סיכון חיובי: איך להפוך אי-ודאות להזדמנות בפרויקט הבא שלך

המונח "סיכון", מעורר אצל רבים אסוציאציה שלילית – תקלה, כשל או בעיה שיש להימנע ממנה.
אבל בניהול פרויקטים, המשמעות רחבה יותר: סיכון הוא כל אירוע עתידי שעלול להשפיע על מטרות הפרויקט – לטובה או לרעה.
כאן בדיוק נכנס המושג של סיכון חיובי – אותו מרחב של אי-ודאות שיכול, להפוך להזדמנות, בניהול נכון. הזדמנות לשיפור תוצאה, לקצר לוחות זמנים, לחיסכון בעלויות, או להעצמת הערך העסקי.

במאמר זה נעמיק במושג סיכון חיובי, נציג דוגמאות, נציע כלים לזיהוי וניהול, ובעיקר שינוי החשיבה, שמבדיל בין ניהול פרויקט מגיב – לניהול פרויקט יוזם.

מהו סיכון חיובי  (Opportunity)?

סיכון חיובי (= הזדמנות) הוא אירוע או מצב עתידי שאם יתרחש, ייטיב עם מטרות הפרויקט.
לא מדובר על מזל – אלא על זיהוי וניהול יזום של גורמים שיכולים לשחק לטובתנו.
לדוגמה:

• טכנולוגיה חדשה שנכנסת לשוק ומאפשרת ביצוע משימה ביעילות רבה יותר.
• שותף עסקי שמציע שיתוף פעולה לא מתוכנן, ומפחית סיכון תפעולי.
• ספק שמקדים אספקה, ומאפשר הקדמת השלב הבא (בדיקה, התקנה של החלק ועוד) בפרויקט.

כל אחד מהאירועים האלה עשוי להתרחש – והניהול הנכון, עשוי להפוך ליתרון או פריצת דרך בפרויקט

זיהוי הסיכון החיובי הוא לא  "Nice to have"

מאמצים רבים מושקעים בזיהוי וטיפול בסיכונים שליליים – ובצדק. אבל הזנחה של הסיכונים החיוביים עלולה להחמיץ הזדמנויות ייחודיות ליצירת ערך.
מנהל פרויקטים שמטמיע ניהול סיכונים חיוביים בתרבות ובשגרת העבודה שלו יכול:

• שיפור יעדי הפרויקט בלו"ז ובתקציב.
• יצירת יתרון תחרותי.
• העלאת רמת החדשנות והיוזמה בצוות.
• להפתיע עם תוצאה שמעבר למה שתוכנן.

כלים וטכניקות לזיהוי וניהול סיכונים חיוביים
הזדמנויות אינן תוצאה של צירוף מקרים, אלא תוצאה של ניתוח, מודעות וחשיבה יוזמת, ניתן לזהותם ולתכנן כיצד להתמודד איתם.

הנה כמה כלים מרכזיים:

• סיעור מוחות  (Brainstorming) -כלי אפקטיבי לזיהוי הזדמנויות כאשר השיח מופנה לשאלות כמו: "מה עשוי להפתיע אותנו לטובה?", "אילו שינויים חיצוניים יכולים לקדם את הפרויקט?" ועוד...
  רעיונות חדשים נוצרים כאשר יש שיח בטוח וחיובי, בין כל המשתתפים, בין אם אלו מנהלי עבודה, ספקים או חברי הצוות.
• SWOT Analysis  (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) - כלי זה מאפשר לזהות כבר בשלב התיכנון הזדמנויות.
  חיפוש תחת הזדמנויות (Opportunities) מהן המגמות החדשות, שינויים רגולטורים מיטיבים, שיתופי פעולה אפשריים, משאבים שנוספו לארגון ושווקים חדשים או צורך מתהווה.
• • PESTEL Analysis -  מטרתו: לזהות תהליכים חיצוניים דרך 6 ממדים ולשפר את תוצאות הפרויקט. אלו הם ששת הממדים:
    • Political (P) – פוליטי- רגולציה, מדיניות ממשלתית, יציבות פוליטית.
    • Economic (E) – כלכלי – מגמות כלכליות, שערי מטבע, מיסוי.
    • Social (S) – חברתי – הרגלי צריכה, דמוגרפיה, מגמות תרבותיות.
    • Technological (T) – טכנולוגי – חדשנות, טכנולוגיות מתפתחות.
    • Environmental (E) – סביבתי – קיימות, חוקים סביבתיים.
    • Legal (L) – משפטי – תקנות, רגולציה משפטית.  

אסטרטגיות תגובה - לפי ה-PMBOK
לאחר זיהוי והערכה של הזדמנות מגיע השלב הקריטי, מינוף הסיכון החיובי.
בשלב זה נכנסות אסטרטגיות התגובה, תוכנית פעולה ניהולית, שנועדה להבטיח שההזדמנות לא תתפספס.
מדריך ה–PMBOK (מהדורה שישית, ע"מ 444) מגדיר חמש אסטרטגיות תגובה עיקריות להזדמנויות:

השילוב של תגובות אלו כחלק מתוכנית ניהול הסיכונים מבטיח גם צמצום איומים אך מוודא גם מימוש יזום של ערך מוסף מתוך מרחב אי-הוודאות של הפרויקט.

ההיבט האנושי – איך לא לפספס הזדמנויות
למרות כל הכלים, הטבלאות והמתודולוגיות, המגבלה המשמעותית ביותר בזיהוי הזדמנויות היא דווקא אנושית ואחריה המגבלה התרבותית.
כדי לממש הזדמנויות, נדרש גם שינוי תודעתי, ולא רק תהליכי.

• הטיה טבעית להתמקד בסכנות: מנגנון ההישרדות גורם למח האנושי לזהות איומים לפני סיכויים. התנהלות שמרנית בפרויקט מובלת ע"י התחושה של "עדיף לא להיכשל" שמוכוונת להימנע מטעויות במקום מקסום הצלחות. מנהלי פרויקטים רבים נוטים לבחור בתכנון שמרני בגלל תחושת האחריות ומוותרים על הניסיונות לזהות הזדמנויות ובכך מחמיצים הזדמנויות אמיתיות.
• תרבות ארגונית מגוננת: בארגונים רבים, "מי שמציל את המצב" מתוגמל מידית, אך למי שמזהה פוטנציאל עתידי מקבל פחות הערכה. בגלל זה עובדים רבים נמנעים מהצעת רעיונות לא שגרתיים, אפילו כשהפוטנציאל גבוה. תרבות שמזהה ומטפחת הזדמנויות לא תתפתח באוירה שלא מעודדת יוזמה ומקבלת טעויות כחלק מהתהליך.
• פתיחות מחשבתית של המנהל: עיצוב השיח בצוות הוא תפקיד קריטי של מנהל הפרויקט. לשאלה "מה יכול להשתבש?" יש קונוטציה שלילית לעומת "מה עשוי להצליח מעבר לציפיות?" וההבדל בין רצון הצוות למציאת הזדמנויות חדשות. 
  היכולת לנסח שאלות פתוחות, להקשיב לרעיונות ראשוניים ולתת לגיטימציה רעיון "חצי בשל" אינה מותרות אלא מיומנות קריטית במימוש ערך עתידי.
• למידה והפקת לקחים חיובית: ארגונים אינם לומדים מהצלחות, רק מתחקרים טעויות וכישלונות. פרויקט המצליח מעבר למצופה, כדאי לשאול, מה אפשר את הצלחה זו? האם הייתה הזדמנות שלא זוהתה מראש?
  לימוד ותחקור של מקרים חיוביים מייצר מודלים חוזרים, ויוצר ארגון שמזהה,  מתעד וממנף הצלחות, לא רק כישלונות.

סיכום
ניהול הזדמנויות הוא מעבר לניהול פרויקט "לפי הספר". הוא מפתח קריטי להובלה יוזמת, רווחית ומבוססת ערך, מנהיגות פרויקטלית שמקדימה לזהות הזדמנויות, ולא רק מגיבה לבעיות.
בעולם שהטכנולוגיה בו משתנה במהירות, רגולציות נכתבות מחדש ושיתופי פעולה נוצרים באופן בלתי צפוי – היכולות של מנהל הפרויקט לראות באי-ודאות "קרקע פורייה" להצלחה ולא רק מקור לסיכונים שליליים, מגדירה את איכות ההובלה שלו.
כפי שדודו טסה אומר בשירו: " עדיף כישלון מפואר מחלומות במגירה", מתאר את הבחירה שמבדילה בין ניהול מבצעי שגרתי לבין ניהול פרויקט שמייצר אימפקט אמיתי, זאת אומרת הבחירה לפעול לא מתוך פחד מכישלון, אלא מתוך רצון למקסם הצלחה.

בפעם הבאה שאתם ממפים סיכונים - עצרו לרגע, קחו נשימה, ושאלו את עצמכם:
"האם כאן מסתתרת ההזדמנות?"
"מה עשוי להפתיע לטובה, ואיך אפשר לממש את זה?"
ייתכן שהסיכון שאתם מזהים, הוא לא בעיה, אלא דווקא הזדמנות להובלה קדימה.

רוצים ללמוד עוד?

אם אתם שואפים לנהל פרויקטים בצורה מקצועית, לזהות סיכונים מראש ולבצע מענה מתאים למול הסיכונים, לעמוד ביעדים ולשלוט בלוחות זמנים – זה הזמן להצטרף לקורס ניהול הפרויקטים והכנה למבחן ה־PMP שלנו. - לקהל הנרשמים, או לקורס ניהול פרויקטים - PMO -לארגונים המזמינים אותו, הקורסים משלבים ידע עיוני עם כלים מעשיים, כולל סימולציות, תרגולים ומודלים ניהוליים מתקדמים. תלמדו כיצד ליישם את שיטת ה־Critical Path בפועל, איך להתמודד עם עיכובים ואיך להוביל צוות להצלחה. בין אם אתם בתחילת הדרך או כבר מנהלי פרויקטים מנוסים – הקורס ייתן לכם יתרון ברור בשטח.

* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

מאמר זה נכתב ע"י:
  דן ברזילי MEng ,BSc ,PMP  
    מנכ"ל ומנהל פרויקטים.

וע"י:
הראל הייצין, Bsc, PMP
     מנהל פרויקטים