אג׳ייל היא גישה שכאשר משתמשים בה באופן מתאים טומנת בחובה הבטחות רבות.
כמובן שבכל גישה חדשה שאנו מאמצים ומבצעים בה שימוש, הגישה החדשה יוצרת הרבה הבטחות וציפיות.
ניהול פרויקט בגישת האג׳ילית ממוקם באופן מסורתי כהופכי לניהול פרויקט בגישת מפל המים.
כידוע, אין שום דבר פסול בגישת מפל המים לצורך סיום ומסירה מוצלחת של פרויקטים.
כשיש לך תכולת פרויקט ברורה, דרישות מוגדרות היטב אשר יישארו מוגדרות היטב, וידוע לך בדיוק איך ומה יש לבצע מההתחלה ועד הסוף אז לא הגיוני לכאורה שלא להשתמש בגישת מפל המים. אני לדוגמא עובד באופן טורי רוב הזמן, למרות שהפרויקטים שהכי מלהיבים אותי הם דווקא הלא בטוחים והמורכבים.
לא מזמן, באחד הכנסים בהם השתתפתי, אמר לי אחד המשתתפים שלדעתו כיום המשרד לניהול פרויקטים (PMO) בנוי ברובו על ניהול פרויקטים בשיטת מפל המים כאשר נדרש בעת הזו להקים משרדי ניהול פרויקטים שונים מהקיימים לטובת ניהול פרויקטים בגישה האג׳ילית.
ישנן שתי הנחות יסוד שאנו נדרשים לשים לב אליהן: הראשונה היא שהסביבה הטבעית של המשרד לניהול פרויקטים בנויה סביב פרויקטים בגישת מפל המים.
לרוב, אם נהיה כנים, המשרד לניהול פרויקטים מוקם כדי לטפל בבעיות ארגוניות הקשורות לאופן ביצוע ומסירת הפרויקטים. אם מרבית הפרויקטים מבוצעים באותה העת על בסיס שיטת מפל המים, כך מתוכנן ה PMO לתמוך בפרויקטים בהתאם.
עם זאת, הנחת היסוד השנייה היא כי משרד לניהול פרויקטים בארגון הפועל בגישה האג׳ילית, חייב, מסיבות שאינן ברורות, להיות שונה ממשרד לניהול פרויקטים התומך בפרויקטים בגישת מפל המים.
ההנחה הזו, אם להיות כנה, שגויה לחלוטין.
זה לא אומר שאין מגוון מבנים של משרדי ניהול הפרויקטים. אולם הסיבה הגדולה ביותר לכך של PMO יש מבנים שונים היא שהם נועדו לעשות דברים שונים. אין הגדרה אוניברסלית אחת לביצוע הפעולות השונות של ה PMO ואין בהכרח מבנה אחיד של אופן הגדרתם.
PMOs מבצעים משימות שונות בארגונים שונים. חלקם נמצאים שם כדי לנתח את הפרויקטים ולדווח להנהלה על התקדמות הפרויקטים. אחרים תומכים בפיתוח תהליכי ניהול פרויקטים בארגון. חלקם מספקים הכשרה בתחום למנהלי הפרויקטים. חלקם עוסקים בשיפור מתמיד של אופן ניהול ואספקת התוצרים של הפרויקטים ובסופו של דבר המשרד לניהול פרויקטים הנו ביתם של מנהלי הפרויקטים, או לפחות היכן שמנוהלים הפרויקטים הגדולים והמורכבים.
ניתן להיות PMO מוביל ונלהב, מגיב ומכוון שירות אשר שומר על מסגרת ניהול פרויקטים התומכת בניהול פרויקטים בגישת מפל המים, באותה מידה שניתן לקדם פרויקטים המנוהלים בגישה האג׳ילית. התהליך עשוי להיות שונה, אך העבודה והגישה שיש לנקוט וההשפעה על הפרויקטים יכולה להיות דומה להפליא.
עם זאת, בעיה גדולה יותר היא האופן שבו נתפסים ה PMOs. כשאנחנו מדברים על PMOs לעתים קרובות אנו מדברים על מבנה מסודר וארכאי. ומה שלא מדברים עליו זו הגישה, הסגנון או אופן השירות אותו מספקים ה PMOs.
בד״כ, הרושם שניתן לגבי PMOs הוא בירוקרטיה, רשמיות ונוקשות. זו לא בעיה שקשורה בגישת מפל המים או באג׳ייל, זו בעיה של גישה. או - ליתר דיוק - זו בעיה תרבותית.
קיימת תחושה בארגונים רבים ש PMOs נתפסים כבירוקרטים. שהם נמצאים כדי לכפות מבנה ניהול פרויקטים מסודר, לקבוע אילוצים ולאכוף עקביות בתהליכים. מעין ״שוטרים לאכיפת החוקים בארגון״. המציאות, למרבה הצער, היא שבמקרים רבים, בדיוק בגלל זה נוצר המשרד לניהול פרויקטים. המניע לכך לעיתים קרובות הוא שהארגון עצמו רואה עצמו כבירוקרטי, או לפחות מתיימר להיות רשמי יותר ועקבי יותר.
בארגון כזה, לעיתים הרצון לביצוע פרויקטים בגישה האג׳ילית נתקל בקשיים רבים.
זו לא בעיה של המשרד לניהול פרויקטים, זו בעיה תרבותית!
סוג התרבות הקיימת בארגון היא זו שמשפיע ומעצבת באופן בסיסי את המבנה והפרקטיקות של הארגון.
ישנן תרבויות ארגוניות התומכות ביזמות ובגמישות ועדיין הפרויקטים מנוהלים בהם בגישת מפל המים. לעומת זאת ישנם ארגונים מאמצי אג׳ייל שעדיין מחוברים ונצמדים לתהליכים באופן נוקשה ומאמינים שאם לא ייצמדו לתהליכים אזי לא יעמדו בגישה האדפטיבית בצורה טובה - כך שדבקות בתהליכים, לעיתים קרובות גוברת על הרלוונטיות לפרויקט.
אפשר לטעון ששתי הגישות שגויות ונכון יותר לטעון ששתי הגישות הן תוצר של התרבות שלהם. ותרבות אינה משתנה לעיתים קרובות, אם בכלל. ניתן לשנות אותה בעדינות, אך כמעט ולא ניתן לשנות אותה מחדש (או במהירות).
תרבות היא מעצבת המציאות שלנו. המשמעות היא גם שהתרבות היא מעצבת את אופן ביצוע הפרויקטים שלנו, וכיצד מנוהלים הפרויקטים הללו.
ניהול וביצוע פרויקטים בגישה האג׳ילית יתקבל הרבה יותר בתרבות הפתוחה לניסויים, הסתגלות וגמישות. אבל זה לא אומר שבארגונים עם גישות מסורתיות יותר לא ניתן יהיה לבצע שינוי וביצוע פרויקטים בשיטה זו.
כשאני מנהל פרויקטים ליניאריים ומוגדרים היטב, אני לא מוותר על האוריינטציה השירותית, ניהול בעלי העניין או הערכים התרבותיים. ניתן לנהל פרויקט בגישת מפל המים אשר מגיב לשינויים באופן שאינו שונה מאשר אם היה מנוהל בגישה האדפטיבית.
אג׳יליות אינה קשורה למבנה, ואינה קשורה לתהליך. אג׳יליות מבוססת על תרבות. לא משנה מה התהליך או הפרויקט שאתה מבצע. בסופו של דבר הכל קשור בתרבות שאתה מייצג, והערכים שבאישיותך.
מאמר זה נכתב ע"י
אורן שטיינברג, ®PMP®, PMI-ACP
הנשיא הנבחר של העמותה לניהול פרויקטים בישראל לשנים 2019 - 2022
מנהל תוכניות בכיר בקבוצת סלקום,
ומרצה בכיר לקורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה להסמכת ®PMP בחברת P.M.Team Ltd.
*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
