רוצה לשפר את התקשורת בפרויקטים שלך? ובמקביל לשפר את ביצועי הפרויקט?
במאמר זה אשתף 14 טיפים בדוקים לתקשורת יעילה בפרויקט.
- השתמש בתוכנת מעקב אחר אבני דרך
מעקב אבני הדרך שאני משתמש בו הוא תוכנית פרויקט ב Microsoft Project , שמכילה רק אבני דרך של הפרויקט או לחילופין גיליון אלקטרוני פשוט של Excel, המציג רק את אבני הדרך של הפרויקט (Milestones). קובץ זה מפרט את אבני הדרך בעמודה אחת, מאורגן לפי שלבי הפרויקט. זה כולל גם את שם האחראי, תאריך היעד וכל ההערות. סך הכל זה ארבע עמודות.
אני מקודד בצבע גם את עמודת התאריך, באדום, צהוב וירוק כדי להראות אם המשלוח בדרך, בסיכון או זקוק לתשומת לב רצינית של ההנהלה.
כאשר התאריך הושג ואבן הדרך הושגה, אני משנה את הסטטוס ל"הושלם". מסמך זה הוא דרך פשוטה מאוד, אך יעילה מאוד לתקשר את תאריכי הפרויקט ברמה גבוהה לבעלי העניין. והם אוהבים את זה!
- השתמש בתבניות למיילים שלך
כמה פעמים אתה שולח את אותן הודעות לאנשים? ניתן ליצור תבנית של הודעות הדוא"ל המכסות עבור 'הנה הדוח החודשי' והמיילים 'אנא מצא את דוח ההוצאות שלי מצורפות'.
הגדר תבניות במערכת הדוא"ל שלך או שמור קובץ של הודעות תבניות. לאחר מכן העתק והדבק כדי לחסוך ממך להקליד אותם.
קבל כמה תבניות אימייל להעתקה והדבקה מה לומר כשאתה מתכונן לקחת חופשה מהעבודה.
טיפ תקשורת למשתמשי Outlook
ב-Outlook, צור את ההודעה שלך ושמור אותה כטיוטה. אל תוסיף אף נמענים. כאשר אתה רוצה להשתמש בו, לחץ על Ctrl+F כדי 'להעביר' את ההודעה.
ב-Office 2013 ואילך, תצטרך לפתוח את הטיוטה תחילה. הקש Ctrl+F עם הסמן בתוך אחד משדות הכותרת, למשל. איפה היית מכניס את הכתובת.
זה יפתח גרסה חדשה של ההודעה, והטיוטה שלך נשארת בתיקיית הטיוטה עד שתצטרך להשתמש בה שוב.
טוב ל:
שליחת תשובות לשאלות נפוצות
העצמות החשופות של דוא"ל סטטוס הפרויקט השבועי שלך, כך שאתה רק צריך למלא את ההתקדמות
הודעות שאתה שולח לעתים קרובות, למשל. מזמין לפגישות קבוצת ההיגוי של הפרויקט.
חברת פי. אמ. טים הנה חברה מובילה לניהול פרויקטים המפעילה בישראל את פי. אמ. טים אקדמי שמכשירה את דור העתיד של מנהלי הפרויקטים בישראל
- השתמש ברשימות תיוג
צור רשימות ביקורת למשימות שאתה עושה לעתים קרובות כמו, למשל, אירוח פגישות עמיתים או כפופים בפרויקט. רשימת בדיקות נמצאות בשימוש בבתי חולים ובחברות תעופה מכיוון שהם עוזרים לאנשים לזכור את כל מה שהם צריכים לעשות ולהבטיח ששום דבר לא יישכח.
בחר כמה משימות שאתה מתקשה איתן (בשבילי זה יצירת הזמנות רכש ואז תשלום החשבוניות) וצור רשימת בדיקה כדי שלא תצטרך לחשוב על זה יותר.
- קום במהלך שיחות טלפון
ניסית את זה? זה אולי עשוי להישמע מוזר, אבל זה באמת עובד! קום ועמוד על רגליך במהלך שיחות הטלפון שלך ותעבור את השיחה מהר יותר.
- הזמינו פגישות עכשיו
קבל את כל הפגישות שלך פנים אל פנים ביומן עכשיו לשנה. מנהלים הם אנשים עסוקים, אז שריין את הזמן שלהם לפרויקט שלך כבר היום.
אתה תמיד יכול להעביר פגישות או לבטל אותן. אנשים לעולם לא יתלוננו, מניסיוני, על שהוצאה להם פגישה מהיומן! אבל להכניס אחד בהתראה קצרה זה קשה וגורם ללחץ עבור המארגנים והמשתתפים כאחד.
אז... הזמינו את הפגישות שלכם מוקדם.
- צור פנקס נכסי תקשורת
פנקס נכסי תקשורת הוא רשימה של כל נכסי התקשורת שיצרת עבור הפרויקט. זה כולל:
- רשימות דיוור
- הודעות לעיתונות
- מאמרי מגזין פנימיים
- פוסטרים
- פליירים ועלונים
- תמונות.
השתמש ברישום כדי לציין את סוג הנכס, מתי הוא נוצר, היכן הוא מאוחסן וכיצד ניתן לעשות בו שימוש חוזר. אז תמיד תוכל למצוא את התמונה החמקמקה הזו כשאתה צריך אותה!
הרישום יכול להיות פשוט כמו תיקיה משותפת ברשת או בכונן Google שבה אתה משחרר את כל פריטי התקשורת שנוצרו על ידי הצוות.
אם אתה מאחסן את הפנקס שלך במקום ציבורי (ואני מחשיב כל מקום באינטרנט כציבורי בימינו), רק היזהר לגבי סוגי המידע שנכנס לשם מכיוון שהרבה הודעות פרויקט יכילו מידע סודי.
- כתבו תודה
גם אם זה רק התגית על מתנה - כתב תודה אישי הוא מסר רב עוצמה של הערכה.
קיבלתי כמה כרטיסים מקסימים מ-Etsy שבהם אני משתמש כדי להודות לבעלי עניין מרכזיים.
קיבלתי גם כרטיסי חג מותאמים אישית מזכרים וגם גלויות, שבהן אני משתמש אם אני רק רוצה לכתוב הערה מהירה למישהו.
- השתמש במתכנן פגישות
ניתן להשתמש במתכנן הפגישות TimeAndDate.com. זהו אחד הטיפים המובילים שלי לתקשורת של צוות הפרויקט. אם אתה עובד עם צוותים בינלאומיים, זה לא יסולא בפז - אתה בהחלט צריך לדעת מה השעה היכן שהם נמצאים.
חשבו על הקולגות הבינלאומיים שלכם וכיצד אתם הולכים לעבוד איתם ביעילות בזמן שאתם מרכיבים את תוכנית התקשורת שלכם בפרויקט.
נסה לשנות את הפגישות שלך מפעם לפעם כך שצוות אחד הוא לא תמיד הקבוצה שנכנסת ממש מוקדם או תישאר ממש מאוחר.
- השתמש ברשימות תפוצה בדואר אלקטרוני
הגדר רשימות תפוצה עבור הפרויקט שלך. צור אחד עבור חברי צוות הפרויקט, חברי מועצת הפרויקט וכל אנשי קשר אחרים.
רשימות התפוצה שלי חוסכות לי הרבה זמן בניסיון לזכור לכלול את כולם. כמו עצות תקשורת לניהול פרויקטים, זה זהב!
טיפ לתקשורת לרשימות תפוצה במייל: ודא שיש יותר מאדם אחד בצוות שיש לו גישה לערוך את רשימת הדוא"ל. היו לי בעיות בפרויקטים בעבר כשהייתי צריך לשנות את הרשימה והבעלים לא היו מהעסק.
- צור לוח שנה עבור התקשורת
כאשר אתם חושבים כיצד לשפר את התקשורת בפרויקט, אחד הדברים המרכזיים שיש לעשות הוא להכין תוכנית עבורו.
תכנן את תקשורת הפרויקט שלך לשנה. מתי אתה עושה ניוזלטר? מתי יש לך שיחת ועידה תדרוך? מהם המועדים למגזין הצוות שלך?
אם אני לא עושה את זה בסופו של דבר אין לי מספיק זמן לעשות את התקשורת בסטנדרט מתאים (ולכן מסתכן באיחור או עבודה מאוחר). לוח שנה אומר שאני יכול להוסיף את התאריכים לתוכנית הפרויקט או ליומן שלי ולעולם לא להחמיץ דדליין.
יש לוח שנה תקשורת בתוך הגיליון האלקטרוני של חוברת העבודה שלי בפרויקט.
- הזמינו פגישות עם עצמכם
זה לא כל כך טיפ לתקשורת פרויקט אלא דרך להבטיח שאתה מבצע תקשורת פרויקטים על ידי מתן זמן עבורם.
תזמן ונהל את האירועים החוזרים שלך כמו מועדי דיווח. חסום פרק זמן בלוח השנה שלך כדי לבצע את המשימות האלה, אחרת תמצא עצמך נשאב לרשימת המשימות היומית ותמצה את הדיווח שלך לחצי שעה ביום שישי אחר הצהריים.
- אוטומציה של דוחות
אם אתה לא יכול להפוך דוחות לאוטומטיים, איך עוד תוכל לייעל את הפקת הדוחות באמצעות תבניות או הזנות נתונים כדי לחסוך לך זמן?
אוטומציה של דו"חות הינה דרך בסיסית והכרחית לייעל את ניהול הזמן שלך ולפנות מקום למשימות חדשות על חשבון משימות החוזרות על עצמן.
- שתף מידע עם קולגות וכפופים
תזמן את התקשורת שלך בפרויקט סביב פעילויות שותפיך או הכפופים לך בפרויקט. זוהי אחת מאסטרטגיות התקשורת לניהול פרויקטים שאני ממליץ עליהן לעתים קרובות, במיוחד למנהלי תוכניות!
שוחח עם הקולגות שלך על מה שהם שולחים לראשי מחלקות, לבעלי עניין מרכזיים ולמובילי תהליך העבודה. אף אחד לא עובד בחלל ריק. אני בטוח שמומחי הנושא שעושים לך דברים עובדים גם על פרויקטים אחרים.
תייגו לניוזלטר של מחלקה אחרת והשתמשו בצוותים אחרים כדי להעביר את המסר שלכם במקום בו הגיוני לעשות זאת. מצא את האדם שמתאם הודעת שידור ועבוד איתו כדי להכניס את בקשת הפרויקט, העדכון או כל דבר אחר להודעות שהם כבר שולחים.
זה נצחון מובטח לכל הצדדים! הם זוכים לקבל תוכן נוסף בתקשורת שלהם (ומניסיוני, האנשים שכותבים ניוזלטרים פנימיים אוהבים שלא צריך לחבר את הכל בעצמם) ואתה מוציא את המסר שלך החוצה מבלי ליצור הודעה עצמאית.
- התקן כמה אפליקציות לשיתוף פעולה
התקן כמה אפליקציות שיעזרו לך להיות פרודוקטיבי יותר בזמן שאתה בחוץ. ודא שהצוות שלך יכול ליצור איתך קשר אז השתמש בכלים שהם משתמשים בהם גם כן.
יש הרבה כלי שיתוף פעולה שאפשר לנסות. הורד כמה ובדוק אם הם עובדים עבורך ועבור הצוות שלך. אם הם לא הופכים אותך ליותר פרודוקטיבי, הסר אותם ונסה משהו אחר. למרבה הצער, הכל עניין של ניסוי וטעייה. מה שעובד עבור מנהל פרויקט אחד לא יעבוד עבור אחר.
קבוצת ווטסאפ של צוות הפרויקט עובדת לי מצוין!
טיפ בונוס: השתמש בהודעות וידאו או שיחות וידאו.
זה עובד! זה הרבה יותר אישי ואתה תבלוט לטובה, כי אני בטוח שמנהלי פרויקטים אחרים לא עושים את זה.
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,
MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
