בפרויקט טיפוסי, על מנהל הפרויקט לבצע משימות רבות במספר תחומים. באופן טבעי ההשקעה המרבית מתבצעת בשטחי הידע המרכזיים, הנקראים גם משולש הזהב - לו״ז תכולה ותקציב.
ישנו עוד שטח ידע נוסף, שדורש לא מעט תשומת לב ומיומנויות בין אישיות שנקרא ניהול בעלי עניין.
עד גרסה 4 של ספר ה® PMBOK,
נכלל נושא ניהול בעלי עניין כחלק משטח הידע של תקשורת בפרויקט.
החל מגרסה 5, קיבל הנושא את מקומו הראוי והתווסף כשטח ידע בפני עצמו. מדוע ?
כדי לענות על שאלה זו, נגדיר קודם כל מיהו בעל עניין בפרויקט.
בעל עניין בפרויקט הנו אדם, קבוצה או ארגון אשר:
- מעורב/ים בצורה אקטיבית בפרויקט
- בעל/י אינטרס חיובי/שלילי שיכולים להשפיע על ביצועי הפרויקט והשלמתו
- מושפע/ים או בעל/י יכולת השפעה על הפרויקט, תוצריו או על חברי צוות הפרויקט
כמה פעמים קרה לכם שהייתם בטוחים שזיהיתם את כל בעלי העניין אבל בסופו של דבר הבנתם שפספסתם כמה מהם ואפילו מרכזיים ? כאלה שבלי לשים לב במקרה הטוב לא תרמו לפרויקט ובמקרה הגרוע אף הזיקו לפרויקט שלכם ?
אז מה עושים כדי לא לפספס את הגורמים שיעזרו לכם בפרויקט ואיך לתקשר מולם את הפרויקט ולשמור אותם כבעלי אינטרס שיעזרו בקידום הפרויקט ?
להלן מס׳ טיפים לביצוע מוצלח של ניהול בעלי העניין בפרויקט:
זיהוי בעלי העניין בפרויקט
יש להכין מיפוי של כל הגורמים העונים להגדרה של בעל עניין בפרויקט. יש לבחון לגבי כל אחד מהם את יכולת השפעתו על הפרויקט, צרכיו מהפרויקט וכיצד ניתן לרתום אותו לפרויקט.
קיבוץ בעלי העניין ע״פ מכנה משותף או לפי רמת ההשפעה שלהם
ניתן לקבץ את בעלי העניין לפי אחריות כגון, הלקוח, הצרכן הסופי וכו׳ או לפי רמת ההשפעה שלהם ורמת התמיכה שלהם בפרויקט. רצוי למפות את בעלי העניין על מנת להבין מי הם בעלי העניין שלהם ומי הכי חשוב לנו לטובת קידום הפרויקט ועלינו לשמור אותו באופן קרוב בפרויקט שלנו. ניתן לראות המחשה בשרטוט הסכמטי הנ"ל, בו ניתן לשבץ את שמות בעלי העניין ברבעונים המתאימים.
תיאום ציפיות מול בעלי העניין בפרויקט
אחד מהמדדים הקריטיים להצלחת הפרויקט הנה שביעות רצון בעלי העניין.
בפרויקטים קטנים ניתן לבצע תיאום ציפיות עם בעלי העניין באמצעות ראיונות אישיים או בדוא״ל. בפרויקטים גדולים, כאשר מספר בעלי העניין גדול יותר, ייתכן ונרצה להשתמש בנוסף בטכניקות כגון סקר או קבוצות מיקוד. חשוב להבין את הגדרת ההצלחה בפרויקט בעיני בעלי העניין המרכזיים שמיפית (למשל- מהם קריטריוני ההצלחה מבחינתם, success criteria). נקודות אלו יעזרו לנו לשמור את בעלי העניין בתמונה ולספק להם מידע שישמור אותם מעורבים ומיודעים לאורך כל שלבי הפרויקט.
פתרון קונפליקטים בין בעלי העניין בפרויקט
מנהלי פרויקטים רבים נוטים לוותר על הגדרת תהליך לפתרון סכסוך בין בעלי העניין.
מומלץ, כאמור, לבצע מיפוי של יכולת ההשפעה של בעלי העניין בפרויקט. יש להבין את האינטרסים והדרישות של בעלי העניין המשפעים ביותר על הפרויקט ולתכנן בהתאם כיצד נפתור קונפליקטים שעלולים לצוץ במידה וזיהינו קונפליקטים בדרישות בין בעלי העניין המשפיעים ביותר על הפרויקט
מעקב ובקרה אחר בעלי העניין במהלך הפרויקט
על מנת לשמר את העניין והסנכרון עם בעלי העניין בפרויקט, מומלץ לבצע אחת לתקופה שתקבע מראש, מעקב אחר מעורבות/מחויבות בעלי העניין. יש להשקיע זמן בווידוא המשך מחויבות בעל העניין לפרויקט, בחינת נושאים הדורשים את התייחסותו ו/או התייחסותך על מנת לשמר את בעל העניין באותה רמת עניין/מעורבות הנדרשת ממנו בפרויקט.
השפעה על בעלי העניין
השפעה על בעלי העניין, בצורה חכמה, גם ללא שימוש בסמכות הרשמית שניתנה למנהל הפרויקט, הינה המפתח להצלחה בעבודה עם בעלי העניין.
אחד הכלים החזקים שעוזר למנהל הפרויקט לסנכרן ולהשפיע על בעלי העניין השונים הוא תהליך של ניהול שינויים בפרויקט. בתהליך זה אנו שומרים את בעלי העניין מיודעים לשינויים הנדרשים תוך כדי תנועה בפרויקט, מקבלים את חוות דעתם בנוגע לשינויים ובמידה ונוצר קונפליקט בין בעלי העניין חוזרים לסעיף 4 – פתרון קונפליקטים בין בעלי העניין בפרויקט.
על מנת להצליח בהשפעה על בעלי העניין יש להקפיד לבצע את הדברים הבאים:
- להתחיל את ניהול בעלי העניין בשלב מוקדם ככל האפשר
- לא להשאיר רק לשלב הביצוע אלא לבצע תקשורת ברורה ומובנת עם כל בעלי העניי לאורך כל הפרויקט
- להציג להציג לבעלי העניין את הדברים בפתיחות וביושר
- לגלות עניין אמיתי בעולם ובצרכים של בעלי העניין
- להקפיד ולקבל משוב מבעלי העניין באופן שוטף
להקדיש זמן בתקשורת עם בעלי העניין
ידוע ש 90% מניהול הפרויקט הוא תקשורת ואינטגרציה. חלק ניכר מהתקשורת בפרויקט מתבצע מול בעלי העניין. אם לא נקדיש מספיק זמן לרתום אותם לפרויקט, נגלה מהר מאוד שהפרויקט שלנו בסיכון גבוה.
לסיכום,
על כל מנהל פרויקט לזהות ולנהל את בעלי העניין בפרויקט החל מהשלבים המוקדמים של הפרויקט עד לסיומו.
ניהול בעלי העניין בצורה מושכלת ונכונה, יבטיח את שביעות רצון הגורמים השותפים לפרויקט ובכך יגברו סיכויי הפרויקט להצליח.
מעוניינים לדעת עוד בנושא זה? כלים ושיטות לניהול בעלי עניין? כיצד נבנה את ה"קואליציה" שלנו לניהול וקידום הפרויקט?
אנו מרחיבים על כך בקורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה למבחן ה®PMP, של פי.אמ.טים.
מאמר זה נכתב ע"י
אורן שטיינברג ,PMP
יועץ, מרצה ומנהל פרויקטים
*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
