Logo Hebrew

עבודת תכנון ובקרת פרויקטים (PMO) בסביבה מרובת פרויקטים הינה משימה לא פשוטה ולעיתים אף מורכבת.
כיצד עליי לעקוב אחר המתבצע בפרויקטים? כיצד ניתן למדוד עמידה בלוחות הזמנים של כל הפרויקטים במקביל וביצוע כל תכולות העבודה? האם הכמות הגדולה של הפרויקטים אמורה לפגום באיכות התכנון והבקרה בכל פרויקט ופרויקט?
אלו רק חלק מהשאלות הרבות שעומדות בפני PMO ומנהל לוחות זמנים בסביבת עבודה מרובת פרויקטים.

עבודת תכנון ובקרת פרויקטים ((PMO בסביבה מרובת פרויקטים הינה משימה לא פשוטה ולעיתים אף מורכבת, בייחוד כאשר מדובר בפרויקטים גדולים עם מנהלי פרויקטים רבים, מספר צוותי עובדים, תכולות עבודה מגוונות ללקוחות שונים עם דרישות ותפיסות עולם משתנות. בתוספת של מיקום גיאוגרפי מרוחק בין פרויקט לפרויקט, נראה שמשימת המעקב והבקרה הופכת לכמעט בלתי אפשרית.
כיצד עליי לעקוב אחר המתבצע בפרויקטים? כיצד ניתן למדוד עמידה בלוחות הזמנים של כל הפרויקטים במקביל וביצוע כל תכולות העבודה? כיצד ניתן למדוד עמידה בתקציבים ובתזרימים של כל הפרויקטים המקביל? האם הכמות הגדולה של הפרויקטים אמורה לפגום באיכות התכנון והבקרה בכל פרויקט ופרויקט? האם הפרויקטים עומדים בתכולה העבודה מבלי להתפשר על איכות עבודה גבוהה? האם הם חורגים מהתקציב ומכמות המשאבים שהוקצו לפרויקט? איך לחלק את שעות העבודה שלי בין כל הפרויקטים הרבים והמרוחקים?
אלו רק חלק מהשאלות הרבות שעומדות בפני PMO ומנהל לוחות זמנים בסביבת עבודה מרובת פרויקטים.
בעזרת כמה כלים ושיטות שאפרט בהמשך, ניתן להתגבר על הקשיים והמכשולים ולהפוך את הסיטואציה המורכבת לפשוטה וקלה יותר למעקב שוטף ובקרה וזאת מבלי להתפשר על איכות הבקרה ואספקה של תוכניות לוחות זמנים עדכניות המשקפות את הנעשה בשטח עבור מנהלי הפרויקטים, הלקוחות וההנהלה הבכירה.

שלבי העבודה
כעבודת הכנה, ניתן לבצע מספר שלבים כדי ליישר קו ולקראת בקרה של הפרויקטים:

  • על הארגון לבצע רישום של כל הפרויקטים אותם הוא מנהל. כל פרויקט יקבל סיווג לפי פרמטרים ידועים כגון: לפי גודל, היקף הפעילות, תקציב הפרויקט, דרגת החשיבות שלו לארגון, סוג הלקוח, זמני הביצוע החוזיים וכדומה.
  • באמצעות הנהלת החברה, יחד עם המשרד לניהול פרויקטים- PMO, יש לדרג סדר עדיפויות בין הפרויקטים על מנת לקבל החלטה אילו פרויקטים יכנסו תחת מטריית הבקרה שלנו, תחילה. את ביצוע סדר העדיפויות בין הפרויקטים וקביעת החשיבות והדחיפות אפשר לבצע לפי השוואה של הקריטריונים שהוזכרו לעיל ולפי משקלים.
    הפרויקטים בעלי הציון הגבוה ביותר יקבלו בקרה תכופה ואדוקה יותר מאשר הפרויקטים בעלי הציון הנמוך ואף יתכן שיוחלט כי פרויקטים מסוימים לא יהיו תחת מטריית הבקרה.
  • כעת, יש להגדיר את אנשי הקשר (Points Of Contact-POC) בכל פרויקט ופרויקט, בעיקר לקוחות, מנהל הפרויקט, מנהל העבודה ובעלי תפקידים חשובים בפרויקט. רצוי לרשום את מספרי הטלפון, כתובות דוא"ל ואמצעי תקשורת נוספים.
  • לצורך יעילות העבודה, כאשר מדובר בהגעה לאתרי לקוח, חשוב למיין את הפרויקטים לפי מיקומם הגיאוגרפי, כאשר פרויקטים הקרובים פיזית האחד לשני יקבלו ביקור באותו היום בשבוע.
    בנוסף יש לקבוע ימים קבועים בשבוע ככל הניתן לביקורים באתרים על מנת שהצוותים והמנהלים יתרגלו לסבב שבועי קבוע ולעבודה מחזורית וקבועה עם איש/אשת ה PMO, מניסיון- זה מייעל ומשפר את עבודת התכנון והבקרה הפרויקטאלית. חשוב לנסות לחלק את עוגת הזמן באופן נכון וזאת על מנת לתעל את הזמן שיש ברשותנו ולקצר את זמני השהייה בדרכים.
  • חשוב מאוד: יש להשאיר מספר שעות שבועיות חופשיות באופן קבוע (כ-10% מהשעות השבועיות) עבור פגישות לא מתוכננות, זמן להפקת דוחות, למידת פרויקטים חדשים, סגירת פרויקטים שהסתיימו וכו'.

כעת כשיש בידינו את טבלת הפרויקטים הארגוניים מוכנה. נשאלת השאלה האם בכל זאת ניתן להקיף את כל הפעילות בפרויקטים הרבים במידה כזו שתשביע את רצון הלקוחות והמנהלים ותיתן מעטפת מספקת של בקרה?
על מנת להקטין את הסיכוי ל"פספוסים" ואי קבלת מידע חשוב וקריטי לבקרת הפרויקטים,יש לבצע פעולות נוספות להגברת השליטה על המתרחש:
יש לבנות "קואליציה" של קולגות לעבודה. הכוונה היא לאנשים שניתן לסמוך על המידע שמתקבל מהם שיהיה איכותי ומדויק, אנשים בעלי אינטרס משותף שהפרויקט יצליח להשיג את מטרותיו, בין אם מדובר במנהל הפרויקט, מנהל העבודה, אנשי צוות או לעתים גם הלקוח עצמו. בכל פרויקט ישנם אנשים כאלו, ול-PMO טוב יש את החושים והאינטואיציה לזהותם, כאשר בעזרת יחסי אנוש טובים, ניתן להתחבר אליהם ולקבל מהם מידע גם ב"שלט רחוק" באמצעות שיחות טלפון או אימיילים.
הכישורים והתכונות שאותם צריך PMO / מנהל שליטה ובקרה (שו"ב) / מנהל לוחות זמנים על מנת להקל על מלאכת הבקרה ולבצעה באופן שוטף יעיל ונכון הם בעיקר יכולת תקשורתיות גבוהה - לדעת להקשיב, לסנן את המידע הפחות חשוב ולדעת כיצד לדלות את המידע החשוב לנו על ידי הכוונה והובלה של השיחה למקומות ולנקודות הקריטיות בפרויקט, לדעת כיצד להתחבר לאנשים הנכונים באמצעות תקשורת טובה והסברה שתפקידנו הוא לא לבקר לרעה את ההתנהלות בפרויקט אלא לתת כלי עזר ותמיכה למנהל הפרויקט ולסביבת הפרויקט.
אומרים שנהג מונית, ספר ופדיקוריסטית הם "חצי פסיכולוגים". המשפט הזה תופס גם לגבי PMO, שכן הוא צריך להקשיב ולקבל דיווח על הבעיות שיש בפרויקט, לעתים גם בעיות אישיות של עובדים ומנהלים ובעזרת תקשורת טובה בשילוב של כריזמטיות וניסיון, ניתן לייעץ ולעזור בפתרון הבעיות ובכך "לקנות" לך לקוחות קבועים ונאמנים.
קיימים מגוון כלים, אותם ניתן ליישם לעזרה בבקרה אחר הפרויקטים בצורה מרוכזת ושוטפת. להלן חלק מהם בהם השתמשתי.
כלים ברמת כלל הפרויקטים
1. טבלת "סטאטוס פרויקטים" מרכזית
טבלה המסכמת את הפעילות של כל הפרויקטים שתחת "מטריית" התכנון והבקרה השוטפת של ה-PMO.

schme1

2. תרשימי סטאטוס פרויקטים:

schme2

3. תצוגת פורטפוליו פרויקטים
התצוגה מאחדת מידע ומסוגלת להציג את התמונה כללית. חשוב לשמור "Base line" בתוכנת ה-MS PROJECT כשיש הסכמה ואישור של כל הצדדים.

schme3

כלים ברמת הפרויקט הבודד
4. השוואת תכנון מול ביצוע % התקדמות

schme4

5. השוואה עלויות / עמידה בתקציב – תכנון מול ביצוע:

schme5

6. דוחות "תכנון מול בצוע" לאבני דרך ו/או פעילויות מרכזיות בפרויקט
דוחות המשווים בין התכנון בתחילת הפרויקט או במהלכו, לעומת הביצוע בפועל . את הנתונים ניתן לגזור מתוך "אבני הדרך" והפעולות מתוך תוכניות לוחות הזמנים.

schme6

7. תיעוד בעיות ואיחורים
במידה וישנם בעיות ואיחורים בהשלמת משימות במועדן (במיוחד משימות שבנתיב הקריטי) חשוב לתעד זאת בתכתובות הפרויקט וכן במקום מרכזי "איחורים" מסכמות. בטבלת זו יש לרשום את המיקום/הפעילות אליה האיחור משויך, סיבת העיכוב, השפעתו על הפרויקט ואת זמני האיחור.

schme7

בהצלחה,

רפי קידר, PMO

יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO

דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים
חברת P.M.Team Ltd

 

חיפוש באתר

צור קשר

  1. שם מלא: *
  2. דואר אלקטרוני: *
  3. טלפון: *
  4. מתעניין ב:
    Invalid Input
  5. הודעה:
    Please let us know your message.
  6. אנטי-ספאם *
    Invalid Input
  7. לתקנון השימוש ומדיניות הפרטיות*נא לאשר את התקנון

המלצות

"[...] כולם התאפיינו במקצוענות, בחיוך, במענה מהיר, במוסר עבודה ובהחלט חשנו שיפור משמעותי וקיבלנו ערך מוסף גבוה ביותר משירותכם!"

ורוניקה לויפרמן

מנהלת מחלקת PMO והשקת מוצרים גלובאלית תרו תעשיות רוקחות

״תודה על עזרתכם בהדרכת מנהלי הפרויקטים שלנו ובתמיכה ושיפור תוכניות ניהול הפרויקטים שלנו.״

רון מן

מנהל פרויקטים AccuBeat

״[...] תוך זמן קצר מאוד הצליחה P.M.Team לבנות את לוח הזמנים המורכב של פרויקט צפית... אין ספק שמקצועיות מערך ה PMO - של P.M.Team תרם רבות לניהול הפרויקטים.״! "

אלון חדד

מנהל פרויקטים , כור מתכת

״ברצוננו לציין את המסירות של הצוותים, המקצוענות, הזמינות, האדיבות ואת יכולתו של מנכ״ל פי.אם.טים, מר דן ברזילי, לשבץ את הצוותים ואת האנשים המתאימים"

אלי ביטון

סמנכ״ל ביצוע חמו אהרון בע״מ

"זו השנה הרביעית בה אנו עובדים יחדיו ומסתייעים בשירותי P.M.Team. מערך ניהול הפרויקטים שהקמתם מסייע רבות לניהול הפרויקטים, תפעול ומשימות, בהתייחס לכל פרויקטי ה -IT של קבוצת Johnson and Johnson"

סער אדמוני, PMP

מנהל פרויקטי IT Omrix

״לאורך כל הדרך התאפיינתם במקצועיות, אדיבות, מהירות תגובה ואכפתיות. התכנון הניהול והבקרה שביצעתם בהתייחס ליותר מ-25 פרויקטים באתרים שונים תרמו רבות להצלחת הפרויקטים ורווחיותם״ 

אורי כהן

מנכ״ל אפקון

"ברצוני להודות על הטמעה מוצלחת של תוכנת הקלריזן שביצעה קבוצת P.M. TEAM. חברה נבדקת לא רק כאשר המסלול רץ וחלק, אלא כיצד היא מתמודדת עם אתגרים, והם אכן עמדו בכך"

שגיב עמית

מהנדס ב- CONCEPT

 ״...פרויקט שדרוג מערכת ה Project Server. מתחילת התהליך צוות הפרויקט מטעם P.M. Team שידר מקצועיות, אחריות ומחויבות לפרויקט. תכונות אלו היו קריטיות להצלחת הפרויקט למרות הקשיים שנתקלו בהם במהלך הדרך."

ודים בייגל, PMP

מנהל צוות ה PMO, אגף מערכות מידע, חברת הפניקס

"שירותי ניהול הפרויקטים של חברת P.M. TEAM היו מצוינים. עבודתו של דן התאפיינה בהשתלבות מהירה, מקצוענות, יצירתיות, יחסי אנוש מצוינים ובתוצאות מעולות."

ערן ברגיל

מנהל פרויקטים בכיר, MICRON

"תוך זמן קצר ביותר הצליחה P.M. TEAM לבסס תהליכים מסודרים לתכנון ובקרת פרויקטים, להקים מערך EPM ולשפר משמעותית את תהליכי ניהול הפרויקטים. פעילותה התאפיינה בערך מוסף מוחשי, פרקטי תוך שמירה על מקצוענות ונועם הליכות."

רותם רגב

מנהל פרויקטים, SIEMENS

 ״למרות שהשתלבתם בפרויקטים לאחר תחילתם, הצלחתם להתארגן בזריזות ולהקים מערך PMO מוצלח ויעיל בפרק זמן קצר ביותר. השירות שסיפקתם אופיין במקצוענות, חיוך, זמן תגובה מהיר ומסירות רבה.״

דני סוויסה

מנהל תפעול באל-מור חשמל

"דן תרם רבות להטמעת מערכת כנ"ף...כל זאת תוך חדוות עשייה, התלהבות ויצירת יחסי יחסי עבודה מצוינים עם המפקדים, החיילים והעמיתים שאיתם עבד."

אהוד קאוף

סא"ל, רע"ן תבל, צה"ל

"עבודת החברה אופיינה בחריצות, מקצועיות, יחסי אנוש מעולים ומעל לכל מחויבות, "ראש גדול" ומענה יעיל ומהיר לכל צורך שעלה ובכך סייעה לי לנהל את הפרויקטים המורכבים והמאתגרים שבתחום אחריותי."

רון חביב

ניהול ופיקוח פרויקטים

״התרשמתי שחברת פי. אמ. טים בע״מ, מספקת שירותי PMO, הדרכה וייעוץ בתחום ניהול הפרויקטים ברמת מומחיות גבוהה ומפגינה נסיון רב ומסירות רבה בתמיכה בתהליכי תכנון ובקרת הפרויקטים ובהכשרת מנהלי פרויקטים.״

ודים בייגל PMP

תכנון ובקרה בסימנס

״במהלך עבודתי עם P.M.Team נוכחתי ביחסי אנוש המעולים, במקצועיות הרבה והידע המקצועי רחב ההיקף בתחומי ניהול הפרויקטים יחד עם יכולת נדירה לחבר בין מתודולוגיות ניהול פרויקטים ליישומי תוכנה לצורך ניהול הפרויקטים עצמם.״

רחל הדס

מנהלת מוצר בקלריזן

"... שירותי PMO מקצועיים והסיוע הרב שאתה והצוות שלך מפי.אמ.טים סיפקתם לנו, הן בתכנון ובקרה של תכניות העבודה ב MS-Project והן בתכנון, בקרה וניהול של סיכונים בפרויקטים של כדורי הנדסה״

אורי בן ציון

מנכ״ל כדורי הנדסה בע״מ

" היי דן ,  בפרויקט זה נעזרנו בשירותכם ליצירת לו"ז לפרויקט בנייה מורכב ב- MSP. הזמינות, המקצועיות והמהירות שבה בוצעה העבודה היו נהדרים, יישר כוח "

קובי בנישו, מנהל פרויקטים

סטלה פרויקטים בע"מ 

 

Senior Course for the construction of infrastructure projects
Course project management information systems projects
pmp

לקוחות החברה

"כשיוצאים מגיעים למקומות נפלאים"
ד"ר סוס