Logo Hebrew

בפרויקט טיפוסי, על מנהל הפרויקט לבצע משימות רבות במספר תחומים. באופן טבעי ההשקעה המרבית מתבצעת בשטחי הידע המרכזיים, הנקראים גם משולש הזהב - לו״ז תכולה ותקציב.

ישנו עוד שטח ידע נוסף, שדורש לא מעט תשומת לב ומיומנויות בין אישיות שנקרא ניהול בעלי עניין.

matrix for stakeholder management1

 עד גרסה 4 של ספר ה® PMBOK,

 נכלל נושא ניהול בעלי עניין כחלק משטח הידע של תקשורת בפרויקט.

החל מגרסה 5, קיבל הנושא את מקומו הראוי והתווסף כשטח ידע בפני עצמו.   מדוע ? 

 

 

כדי לענות על שאלה זו, נגדיר קודם כל מיהו בעל עניין בפרויקט.

בעל עניין בפרויקט הנו אדם, קבוצה או ארגון אשר:

- מעורב/ים בצורה אקטיבית בפרויקט

- בעל/י אינטרס חיובי/שלילי שיכולים להשפיע על ביצועי הפרויקט והשלמתו

- מושפע/ים או בעל/י יכולת השפעה על הפרויקט, תוצריו או על חברי צוות הפרויקט

כמה פעמים קרה לכם שהייתם בטוחים שזיהיתם את כל בעלי העניין אבל בסופו של דבר הבנתם שפספסתם כמה מהם ואפילו מרכזיים ? כאלה שבלי לשים לב במקרה הטוב לא תרמו לפרויקט ובמקרה הגרוע אף הזיקו לפרויקט שלכם ?

אז מה עושים כדי לא לפספס את הגורמים שיעזרו לכם בפרויקט ואיך לתקשר מולם את הפרויקט ולשמור אותם כבעלי אינטרס שיעזרו בקידום הפרויקט ?

להלן מס׳ טיפים לביצוע מוצלח של ניהול בעלי העניין בפרויקט:

זיהוי בעלי העניין בפרויקט

יש להכין מיפוי של כל הגורמים העונים להגדרה של בעל עניין בפרויקט. יש לבחון לגבי כל אחד מהם את יכולת השפעתו על הפרויקט, צרכיו מהפרויקט וכיצד ניתן לרתום אותו לפרויקט.

קיבוץ בעלי העניין ע״פ מכנה משותף או לפי רמת ההשפעה שלהם

ניתן לקבץ את בעלי העניין לפי אחריות כגון, הלקוח, הצרכן הסופי וכו׳ או לפי רמת ההשפעה שלהם ורמת התמיכה שלהם בפרויקט. רצוי למפות את בעלי העניין על מנת להבין מי הם בעלי העניין שלהם ומי הכי חשוב לנו לטובת קידום הפרויקט ועלינו לשמור אותו באופן קרוב בפרויקט שלנו. ניתן לראות המחשה בשרטוט הסכמטי הנ"ל, בו ניתן לשבץ את שמות בעלי העניין ברבעונים המתאימים.

תיאום ציפיות מול בעלי העניין בפרויקט

אחד מהמדדים הקריטיים להצלחת הפרויקט הנה שביעות רצון בעלי העניין.

בפרויקטים קטנים ניתן לבצע תיאום ציפיות עם בעלי העניין באמצעות ראיונות אישיים או בדוא״ל. בפרויקטים גדולים, כאשר מספר בעלי העניין גדול יותר, ייתכן ונרצה להשתמש בנוסף בטכניקות כגון סקר או קבוצות מיקוד. חשוב להבין את הגדרת ההצלחה בפרויקט בעיני בעלי העניין המרכזיים שמיפית (למשל- מהם קריטריוני ההצלחה מבחינתם, success criteria). נקודות אלו יעזרו לנו לשמור את בעלי העניין בתמונה ולספק להם מידע שישמור אותם מעורבים ומיודעים לאורך כל שלבי הפרויקט.

פתרון קונפליקטים בין בעלי העניין בפרויקט

מנהלי פרויקטים רבים נוטים לוותר על הגדרת תהליך לפתרון סכסוך בין בעלי העניין.

מומלץ, כאמור, לבצע מיפוי של יכולת ההשפעה של בעלי העניין בפרויקט. יש להבין את האינטרסים והדרישות של בעלי העניין המשפעים ביותר על הפרויקט ולתכנן בהתאם כיצד נפתור קונפליקטים שעלולים לצוץ במידה וזיהינו קונפליקטים בדרישות בין בעלי העניין המשפיעים ביותר על הפרויקט

מעקב ובקרה אחר בעלי העניין במהלך הפרויקט

על מנת לשמר את העניין והסנכרון עם בעלי העניין בפרויקט, מומלץ לבצע אחת לתקופה שתקבע מראש, מעקב אחר מעורבות/מחויבות בעלי העניין. יש להשקיע זמן בווידוא המשך מחויבות בעל העניין לפרויקט, בחינת נושאים הדורשים את התייחסותו ו/או התייחסותך על מנת לשמר את בעל העניין באותה רמת עניין/מעורבות הנדרשת ממנו בפרויקט.

השפעה על בעלי העניין

השפעה על בעלי העניין, בצורה חכמה,  גם ללא שימוש בסמכות הרשמית שניתנה למנהל הפרויקט, הינה המפתח להצלחה בעבודה עם בעלי העניין.

אחד הכלים החזקים שעוזר למנהל הפרויקט לסנכרן ולהשפיע על בעלי העניין השונים הוא תהליך של ניהול שינויים בפרויקט. בתהליך זה אנו שומרים את בעלי העניין מיודעים לשינויים הנדרשים תוך כדי תנועה בפרויקט, מקבלים את חוות דעתם בנוגע לשינויים ובמידה ונוצר קונפליקט בין בעלי העניין חוזרים לסעיף 4 – פתרון קונפליקטים בין בעלי העניין בפרויקט.

על מנת להצליח בהשפעה על בעלי העניין יש להקפיד לבצע את הדברים הבאים:

- להתחיל את ניהול בעלי העניין בשלב מוקדם ככל האפשר

- לא להשאיר רק לשלב הביצוע אלא לבצע תקשורת ברורה ומובנת עם כל בעלי העניי לאורך כל הפרויקט

- להציג  להציג לבעלי העניין את הדברים בפתיחות וביושר

- לגלות עניין אמיתי בעולם ובצרכים של בעלי העניין

- להקפיד ולקבל משוב מבעלי העניין באופן שוטף

להקדיש זמן בתקשורת עם בעלי העניין

ידוע ש 90% מניהול הפרויקט הוא תקשורת ואינטגרציה. חלק ניכר מהתקשורת בפרויקט מתבצע מול בעלי העניין. אם לא נקדיש מספיק זמן לרתום אותם לפרויקט, נגלה מהר מאוד שהפרויקט שלנו בסיכון גבוה.

לסיכום,

על כל מנהל פרויקט לזהות ולנהל את בעלי העניין בפרויקט החל מהשלבים המוקדמים של הפרויקט עד לסיומו.

   ניהול בעלי העניין בצורה מושכלת ונכונה, יבטיח את שביעות רצון הגורמים השותפים לפרויקט ובכך יגברו סיכויי הפרויקט להצליח.

מעוניינים לדעת עוד בנושא זה? כלים ושיטות לניהול בעלי עניין? כיצד נבנה את ה"קואליציה" שלנו לניהול וקידום הפרויקט?

אנו מרחיבים על כך בקורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה למבחן ה®PMP, של פי.אמ.טים. 

מאמר זה נכתב ע"י
אורן שטיינברג ,PMP
יועץ, מרצה ומנהל פרויקטים

This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

oren

*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

 

 

חיפוש באתר

צור קשר

  1. שם מלא: *
  2. דואר אלקטרוני: *
  3. טלפון: *
  4. מתעניין ב:
    Invalid Input
  5. הודעה:
    Please let us know your message.
  6. אנטי-ספאם *
    Invalid Input
  7. לתקנון השימוש ומדיניות הפרטיות*נא לאשר את התקנון

המלצות

"[...] כולם התאפיינו במקצוענות, בחיוך, במענה מהיר, במוסר עבודה ובהחלט חשנו שיפור משמעותי וקיבלנו ערך מוסף גבוה ביותר משירותכם!"

ורוניקה לויפרמן

מנהלת מחלקת PMO והשקת מוצרים גלובאלית תרו תעשיות רוקחות

״תודה על עזרתכם בהדרכת מנהלי הפרויקטים שלנו ובתמיכה ושיפור תוכניות ניהול הפרויקטים שלנו.״

רון מן

מנהל פרויקטים AccuBeat

״[...] תוך זמן קצר מאוד הצליחה P.M.Team לבנות את לוח הזמנים המורכב של פרויקט צפית... אין ספק שמקצועיות מערך ה PMO - של P.M.Team תרם רבות לניהול הפרויקטים.״! "

אלון חדד

מנהל פרויקטים , כור מתכת

״ברצוננו לציין את המסירות של הצוותים, המקצוענות, הזמינות, האדיבות ואת יכולתו של מנכ״ל פי.אם.טים, מר דן ברזילי, לשבץ את הצוותים ואת האנשים המתאימים"

אלי ביטון

סמנכ״ל ביצוע חמו אהרון בע״מ

"זו השנה הרביעית בה אנו עובדים יחדיו ומסתייעים בשירותי P.M.Team. מערך ניהול הפרויקטים שהקמתם מסייע רבות לניהול הפרויקטים, תפעול ומשימות, בהתייחס לכל פרויקטי ה -IT של קבוצת Johnson and Johnson"

סער אדמוני, PMP

מנהל פרויקטי IT Omrix

״לאורך כל הדרך התאפיינתם במקצועיות, אדיבות, מהירות תגובה ואכפתיות. התכנון הניהול והבקרה שביצעתם בהתייחס ליותר מ-25 פרויקטים באתרים שונים תרמו רבות להצלחת הפרויקטים ורווחיותם״ 

אורי כהן

מנכ״ל אפקון

"ברצוני להודות על הטמעה מוצלחת של תוכנת הקלריזן שביצעה קבוצת P.M. TEAM. חברה נבדקת לא רק כאשר המסלול רץ וחלק, אלא כיצד היא מתמודדת עם אתגרים, והם אכן עמדו בכך"

שגיב עמית

מהנדס ב- CONCEPT

 ״...פרויקט שדרוג מערכת ה Project Server. מתחילת התהליך צוות הפרויקט מטעם P.M. Team שידר מקצועיות, אחריות ומחויבות לפרויקט. תכונות אלו היו קריטיות להצלחת הפרויקט למרות הקשיים שנתקלו בהם במהלך הדרך."

ודים בייגל, PMP

מנהל צוות ה PMO, אגף מערכות מידע, חברת הפניקס

"שירותי ניהול הפרויקטים של חברת P.M. TEAM היו מצוינים. עבודתו של דן התאפיינה בהשתלבות מהירה, מקצוענות, יצירתיות, יחסי אנוש מצוינים ובתוצאות מעולות."

ערן ברגיל

מנהל פרויקטים בכיר, MICRON

"תוך זמן קצר ביותר הצליחה P.M. TEAM לבסס תהליכים מסודרים לתכנון ובקרת פרויקטים, להקים מערך EPM ולשפר משמעותית את תהליכי ניהול הפרויקטים. פעילותה התאפיינה בערך מוסף מוחשי, פרקטי תוך שמירה על מקצוענות ונועם הליכות."

רותם רגב

מנהל פרויקטים, SIEMENS

 ״למרות שהשתלבתם בפרויקטים לאחר תחילתם, הצלחתם להתארגן בזריזות ולהקים מערך PMO מוצלח ויעיל בפרק זמן קצר ביותר. השירות שסיפקתם אופיין במקצוענות, חיוך, זמן תגובה מהיר ומסירות רבה.״

דני סוויסה

מנהל תפעול באל-מור חשמל

"דן תרם רבות להטמעת מערכת כנ"ף...כל זאת תוך חדוות עשייה, התלהבות ויצירת יחסי יחסי עבודה מצוינים עם המפקדים, החיילים והעמיתים שאיתם עבד."

אהוד קאוף

סא"ל, רע"ן תבל, צה"ל

"עבודת החברה אופיינה בחריצות, מקצועיות, יחסי אנוש מעולים ומעל לכל מחויבות, "ראש גדול" ומענה יעיל ומהיר לכל צורך שעלה ובכך סייעה לי לנהל את הפרויקטים המורכבים והמאתגרים שבתחום אחריותי."

רון חביב

ניהול ופיקוח פרויקטים

״התרשמתי שחברת פי. אמ. טים בע״מ, מספקת שירותי PMO, הדרכה וייעוץ בתחום ניהול הפרויקטים ברמת מומחיות גבוהה ומפגינה נסיון רב ומסירות רבה בתמיכה בתהליכי תכנון ובקרת הפרויקטים ובהכשרת מנהלי פרויקטים.״

ודים בייגל PMP

תכנון ובקרה בסימנס

״במהלך עבודתי עם P.M.Team נוכחתי ביחסי אנוש המעולים, במקצועיות הרבה והידע המקצועי רחב ההיקף בתחומי ניהול הפרויקטים יחד עם יכולת נדירה לחבר בין מתודולוגיות ניהול פרויקטים ליישומי תוכנה לצורך ניהול הפרויקטים עצמם.״

רחל הדס

מנהלת מוצר בקלריזן

"... שירותי PMO מקצועיים והסיוע הרב שאתה והצוות שלך מפי.אמ.טים סיפקתם לנו, הן בתכנון ובקרה של תכניות העבודה ב MS-Project והן בתכנון, בקרה וניהול של סיכונים בפרויקטים של כדורי הנדסה״

אורי בן ציון

מנכ״ל כדורי הנדסה בע״מ

 

Senior Course for the construction of infrastructure projects
Course project management information systems projects
pmp

לקוחות החברה

"כשיוצאים מגיעים למקומות נפלאים"
ד"ר סוס