Logo Hebrew

פרויקטים חיים בעולם של אי ודאות, לפיכך ניהול שינויים הוא כלי משמעותי להצלחת הפרויקט, כאשר ניהול שינויים קלוקל או אי ניהול שינויים עלול לגרום לפרויקט להפוך הפסדי או ליצור חריגה ממטרות הפרויקט, לפחות במונחי תכולת עבודה, לו"ז ותקציב ואילו ניהול שינויים מוצלח עשוי לאפשר לנו למקסם הזדמנויות ולהעלות את רווחיות הפרויקט ולמעשה לסייע לפרויקט לעמוד במטרותיו.

בקיצור- מטרתנו היא לנהל שינויים במקום שהשינויים ינהלו אותנו, מאמר זה יציג, על קצה המזלג, 5 שלבים, שאני ממליץ לבצע, לשם יישום תהליך ניהול שינויים יעיל.

Change Chart

1) הגשת בקשה בכתב לשינוי בפרויקט, Submit a Change Request

על האדם, בעל העניין, המעוניין בשינוי או תוספת תכולה להגיש בקשה בכתב, על הבקשה לפרט את מהות השינוי, ההצדקה העסקית/ הטכנית/ המסחרית לשינוי,

לבקשה מומלץ לצרף חומרים תומכים, אם יש, כגון חוות דעת של מומחים (SME- Subject Matter Experts), דוגמאות תומכות מפרויקטים אחרים, הצעות מחיר מספקים או קבלנים, וכדומה.

הגש הבקשה בכתב "מכריחה" את המבקש "לעשות שיעורי בית" בהתייחס לבקשתו, ההצדקה לבקשה ובהמשך- משמעויות הבקשה.

2) עדכן את יומן השינויים, Update the Change Log

יומן השינויים בצורתו הפשוטה ביותר הוא מסמך שבו השינויים והפעילויות להערכת השינויים נכתבים. עדכן בו את הבקשה האחרונה, בהמשך עדכן בו את ההערכה של משמעויות השינוי וכן את ההחלטה של דחייה או אישור של בקשת השינוי.

3) בצע הערכה של השינוי, Perform Change Assessment

זהו הלב של תהליך ניהול השינוי, שלב זה נועד לבחון את כלל ההשפעות של השינוי, בכל ההיבטים, נקרא גם Impact Analysis, על מנת לסייע בקבלת החלטה של דחייה או אישור של השינוי. הרעיון הוא להניח שביצענו כעת את השינוי ו....מה המשמעויות?

הכוונה הן למשמעויות הטכניות, למשל משמעות טכנית של שינוי באפיון רכיב תוכנה על התפקוד של מערכת מידע שלמה בה הרכיב/ האפליקציה תעבוד, או, משמעותו של שינוי הנדסי כגון הרחבת גדר הפרדה, לצרכי בטיחות, בעריכת שינויים תכנוניים, הנדסיים, נוספים של הכביש כגון הזזת עמודי התאורה והן משמעויות רחבות יותר מבחינת הפרויקט, כגון:

· האם לצורך ביצוע השינוי יתרחש כתוצאה גם שינוי בלו"ז הפרויקט? אם כן מהו?, כולל הצגת לו"ז לפני השינוי ואחרי השינוי

· האם לצורך ביצוע השינוי נדרש ניוד או גיוס של כ"א? האם זהו כ"א פנימי או חיצוני? נושא זה, כמו משמעויות אחרות של השינוי, תורם גם הוא, כמו הלו"ז הנ"ל, לאומדן משמעות השינוי מבחינת עלות הפרויקט

· האם לצורך ביצוע השינוי יתרחש כתוצאה גם שינוי בעלויות או תקציב הפרויקט? אם כן מהו?, כולל רשימת עלויות מפורטת וסכימה שלהן לסך עלות השינוי,.

זכור - שינויי לו"ז, כ"א ועוד, הנדרשים לצורך ביצוע שינוי התכולה הנ"ל, עשויים להתבטא בשינוי/הגדלת עלויות. ניתן בשלה זה לכלול הצעות מחיר מספקים, לצורך ביצוע שינוי כזה או אחר, או להסתמך על זמן של כ"א פנימי שיושקע בביצוע השינוי ותמחורו

· האם יתרחש כתוצאה מהשינוי גם שינוי ברווחיות הפרויקט, או כדאיותו, כלומר- האם השינוי יגדיל הכנסות מהפרויקט ולכן כדאי?, או האם השינוי נדרש מבחינה אחרת? סעיף זה מכמת באופן מדויק יותר את ההצדקה לשינוי שהופיעה בבקשה לשינוי, בסעיף קודם

· עוד משמעויות?

בשלב זה של הערכת השינוי המלצתי היא להיעזר באנשי מקצוע מתחומים שונים, על מנת לנתח ולכמת את השפעותיו של השינוי, בצורה מולטי-דיספלינארית.

בפרויקט פיתוח תוכנה למשל ניתן לשבת יחד עם צוות הפרויקט ואיש/אשת הPMO ולהבין מה פיתוח של רכיב תוכנה חדש או מאפיין חדש (Feature) ידרוש מבחינת שעות אפיון, פיתוח, בדיקות, אינטגרציה, לו"ז ועלות, או לחילופין להבין, שוב בעזרת צוות הפרויקט ואיש/אשת ה PMO , את המשמעויות ההנדסיות הנגררות של הרחבת גדר הפרדה בפרויקט של סלילת כביש, כגון הזזת עמודי תאורה, ותרגומן לכתב כמויות של השינוי, תמחור כתב כמויות זה, ניתוח המשמעות מבחינת שינוי לו"ז הפרויקט, או לחילופין שינוי אפשרי במצבת כ"א המועסק בביצוע הפרויקט על מנת לא ליצור עיכבו לו"ז וכיו"ב.

בביצוע הערכה של השינוי ניתן גם לציין את עדיפות השינוי, בסולם של אחד עד שלוש.

לצורך כך יש פשוט להשתמש בשכל הישר ולשאול את עצמנו ואחרים שאלות כגון- האם השינוי דחוף? האם הוא הכרחי? האם הוא שינוי שכדאי לבצעו אך אינו הכרחי?

4) קבל החלטה, Take a Decision

בשלב זה תקבל החלטה האם לדחות או לאשר את השינוי, על סמך הנתונים מהשלב הקודם של ביצוע הערכה של השינוי.

במידה ומדובר בשינוי בהיקף גדול מומלץ לכנס ועדת ניהול שינויים, CCB- Change Control Board, בה חברים בעלי עניין ממקצועות ותפקידים שונים, כאשר הועדה בודקת את הנתונים מהשלב הקודם של ביצוע הערכה של השינוי, וכל מומחה/חבר ועדה, מספק את המלצתו, כך ישנה הבנה רחבה של משמעויות השינוי, טרם קבלת החלטה מושכלת.

על מנהל וועדה זו לקבל את ההחלטה של דחייה, אישור או אישור חלקי של הבקשה, כאשר לוועדה זו ולעומד בראשה ישנן סמכויות רחבות יותר מהסמכות של מנהל הפרויקט.

5) פרסם/ תקשר את ההחלטה, Communicate the Decision

לא לשכוח- יש לתקשר את ההחלטה לכל בעלי העניין הרלוונטיים. במידה ובקשת השינוי אושרה- אזי יש לה משמעות תפעולית.

על בעלי העניין האחראים לעדכן את תוכנית ניהול הפרויקט, כולל התקציב, הלו"ז וכיו"ב, וכן לבצע את השינוי בפועל ולעקוב אחר ביצועו המוצלח.

מאמר זה נכתב ע"י
דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים

*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

חיפוש באתר

צור קשר

  1. שם מלא: *
  2. דואר אלקטרוני: *
  3. טלפון: *
  4. מתעניין ב:
    Invalid Input
  5. הודעה:
    Please let us know your message.
  6. אנטי-ספאם *
    Invalid Input
  7. לתקנון השימוש ומדיניות הפרטיות*נא לאשר את התקנון

המלצות

"[...] כולם התאפיינו במקצוענות, בחיוך, במענה מהיר, במוסר עבודה ובהחלט חשנו שיפור משמעותי וקיבלנו ערך מוסף גבוה ביותר משירותכם!"

ורוניקה לויפרמן

מנהלת מחלקת PMO והשקת מוצרים גלובאלית תרו תעשיות רוקחות

״תודה על עזרתכם בהדרכת מנהלי הפרויקטים שלנו ובתמיכה ושיפור תוכניות ניהול הפרויקטים שלנו.״

רון מן

מנהל פרויקטים AccuBeat

״[...] תוך זמן קצר מאוד הצליחה P.M.Team לבנות את לוח הזמנים המורכב של פרויקט צפית... אין ספק שמקצועיות מערך ה PMO - של P.M.Team תרם רבות לניהול הפרויקטים.״! "

אלון חדד

מנהל פרויקטים , כור מתכת

״ברצוננו לציין את המסירות של הצוותים, המקצוענות, הזמינות, האדיבות ואת יכולתו של מנכ״ל פי.אם.טים, מר דן ברזילי, לשבץ את הצוותים ואת האנשים המתאימים"

אלי ביטון

סמנכ״ל ביצוע חמו אהרון בע״מ

"זו השנה הרביעית בה אנו עובדים יחדיו ומסתייעים בשירותי P.M.Team. מערך ניהול הפרויקטים שהקמתם מסייע רבות לניהול הפרויקטים, תפעול ומשימות, בהתייחס לכל פרויקטי ה -IT של קבוצת Johnson and Johnson"

סער אדמוני, PMP

מנהל פרויקטי IT Omrix

״לאורך כל הדרך התאפיינתם במקצועיות, אדיבות, מהירות תגובה ואכפתיות. התכנון הניהול והבקרה שביצעתם בהתייחס ליותר מ-25 פרויקטים באתרים שונים תרמו רבות להצלחת הפרויקטים ורווחיותם״ 

אורי כהן

מנכ״ל אפקון

"ברצוני להודות על הטמעה מוצלחת של תוכנת הקלריזן שביצעה קבוצת P.M. TEAM. חברה נבדקת לא רק כאשר המסלול רץ וחלק, אלא כיצד היא מתמודדת עם אתגרים, והם אכן עמדו בכך"

שגיב עמית

מהנדס ב- CONCEPT

 ״...פרויקט שדרוג מערכת ה Project Server. מתחילת התהליך צוות הפרויקט מטעם P.M. Team שידר מקצועיות, אחריות ומחויבות לפרויקט. תכונות אלו היו קריטיות להצלחת הפרויקט למרות הקשיים שנתקלו בהם במהלך הדרך."

ודים בייגל, PMP

מנהל צוות ה PMO, אגף מערכות מידע, חברת הפניקס

"שירותי ניהול הפרויקטים של חברת P.M. TEAM היו מצוינים. עבודתו של דן התאפיינה בהשתלבות מהירה, מקצוענות, יצירתיות, יחסי אנוש מצוינים ובתוצאות מעולות."

ערן ברגיל

מנהל פרויקטים בכיר, MICRON

"תוך זמן קצר ביותר הצליחה P.M. TEAM לבסס תהליכים מסודרים לתכנון ובקרת פרויקטים, להקים מערך EPM ולשפר משמעותית את תהליכי ניהול הפרויקטים. פעילותה התאפיינה בערך מוסף מוחשי, פרקטי תוך שמירה על מקצוענות ונועם הליכות."

רותם רגב

מנהל פרויקטים, SIEMENS

 ״למרות שהשתלבתם בפרויקטים לאחר תחילתם, הצלחתם להתארגן בזריזות ולהקים מערך PMO מוצלח ויעיל בפרק זמן קצר ביותר. השירות שסיפקתם אופיין במקצוענות, חיוך, זמן תגובה מהיר ומסירות רבה.״

דני סוויסה

מנהל תפעול באל-מור חשמל

"דן תרם רבות להטמעת מערכת כנ"ף...כל זאת תוך חדוות עשייה, התלהבות ויצירת יחסי יחסי עבודה מצוינים עם המפקדים, החיילים והעמיתים שאיתם עבד."

אהוד קאוף

סא"ל, רע"ן תבל, צה"ל

"עבודת החברה אופיינה בחריצות, מקצועיות, יחסי אנוש מעולים ומעל לכל מחויבות, "ראש גדול" ומענה יעיל ומהיר לכל צורך שעלה ובכך סייעה לי לנהל את הפרויקטים המורכבים והמאתגרים שבתחום אחריותי."

רון חביב

ניהול ופיקוח פרויקטים

״התרשמתי שחברת פי. אמ. טים בע״מ, מספקת שירותי PMO, הדרכה וייעוץ בתחום ניהול הפרויקטים ברמת מומחיות גבוהה ומפגינה נסיון רב ומסירות רבה בתמיכה בתהליכי תכנון ובקרת הפרויקטים ובהכשרת מנהלי פרויקטים.״

ודים בייגל PMP

תכנון ובקרה בסימנס

״במהלך עבודתי עם P.M.Team נוכחתי ביחסי אנוש המעולים, במקצועיות הרבה והידע המקצועי רחב ההיקף בתחומי ניהול הפרויקטים יחד עם יכולת נדירה לחבר בין מתודולוגיות ניהול פרויקטים ליישומי תוכנה לצורך ניהול הפרויקטים עצמם.״

רחל הדס

מנהלת מוצר בקלריזן

"... שירותי PMO מקצועיים והסיוע הרב שאתה והצוות שלך מפי.אמ.טים סיפקתם לנו, הן בתכנון ובקרה של תכניות העבודה ב MS-Project והן בתכנון, בקרה וניהול של סיכונים בפרויקטים של כדורי הנדסה״

אורי בן ציון

מנכ״ל כדורי הנדסה בע״מ

 

Senior Course for the construction of infrastructure projects
Course project management information systems projects
pmp

לקוחות החברה

"כשיוצאים מגיעים למקומות נפלאים"
ד"ר סוס