Logo Hebrew

כרעם ביום בהיר מינו אותך להוביל תהליך של ניהול סיכונים בפרויקט של החברה. לא התעסקת בתחום זה בעבר ואין לך מושג מה רוצים ממך. אל דאגה ! אנחנו כאן כדי לעזור ולהוביל אותך בתהליך. מאמר זה יפרט באופן מקוצר ופרקטי את הפעולות הבסיסיות שעליך לבצע, וייתן לך את הכלים הראשוניים לצורך ביצוע התהליך.

הגדרה

לפי ה-®PMBOK, סיכון הוא כל אירוע שכרוכה בו אי ודאות והתממשותו עלולה לגרום לנזק או תועלת לפרויקט, ולכן שים לב, שסיכון אינו חייב להיות שלילי. לאורך הפרויקט קיימים גם סיכונים חיוביים הנקראים הזדמנויות שאם נדע לנצל אותן, נוכל לקדם את מטרות הפרויקט. בהתאם לכך, מטרות ניהול סיכונים בפרויקטים הן להגדיל את ההסתברות וההשפעה של אירועים חיוביים ולהקטין את ההסתברות וההשפעה של אירועים שליליים בפרויקט.

במאמר זה, נתייחס רק לסיכונים שליליים.

מחויבות הנהלה

לפני הכול, הדברים הכי חשובים שיש להשיג הם מחויבות ותמיכת ההנהלה, בלעדיהם כנראה שיהיה קצת יותר קשה. הנהלת הארגון / הפרויקט ידאגו לכך כי הנושא יקבל תשומת לב וכי כלל הגורמים הנחוצים ישתפו פעולה. בנוסף עליך לברר נושאים שונים כגון: מה הציפיות מן התהליך, מה רזולוציית הדיוק אליה אתה מתבקש להגיע ומה התקציב המוקצה לך מראש.

העובדה שאתה אחראי על התחום אינו אומר שאתה הוא זה שיבצע את כלל הפעילויות, לכן מעורבות ומחויבות שאר הגורמים היא קריטית.

הגדרת צוות

הגדר לך צוות ניהול סיכונים ובקש את המשאבים הדרושים לך ! צוות איכותי יבטיח כיסוי מיטבי של 'אזורי הסכנה' ויעזור לך להתמודד טוב יותר בניהול התהליך.

כדוגמא, צוות ניהול סיכונים בפרויקט IT יכול להיות:

  • מנהל תחום ניהול סיכונים
  • מנהל הפרויקט
  • מומחה טכנולוגי
  • מנהל אבטחת מידע
  • מתכנת
  • בודק תוכנה
  • אנליסט
  • גורם פיננסי או משפטי

טיפ: נסה לכלול בצוות זה גורם מרמת ההנהלה על מנת שיהיה לעזר במקרה הצורך.

 איתור (זיהוי) הסיכונים

בתהליך זיהוי הסיכונים נאתר, נקבע ונתעד אילו סיכונים עלולים להשפיע על הפרויקט. לצורך הזיהוי ניתן להיעזר בכלים כגון: חוות דעת מומחים, ניתוח חוזקות/חולשות, הנחות, טכניקות דיאגרמות, ניתוח הנחות ועוד. התוצר של תהליך זה הוא רשימת סיכונים.

טיפ: חפש סיכונים על בסיס תוכנית העבודה /WBS / גאנט ונתיב קריטי / מערכות ותהליכים עסקיים.

ניתוח איכותי

הגיע הזמן לעשות קצת סדר.

בשלב זה עליך לתת סדרי עדיפויות לסיכונים לצורך פעולות וניתוחים נוספים. אופן הביצוע מתרחש באמצעות הערכת ההסתברות והשפעת הסיכון במידה ויתרחש כאשר כל סיכון מקבל ציון משלו. סולם הערכת הסתברות הסיכונים יכול להיות מילולי (לא סביר...ודאי) או כמותי (1-5). סולם הערכת השפעת הסיכון גם הוא יכול להיות מילולי (אין נזק...נזק גבוה) או מספרי (1-5) ואף להימדד במונחים של נזק כספי במידה ויתרחש הסיכון.

חישוב עוצמת הסיכון המשוקללת (התוחלת) מתבצעת לפי המכפלה של הסתברות הסיכון (Probability:P) בהשפעתו (Impact:I).

בנוסף, ניתן לשייך כל סיכון לקטגוריה שונה כגון: סיכון טכנולוגי, סיכון אנושי, סיכון משפטי או סיכון חיצוני וכדומה. סיווג זה יכול לעזור להתמקד בניתוח איכותי של הסיכונים על מנת לבדוק מהי הקטגוריה המשפיעה ביותר ובה צריך לטפל.

קיימות שיטות רבות לאיתור הסיכונים אך נראה שהשיטה האינטואיטיבית והמהירה ביותר היא פשוט דיון משותף של צוות ניהול הסיכונים אותו הגדרת מקודם.

דוגמא:

risk1

 את מיפוי הסיכונים (כמות הסיכונים בכל רמה) תוכל להציג במטריצת סיכונים על פי צבעים אשר נותנת תמונת סיכונים כללית במבט אחד.

risk2

טיפ: חשוב להגדיר סיכונים ברורים ומוחשיים העומדים בפני הארגון/הפרויקט ולא לנהל סיכונים תיאורטיים.

ניתוח כמותי
אתה רוצה להשקיע קצת מעבר? זה המקום שלך לבלוט ולבצע ניתוח כמותי.
ניתוח זה מבוצע עבור הסיכונים אשר בראש סדר העדיפויות בעקבות תהליך הניתוח האיכותי, הוא מנתח את השפעות הסיכונים ומעניק להם דירוג מספרי וזאת במטרה:

  • להעריך את ההסתברות להשגת המטרות השונות של הפרויקט.
  • לזהות את הסיכונים המצריכים את מרב תשומת הלב.
  • לזהות מטרות מציאותיות וברות השגה בתחומי העלות, הלו"ז והתכולה בהתחשב סיכוני הפרויקט.

הניתוח נעשה בדרכך כלל אחרי הניתוח האיכותי אך ניתן לעשותו ישירות לאחר זיהוי הסיכונים.
תוצאת תהליך זה היא מסמך סיכונים מעודכן אשר מנתח הסתברותית את הפרויקט לגבי תוצאות אפשריות של לו"ז ועלויות הפרויקט. בנוסף, ניתן להציג רשימת עדיפויות של סיכונים שכומתו - רשימת Top 5/10 שתכלול את הסיכונים המהווים את האיום הגדול ביותר על הפרויקט.

טיפ: התועלת המרכזית של תהליך זה הינה הפקת מידע כמותי אשר יתמוך בתהליך קבלת ההחלטות לצורך הורדת רמת אי הודאות של הפרויקט

הכנה / הגדרת תכנית
עברת דרך לא קלה עד כה אך רק עתה הגעת לתהליך הכי חשוב, בלעדיו אין טעם לניהול הסיכונים. תהליך זה כולל הכנת אפשרויות והחלטה על פעילויות שישפרו את ההזדמנויות ויפחיתו את האיומים על מטרות הפרויקט. כמו כן התהליך כולל את הזיהוי וההקצאה של המשאב האחראי על המענה לסיכון (risk response owner).
אילו אסטרטגיות אתה יכול להציע על מנת להתמודד עם הסיכון?
מניעה Avoidance - כוללת את איפוס ההסתברות להתרחשות. הימנעות דורשת שינוי בתוכנית הפרויקט כדי לסלק את הסיכון השלילי או לבודד את מטרות הפרויקט מהשלכות הסיכון.
שיכוך/הקטנה Mitigation - צמצום ההסתברות לאירוע ו/או השפעתו על הפרויקט.
העברה Transfer - העברת הסיכון אל צד שלישי כולל העברת האחריות למענה.
השלמה/קבלה/אימוץ Acceptance - החלטה להכיר בסיכון ולהתקדם בפרויקט ללא טיפול מהותי. מצב זה מתקבל כאשר מוחלט לא לשנות את תכנית הפרויקט (זמן/תכולה...) או שאין שום אסטרטגיית מענה אחרת.
עבור כל מענה לסיכון, חשוב להגדיר מי הגורם האחראי לביצוע הפעולות הרלוונטיות וגם תאריך יעד להשלמה.

דוגמא:

risk3

טיפ: מענה לסיכון חייב להתאים לחשיבות הסיכון, להיות תכליתי (יעיל) מבחינת העלות, להיות מוסכם על בעלי העניין ולהתבצע במועד הדרוש.

בקרה
בקרה היא תהליך מחזורי והיא מתקיימת עד לסיום הפרויקט. בתהליך זה עליך לדאוג ליישום תכניות המענה לסיכונים, להשגיח על סיכונים שזוהו, לעקוב אחר סיכונים שטופלו ואף לזהות ולהעריך סיכונים חדשים. בנוסף, עליך לבחון יחד עם הצוות את הצלחת תהליכי ניהול הסיכונים לאורך הפרויקט.
קבע מבעוד מועד ישיבות מחזוריות בפרקי זמן מוגדרים (כל שבוע / שבועיים...בהתאם לפרויקט) בהן תדון יחדיו עם הצוות שהגדרת בפעילויות ניהול הסיכונים השונות.

טיפ: דאג לתעד בארכיון סיכונים שזוהו ותוחקרו (שהתממשו או שנמנעו) לטובת פרויקטים אחרים.

סיכום
ניהול סיכונים הוא תחום רחב וסקרנו אותו כאן ממש רק על קצה המזלג. מגוון הכלים השיטות ומגוון האפשרויות לניהול התהליך הן רבות. החוכמה היא לדעת להתאים את תהליך הניהול לאופי הארגון ולאופי הפרויקט.

בהצלחה,

יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO
This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים

 

*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

חיפוש באתר

צור קשר

  1. שם מלא: *
  2. דואר אלקטרוני: *
  3. טלפון: *
  4. מתעניין ב:
    Invalid Input
  5. הודעה:
    Please let us know your message.
  6. אנטי-ספאם *
    Invalid Input
  7. לתקנון השימוש ומדיניות הפרטיות*נא לאשר את התקנון

המלצות

"[...] כולם התאפיינו במקצוענות, בחיוך, במענה מהיר, במוסר עבודה ובהחלט חשנו שיפור משמעותי וקיבלנו ערך מוסף גבוה ביותר משירותכם!"

ורוניקה לויפרמן

מנהלת מחלקת PMO והשקת מוצרים גלובאלית תרו תעשיות רוקחות

״תודה על עזרתכם בהדרכת מנהלי הפרויקטים שלנו ובתמיכה ושיפור תוכניות ניהול הפרויקטים שלנו.״

רון מן

מנהל פרויקטים AccuBeat

״[...] תוך זמן קצר מאוד הצליחה P.M.Team לבנות את לוח הזמנים המורכב של פרויקט צפית... אין ספק שמקצועיות מערך ה PMO - של P.M.Team תרם רבות לניהול הפרויקטים.״! "

אלון חדד

מנהל פרויקטים , כור מתכת

״ברצוננו לציין את המסירות של הצוותים, המקצוענות, הזמינות, האדיבות ואת יכולתו של מנכ״ל פי.אם.טים, מר דן ברזילי, לשבץ את הצוותים ואת האנשים המתאימים"

אלי ביטון

סמנכ״ל ביצוע חמו אהרון בע״מ

"זו השנה הרביעית בה אנו עובדים יחדיו ומסתייעים בשירותי P.M.Team. מערך ניהול הפרויקטים שהקמתם מסייע רבות לניהול הפרויקטים, תפעול ומשימות, בהתייחס לכל פרויקטי ה -IT של קבוצת Johnson and Johnson"

סער אדמוני, PMP

מנהל פרויקטי IT Omrix

״לאורך כל הדרך התאפיינתם במקצועיות, אדיבות, מהירות תגובה ואכפתיות. התכנון הניהול והבקרה שביצעתם בהתייחס ליותר מ-25 פרויקטים באתרים שונים תרמו רבות להצלחת הפרויקטים ורווחיותם״ 

אורי כהן

מנכ״ל אפקון

"ברצוני להודות על הטמעה מוצלחת של תוכנת הקלריזן שביצעה קבוצת P.M. TEAM. חברה נבדקת לא רק כאשר המסלול רץ וחלק, אלא כיצד היא מתמודדת עם אתגרים, והם אכן עמדו בכך"

שגיב עמית

מהנדס ב- CONCEPT

 ״...פרויקט שדרוג מערכת ה Project Server. מתחילת התהליך צוות הפרויקט מטעם P.M. Team שידר מקצועיות, אחריות ומחויבות לפרויקט. תכונות אלו היו קריטיות להצלחת הפרויקט למרות הקשיים שנתקלו בהם במהלך הדרך."

ודים בייגל, PMP

מנהל צוות ה PMO, אגף מערכות מידע, חברת הפניקס

"שירותי ניהול הפרויקטים של חברת P.M. TEAM היו מצוינים. עבודתו של דן התאפיינה בהשתלבות מהירה, מקצוענות, יצירתיות, יחסי אנוש מצוינים ובתוצאות מעולות."

ערן ברגיל

מנהל פרויקטים בכיר, MICRON

"תוך זמן קצר ביותר הצליחה P.M. TEAM לבסס תהליכים מסודרים לתכנון ובקרת פרויקטים, להקים מערך EPM ולשפר משמעותית את תהליכי ניהול הפרויקטים. פעילותה התאפיינה בערך מוסף מוחשי, פרקטי תוך שמירה על מקצוענות ונועם הליכות."

רותם רגב

מנהל פרויקטים, SIEMENS

 ״למרות שהשתלבתם בפרויקטים לאחר תחילתם, הצלחתם להתארגן בזריזות ולהקים מערך PMO מוצלח ויעיל בפרק זמן קצר ביותר. השירות שסיפקתם אופיין במקצוענות, חיוך, זמן תגובה מהיר ומסירות רבה.״

דני סוויסה

מנהל תפעול באל-מור חשמל

"דן תרם רבות להטמעת מערכת כנ"ף...כל זאת תוך חדוות עשייה, התלהבות ויצירת יחסי יחסי עבודה מצוינים עם המפקדים, החיילים והעמיתים שאיתם עבד."

אהוד קאוף

סא"ל, רע"ן תבל, צה"ל

"עבודת החברה אופיינה בחריצות, מקצועיות, יחסי אנוש מעולים ומעל לכל מחויבות, "ראש גדול" ומענה יעיל ומהיר לכל צורך שעלה ובכך סייעה לי לנהל את הפרויקטים המורכבים והמאתגרים שבתחום אחריותי."

רון חביב

ניהול ופיקוח פרויקטים

״התרשמתי שחברת פי. אמ. טים בע״מ, מספקת שירותי PMO, הדרכה וייעוץ בתחום ניהול הפרויקטים ברמת מומחיות גבוהה ומפגינה נסיון רב ומסירות רבה בתמיכה בתהליכי תכנון ובקרת הפרויקטים ובהכשרת מנהלי פרויקטים.״

ודים בייגל PMP

תכנון ובקרה בסימנס

״במהלך עבודתי עם P.M.Team נוכחתי ביחסי אנוש המעולים, במקצועיות הרבה והידע המקצועי רחב ההיקף בתחומי ניהול הפרויקטים יחד עם יכולת נדירה לחבר בין מתודולוגיות ניהול פרויקטים ליישומי תוכנה לצורך ניהול הפרויקטים עצמם.״

רחל הדס

מנהלת מוצר בקלריזן

"... שירותי PMO מקצועיים והסיוע הרב שאתה והצוות שלך מפי.אמ.טים סיפקתם לנו, הן בתכנון ובקרה של תכניות העבודה ב MS-Project והן בתכנון, בקרה וניהול של סיכונים בפרויקטים של כדורי הנדסה״

אורי בן ציון

מנכ״ל כדורי הנדסה בע״מ

" היי דן ,  בפרויקט זה נעזרנו בשירותכם ליצירת לו"ז לפרויקט בנייה מורכב ב- MSP. הזמינות, המקצועיות והמהירות שבה בוצעה העבודה היו נהדרים, יישר כוח "

קובי בנישו, מנהל פרויקטים

סטלה פרויקטים בע"מ 

 

Senior Course for the construction of infrastructure projects
Course project management information systems projects
pmp

לקוחות החברה

"כשיוצאים מגיעים למקומות נפלאים"
ד"ר סוס