר זה נסביר את השיטות, "נוריד" את השיטות הללו לרמת השטח ונמחיש אותן.
שיטה ראשונה לצורך כיווץ קיצור לוח הזמנים של הפרויקט נקראת Fast Tracking ובעברית- המסלול המהיר:
משמעות שיטה זו היא שנבצע במקביל (הקבלה חלקית או הקבלה מלאה) פעולות או שלבים אותם היינו מעדיפים לוגית לבצע בטור, כלומר ברצף (פעולה או שלב מסוים חייבים להסתיים ורק אז תתחיל הפעולה או השלב הבא) אם לא היה הכרח של קיצור לוחות הזמנים.
מניסיוני בניהול או תמיכה בפרויקטי תוכנה ומערכות מידע התרשמתי שהדוגמא הנפוצה ביותר ליישום שיטה זו היא ביצוע פיתוח טרם סיום האפיון ובפועל תחילת פיתוח במקביל להתקדמות באפיון (הקבלה חלקית של שלבי האפיון והפיתוח). הקבלה זו הינה אפשרית כל עוד יש לנו רשימת דרישות או טיוטה ראשונית של אפיון איתה אנו חשים "מספיק בנוח" על מנת להתקדם בפיתוח.
בפרויקטי בינוי ותשתיות, בהם תמכתי ותמכנו כאנשי תכנון ובקרה, נקטנו בשיטה זו בעיקר באמצעות מקבול של התחלת פעולות ההתקנה של תשתיות, או הכנה להתקנה של התשתיות (הכנה לתשתית של צנרת למשל, הכנה לתשתית של חשמל וכיו"ב) במקביל לביצוע תכנון הנדסי פרטני (תכנון ברמת האיזומטריות למשל, כשמדובר בצנרת) וזאת כל עוד יש תכנון הנדסי בסיסי (גם אם לא פרטני) המאפשר את המקבול הנ"ל, גם דוגמא זו הינה דוגמא של מקבול חלקי.
מהו הסיכון הכרוך בביצוע של Fast Tracking?
ייתכן שהמוצר או התוצאה הסופית אינם עומדים בקריטריון הקבלה שלהם (משמעות-בפועל הקרבנו איכות או תקינות לצורך ניסיון לקיצור לו"ז) ואז יהיה צורך בתיקונים או ביצוע העבודה מחדש, כלומר -ביצוע Rework ולמעשה השקעת זמן נוסף ועלויות נוספות.
בפרויקטי תוכנה, למשל, ייתכן שיהיה צורך לפתח מחדש או לתקן רכיבים מסוימים מכיוון שמאז פותחו האפיון "תפס כיוון אחר". בפרויקטי בינוי או תשתית, במיוחד העולם הבינוי התעשייתי והקמת מפעלים, ייתכן שיהיה צורך לתקן ו"לסלול" נתיבים אחרים של חשמל ו/או אינסטלציה, מכיוון שלמשל, קבלן ביצוע אחר כבר ביצע " Fast Tracking " והתקין (תוך כדי או טרם סיום התכנון ההנדסי הפרטני) ו"תפס" לנו "מסלול" בו תכננו להתקין צנרת או קווי חשמל.
שיטה שנייה לצורך כיווץ קיצור לוח הזמנים של הפרויקט נקראת Crashing ובעברית- דחיסה:
משמעות שיטה זו היא שנבחן אסטרטגיה חלופית אחרת, בעלות גבוהה יותר בד"כ, לצורך קיצור לוחות זמנים (כלומר- נבצע סחר חליפין של זמן וכסף). הן בפרויקטי תוכנה ומערכות מידע והן בפרויקטי בינוי ותשתיות דוגמאות של מימוש שיטה זו, בהן נקטנו, היו הפעלת מספר משמרות עבודה (למשל-מספר משמרות של מפתחים באתר לקוח, מספר משמרות של פועלים באתר בינוי), הוצאות עבודה שתכננו לבצע עם כ"א פנימי החוצה (Outsourcing) לקבלני משנה מקצוענים וזריזים בעלות גבוהה יותר אך עם קיצור לו"ז, עבודה בשעות נוספות ומגוון פתרונות יצירתיים נוספים.
מהו הסיכון הכרוך בביצוע של Crashing?
תיתכן אפשרות שביצענו שיטה זו, השקענו כסף נוסף לצורך קיצור לוחות הזמנים (ואולי חרגנו תקציבית, סיכון בפני עצמו) ואכן קיצרנו משימות מסוימות אך מכיוון שאותן המשימות לא היו בנתיב הקריטי אז בפועל לא קיצרנו את הפרויקט.
הדרך להתמודד עם סיכון זה הינה ניתוח הנתיב הקריטי והפעלת טכניקת ה Crashing אך ורק על משימות הנתיב הקריטי. בד"כ נפעיל את שיטת ה Crashing במקרים בהם חשיבות הלו"ז רבה מאוד (פרויקטים בעלי חשיבות להצלת חיי אדם, פרויקטים בהם יש קנסות על איחורים, או בונוסים על הקדמות וכו) ולכן מצדיקה הוצאות כספיות נוספות, מעבר לתכנון המקורי, לצורך קיצור הלו"ז או עמידה בלו"ז.
לסיכום, בין אם נבחר בשיטת ה Fast Trackingובין אם נבחר בשיטת הCrashing , או אולי שתיהן, חשוב לבצע ניתוח עלות-תועלת (Cost Effective Analysis ) ולהתחשב בשיקולי זמן, כסף, סיכון ואיכות טרם הפעלת השיטה בה בחרנו והאמצעי בו בחרנו, על מנת לוודא שהשקעת המאמצים הנוספים ו/או ההוצאה הנוספת לצורך קיצור הלו"ז, אכן כדאיים.
כיצד ניתן לסיים פרויקטים בזמן במזרח התיכון? ראו כתבה על איך מקימים פרויקטי תשתית ועומדים בזמנים, שהתפרסמה בספטמבר 2015 בכלכליסט.
מעוניינים ללמוד עוד על ניהול פרויקטים וניהול לו"ז? הירשמו לקורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה למבחן ה®PMP של P.M.Team Ltd
מאמר זה נכתב ע"י:
דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
חברת P.M.Team Ltd
