פרויקטים חיים בעולם של אי ודאות, לפיכך ניהול שינויים הוא כלי משמעותי להצלחת הפרויקט, כאשר ניהול שינויים קלוקל או אי ניהול שינויים עלול לגרום לפרויקט להפוך הפסדי או ליצור חריגה ממטרות הפרויקט, לפחות במונחי תכולת עבודה, לו"ז ותקציב ואילו ניהול שינויים מוצלח עשוי לאפשר לנו למקסם הזדמנויות ולהעלות את רווחיות הפרויקט ולמעשה לסייע לפרויקט לעמוד במטרותיו.
בקיצור- מטרתנו היא לנהל שינויים במקום שהשינויים ינהלו אותנו, מאמר זה יציג, על קצה המזלג, 5 שלבים, שאני ממליץ לבצע, לשם יישום תהליך ניהול שינויים יעיל.
1) הגשת בקשה בכתב לשינוי בפרויקט, Submit a Change Request
על האדם, בעל העניין, המעוניין בשינוי או תוספת תכולה להגיש בקשה בכתב, על הבקשה לפרט את מהות השינוי, ההצדקה העסקית/ הטכנית/ המסחרית לשינוי,
לבקשה מומלץ לצרף חומרים תומכים, אם יש, כגון חוות דעת של מומחים (SME- Subject Matter Experts), דוגמאות תומכות מפרויקטים אחרים, הצעות מחיר מספקים או קבלנים, וכדומה.
הגש הבקשה בכתב "מכריחה" את המבקש "לעשות שיעורי בית" בהתייחס לבקשתו, ההצדקה לבקשה ובהמשך- משמעויות הבקשה.
2) עדכן את יומן השינויים, Update the Change Log
יומן השינויים בצורתו הפשוטה ביותר הוא מסמך שבו השינויים והפעילויות להערכת השינויים נכתבים. עדכן בו את הבקשה האחרונה, בהמשך עדכן בו את ההערכה של משמעויות השינוי וכן את ההחלטה של דחייה או אישור של בקשת השינוי. במידה ואתה עובד בסיוע מערכת מידע לניהול שינויים-המערכת תתעד אוטומטית את המידע- בקשת השינוי, ניתוח משמעויות השינוי שהוזנו למערכת וכן ההחלטות שהוזנו למערכת (אישור/אי אישור של בקשת השינוי).
3) בצע הערכה של השינוי, Perform Change Assessment
זהו הלב של תהליך ניהול השינוי, שלב זה נועד לבחון את כלל ההשפעות של השינוי, בכל ההיבטים, נקרא גם Impact Analysis, על מנת לסייע בקבלת החלטה של דחייה או אישור של השינוי. הרעיון הוא להניח שביצענו כעת את השינוי ו....מה המשמעויות?
הכוונה הן למשמעויות הטכניות, למשל משמעות טכנית של שינוי באפיון רכיב תוכנה על התפקוד של מערכת מידע שלמה בה הרכיב/ האפליקציה תעבוד, או, משמעותו של שינוי הנדסי כגון הרחבת גדר הפרדה, לצרכי בטיחות, בעריכת שינויים תכנוניים, הנדסיים, נוספים של הכביש כגון הזזת עמודי התאורה והן משמעויות רחבות יותר מבחינת הפרויקט, כגון:
· האם לצורך ביצוע השינוי יתרחש כתוצאה גם שינוי בלו"ז הפרויקט? אם כן מהו?, כולל הצגת לו"ז לפני השינוי ואחרי השינוי
· האם לצורך ביצוע השינוי נדרש ניוד או גיוס של כ"א? האם זהו כ"א פנימי או חיצוני? נושא זה, כמו משמעויות אחרות של השינוי, תורם גם הוא, כמו הלו"ז הנ"ל, לאומדן משמעות השינוי מבחינת עלות הפרויקט
· האם לצורך ביצוע השינוי יתרחש כתוצאה גם שינוי בעלויות או תקציב הפרויקט? אם כן מהו?, כולל רשימת עלויות מפורטת וסכימה שלהן לסך עלות השינוי,.
זכור - שינויי לו"ז, כ"א ועוד, הנדרשים לצורך ביצוע שינוי התכולה הנ"ל, עשויים להתבטא בשינוי/הגדלת עלויות. ניתן בשלה זה לכלול הצעות מחיר מספקים, לצורך ביצוע שינוי כזה או אחר, או להסתמך על זמן של כ"א פנימי שיושקע בביצוע השינוי ותמחורו
· האם יתרחש כתוצאה מהשינוי גם שינוי ברווחיות הפרויקט, או כדאיותו, כלומר- האם השינוי יגדיל הכנסות מהפרויקט ולכן כדאי?, או האם השינוי נדרש מבחינה אחרת? סעיף זה מכמת באופן מדויק יותר את ההצדקה לשינוי שהופיעה בבקשה לשינוי, בסעיף קודם
· עוד משמעויות?
בשלב זה של הערכת השינוי המלצתי היא להיעזר באנשי מקצוע מתחומים שונים, על מנת לנתח ולכמת את השפעותיו של השינוי, בצורה מולטי-דיספלינארית.
בפרויקט פיתוח תוכנה למשל ניתן לשבת יחד עם צוות הפרויקט ואיש/אשת הPMO ולהבין מה פיתוח של רכיב תוכנה חדש או מאפיין חדש (Feature) ידרוש מבחינת שעות אפיון, פיתוח, בדיקות, אינטגרציה, לו"ז ועלות, או לחילופין להבין, שוב בעזרת צוות הפרויקט ואיש/אשת ה PMO , את המשמעויות ההנדסיות הנגררות של הרחבת גדר הפרדה בפרויקט של סלילת כביש, כגון הזזת עמודי תאורה, ותרגומן לכתב כמויות של השינוי, תמחור כתב כמויות זה, ניתוח המשמעות מבחינת שינוי לו"ז הפרויקט, או לחילופין שינוי אפשרי במצבת כ"א המועסק בביצוע הפרויקט על מנת לא ליצור עיכבו לו"ז וכיו"ב.
בביצוע הערכה של השינוי ניתן גם לציין את עדיפות השינוי, בסולם של אחד עד שלוש.
לצורך כך יש פשוט להשתמש בשכל הישר ולשאול את עצמנו ואחרים שאלות כגון- האם השינוי דחוף? האם הוא הכרחי? האם הוא שינוי שכדאי לבצעו אך אינו הכרחי?
4) קבל החלטה, Take a Decision
בשלב זה תקבל החלטה האם לדחות או לאשר את השינוי, על סמך הנתונים מהשלב הקודם של ביצוע הערכה של השינוי.
במידה ומדובר בשינוי בהיקף גדול מומלץ לכנס ועדת ניהול שינויים, CCB- Change Control Board, בה חברים בעלי עניין ממקצועות ותפקידים שונים, כאשר הועדה בודקת את הנתונים מהשלב הקודם של ביצוע הערכה של השינוי, וכל מומחה/חבר ועדה, מספק את המלצתו, כך ישנה הבנה רחבה של משמעויות השינוי, טרם קבלת החלטה מושכלת.
על מנהל וועדה זו לקבל את ההחלטה של דחייה, אישור או אישור חלקי של הבקשה, כאשר לוועדה זו ולעומד בראשה ישנן סמכויות רחבות יותר מהסמכות של מנהל הפרויקט.
5) פרסם/ תקשר את ההחלטה, Communicate the Decision
לא לשכוח- יש לתקשר את ההחלטה לכל בעלי העניין הרלוונטיים. במידה ובקשת השינוי אושרה- אזי יש לה משמעות תפעולית.
על בעלי העניין האחראים לעדכן את תוכנית ניהול הפרויקט, כולל התקציב, הלו"ז וכיו"ב, וכן לבצע את השינוי בפועל ולעקוב אחר ביצועו המוצלח.
מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
