Logo Hebrew

האם לפעמים אתם מרגישים "עבדים" של תוכנת Microsoft Project? האם תחזוק התכנית מייגעת אתכם?  להלן טיפים שיעזרו לכם לבדוק את הקובץ שלכם ולהתחיל לעבוד בצורה יעילה וזריזה.
לפני התחלת עבודה, יש להגדיר את הנושאים הבאים:
1. שהקובץ במצב של תזמון אוטומטי.
2. שלוח השנה מוגדר בכל המקומות הרלוונטיים.

בעת עבודה שוטפת עם הקובץ יש לבדוק:
1. משימות במצב תזמון אוטומטי, במידה ולא- לתזמן אוטומטית.HELPFUL TIPS
2. הגדרות לוח שנה, במידה אם לא הוגדר, להגדיר אותו.
3. לבדוק שאין סימני שאלה על ה Duration.
4. בדיקת פעילויות עוקבות, במידה ואין להוסיף.
5. עדכון קשרים.
6. להוסיף Project summery task, ולבצע בקרה בעזרתו (על תאריך מהעמודות Start ,Finish ו-Duration).
אז בואו נתחיל...
תחילת העבודה, יש להעביר את התזמון של התוכנה, למצב אוטומטי:
חישוב אוטומטי מתזמן את הפעילות לפי עקרון As Soon As Possible ונותן לפעילות באופן אוטומטי תאריך התחלה, משך ביצוע של 1 יום ותאריך סיום (יש לעדכן משך הביצוע הנכון אח"כ).
חישוב ידני אינו נותן אף ערך של תאריך התחלה, משך ביצוע ותאריך סיום לפעילות ומאפשר למשתמש להקליד בעצמו.
INFO החל מגרסת 2013, בתחתית המסך ניתן למצוא את האפשרות MANUALLY SCHEDULED אנו נעדיף להשתמש בתזמון אוטומטי אשר יפעיל את המנגנון החישובי של התוכנה.
בחר את האופציה של חישוב אוטומטי ע"י לחיצה בתחתית המסך תפתח חלונית קטנה בה ניתן לבחור בין חישוב תזמון אוטומטי לבין חישוב תזמון ידני של הפעילויות העתידיות:

AUTO SCHEDULED

 לאחר מכן יש להגדיר את לוח השנה, המשקף לנו את פעילות הפרויקט, כמובן אם יש לנו משאבים שעובדים לפי לוחות שנה שונים, ניתן להגדיר זאת בנפרד, אבל כעת נגדיר לוח שנה עבור כלל הפרויקט.
המלצה שלי, היא לא ליצור לוח שנה בשם חדש, אלא לשנות את לוח השנה הסטנדרטי, הוא מוגדר כברירת המחדל של הפרויקט ובהגדרות נוספות של המערכת. אם נשנה את שמו, יש לשנות את ההגדרות של לוח השנה החדש בעוד 3 מקומות (בתצוגה, בלוח השנה הראשי של הפרויקט וכלוח שנה הבסיס של משאב).

יש להגדיר שבוע עבודה תואם (ימים ושעות) ואת כל החגים והשנים שרלוונטיות לפרויקט (בתאריכים נכונים ובציון שמות החגים).
א. בחר לשונית Project , לחץ על Change Working Time
ב. לחץ Work Weeks, בחר Details
ניתן לראות בחלונית את זמני העבודה שהוגדרו בקובץ, עבור שינוי שעות העבודה לפי ימים יש לבחור Set day(s) to these specific working times :

WORKINK CALANDER

עבור בחירה מרובה של ימים יש ללחוץ Ctrl על המקלדת, שנה את הזמנים ולאחר מכן, לחץ OK.
ג. עבור ימים שלא עובדים קבוע (כמו שבת) יש לבחור Set days to nonworking time .
הגדרת חגים, או מילואים וכד', יש לבחור בלשונית Exceptions, לתת שם למשל, חג פסח ולבחור תאריך עד תאריך בהם יש חופש, או חצי יום עבודה.
הגדרה נכונה של לוח השנה, בעלת חשיבות עצומה, מכיוון שאנו רוצים לראות את התמונה האמיתית של הפרויקט, ואם נשבץ משאב ביום שהוא "לא יום עבודה", אנו עלולים לחשוב שאנו עומדים בזמן, כשלמעשה אנו עשויים לאחר במסירת הפרויקט.
לצפיה בסרטון על: יצירת לוח שנה חדש לפרויקט.
בעבודה השוטפת אנו נבדוק שאכן המשימות במצב תזמון אוטומטי, במידה והן לא, מסתכלים על עמודת מצב פעילות Task Mode, כאשר פעילות בתזמון ידני יופיע סמל של נעץ, עם או בלי סימן שאלה:MANUALLY ICONMANUALLY ICON2 . ניתן לשנות את הפעילויות שמתוזמנות באופן ידני ע"י גרירה של הסמל AUTO ICON או ע"י סימון הפעילות, מלשונית Task, לחץ Auto Schedule :

AUTO SCHEDULED2

בדיקת סימני שאלה על ה Duration : יש לבדוק שאין סימני שאלה על ה Duration, כאשר ישנו סימן שאלה על עמודת ה Duration, בעצם הכוונה למשך משוער, נראה זאת בעמודת Estimated , יהיה מסומן ב- yes, ולכן על מנת לשנות את סימני השאלה, יש לפעיל מסנן על עמודת Estimated, ולשנות את ה Duration ע"י הזנת משכים ללא סימני שאלה.

DURATION ESTIMATED

בדיקת פעילויות עוקבות: יש לבדוק ולוודא שלכל הפעילויות (למעט ערסלים ופעילות סיום הפרויקט) יש פעילויות עוקבות, בבדיקה זו יש להתייחס לאבני דרך ופעילויות. ויש לוודא שערסלים אינם מקושרים לפעילויות ולערסלים אחרים. פעולה זו היא בין החשובות, מכיוון שהיא מאפשרת לעלות על טעויות בקלות, ואם אין לכל הפעילויות פעילות עוקבת, הנתיב קריטי שהתוכנה תראה עלול להיות שגוי. לצורך הבדיקה יש לסנן לפי עמודה של פעילויות עוקבות- Predecessors.
עדכון קשרים: קיימים 4 סוגי קשרי גומלין בין פעילויות (תזמון משימות)-

1. Finish to Start (סיום-התחלה) - ניתן להתחיל פעילות רק לאחר סיום קודמתה.
2. Start to Start (התחלה-התחלה) - ניתן להתחיל פעילות רק לאחר תחילת קודמתה.
3. Finish to Finish (סיום-סיום) - לא ניתן לסיים פעילות לפני סיום קודמתה.
4. Start to Finish (התחלה-סיום) - לא ניתן לסיים פעילות לפני התחלת קודמתה.
Lag – השהייה חיובית מלאכותית בין שתי פעילויות בעלות קשר.
Lead – השהייה שלילית (חפיפה) מלאכותית בין שתי פעילויות בעלות קשר.

ניתן לפצל את המסך לשניים וזאת על מנת לאפשר עבודה קלה או יעילה יותר, ע"י עדכון הקשרים דרך מסך מפוצל בלשונית VIEW סמן וי VI על Details:

Predecessors Successors

יש ללחוץ על קליק ימניR CLICK , על המסך שהופיע למטה ולבחור Predecessors & Successors .
דרך נוספת לעדכן קשרים היא בעמודות פעילויות מקדימות ועוקבות ,Predecessors Successors.
ניתן להזין את ה- ID של הפעילות הקשורה ישירות לתא ה- Predecessors (קשרים מקדימים) של הפעילות השנייה, ברירת המחדל של המערכת אם לא מציינים את סוג הקשר הוא Finish to Start (סיום-התחלה) . לדוגמא, אם פעילות B באה רק לאחר שפעילות A מסתיימת, ניתן להזין את ערך ה-ID של פעילות A בעמודת ה- Predecessors של פעילות B:

UPDATE

 במידה ומעוניינים בסוג אחר שם קשר, מקלידים לאחר הזנת ID של הפעילות למשל 11FF, אז סוג הקשר הוא Finish to Finish (סיום-סיום). אם רוצים להוסיף השהיה, יש להוסיף בפלוס + או במינוס - , ולציין את יחידות הזמן, למשל 11FF-10 days, שהמשמעות שפעילות B מסיימת את פעילותה 10 ימים לפני סיום A.

להוסיף Project summery task, ולבצע בקרה בעזרתו :על תאריך מהעמודות Start ,Finish ו-Duration. ניתן להוסיפו בלשונית Format, לסמן וי VI ליד Project summery task.

בהצלחה!

כתבו:
דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים

יוליה זוזוק, MBA, BSc


 *המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

 

 

חיפוש באתר

צור קשר

  1. שם מלא: *
  2. דואר אלקטרוני: *
  3. טלפון: *
  4. מתעניין ב:
    Invalid Input
  5. הודעה:
    Please let us know your message.
  6. אנטי-ספאם *
    Invalid Input
  7. לתקנון השימוש ומדיניות הפרטיות*נא לאשר את התקנון

המלצות

"[...] כולם התאפיינו במקצוענות, בחיוך, במענה מהיר, במוסר עבודה ובהחלט חשנו שיפור משמעותי וקיבלנו ערך מוסף גבוה ביותר משירותכם!"

ורוניקה לויפרמן

מנהלת מחלקת PMO והשקת מוצרים גלובאלית תרו תעשיות רוקחות

״תודה על עזרתכם בהדרכת מנהלי הפרויקטים שלנו ובתמיכה ושיפור תוכניות ניהול הפרויקטים שלנו.״

רון מן

מנהל פרויקטים AccuBeat

״[...] תוך זמן קצר מאוד הצליחה P.M.Team לבנות את לוח הזמנים המורכב של פרויקט צפית... אין ספק שמקצועיות מערך ה PMO - של P.M.Team תרם רבות לניהול הפרויקטים.״! "

אלון חדד

מנהל פרויקטים , כור מתכת

״ברצוננו לציין את המסירות של הצוותים, המקצוענות, הזמינות, האדיבות ואת יכולתו של מנכ״ל פי.אם.טים, מר דן ברזילי, לשבץ את הצוותים ואת האנשים המתאימים"

אלי ביטון

סמנכ״ל ביצוע חמו אהרון בע״מ

"זו השנה הרביעית בה אנו עובדים יחדיו ומסתייעים בשירותי P.M.Team. מערך ניהול הפרויקטים שהקמתם מסייע רבות לניהול הפרויקטים, תפעול ומשימות, בהתייחס לכל פרויקטי ה -IT של קבוצת Johnson and Johnson"

סער אדמוני, PMP

מנהל פרויקטי IT Omrix

״לאורך כל הדרך התאפיינתם במקצועיות, אדיבות, מהירות תגובה ואכפתיות. התכנון הניהול והבקרה שביצעתם בהתייחס ליותר מ-25 פרויקטים באתרים שונים תרמו רבות להצלחת הפרויקטים ורווחיותם״ 

אורי כהן

מנכ״ל אפקון

"ברצוני להודות על הטמעה מוצלחת של תוכנת הקלריזן שביצעה קבוצת P.M. TEAM. חברה נבדקת לא רק כאשר המסלול רץ וחלק, אלא כיצד היא מתמודדת עם אתגרים, והם אכן עמדו בכך"

שגיב עמית

מהנדס ב- CONCEPT

 ״...פרויקט שדרוג מערכת ה Project Server. מתחילת התהליך צוות הפרויקט מטעם P.M. Team שידר מקצועיות, אחריות ומחויבות לפרויקט. תכונות אלו היו קריטיות להצלחת הפרויקט למרות הקשיים שנתקלו בהם במהלך הדרך."

ודים בייגל, PMP

מנהל צוות ה PMO, אגף מערכות מידע, חברת הפניקס

"שירותי ניהול הפרויקטים של חברת P.M. TEAM היו מצוינים. עבודתו של דן התאפיינה בהשתלבות מהירה, מקצוענות, יצירתיות, יחסי אנוש מצוינים ובתוצאות מעולות."

ערן ברגיל

מנהל פרויקטים בכיר, MICRON

"תוך זמן קצר ביותר הצליחה P.M. TEAM לבסס תהליכים מסודרים לתכנון ובקרת פרויקטים, להקים מערך EPM ולשפר משמעותית את תהליכי ניהול הפרויקטים. פעילותה התאפיינה בערך מוסף מוחשי, פרקטי תוך שמירה על מקצוענות ונועם הליכות."

רותם רגב

מנהל פרויקטים, SIEMENS

 ״למרות שהשתלבתם בפרויקטים לאחר תחילתם, הצלחתם להתארגן בזריזות ולהקים מערך PMO מוצלח ויעיל בפרק זמן קצר ביותר. השירות שסיפקתם אופיין במקצוענות, חיוך, זמן תגובה מהיר ומסירות רבה.״

דני סוויסה

מנהל תפעול באל-מור חשמל

"דן תרם רבות להטמעת מערכת כנ"ף...כל זאת תוך חדוות עשייה, התלהבות ויצירת יחסי יחסי עבודה מצוינים עם המפקדים, החיילים והעמיתים שאיתם עבד."

אהוד קאוף

סא"ל, רע"ן תבל, צה"ל

"עבודת החברה אופיינה בחריצות, מקצועיות, יחסי אנוש מעולים ומעל לכל מחויבות, "ראש גדול" ומענה יעיל ומהיר לכל צורך שעלה ובכך סייעה לי לנהל את הפרויקטים המורכבים והמאתגרים שבתחום אחריותי."

רון חביב

ניהול ופיקוח פרויקטים

״התרשמתי שחברת פי. אמ. טים בע״מ, מספקת שירותי PMO, הדרכה וייעוץ בתחום ניהול הפרויקטים ברמת מומחיות גבוהה ומפגינה נסיון רב ומסירות רבה בתמיכה בתהליכי תכנון ובקרת הפרויקטים ובהכשרת מנהלי פרויקטים.״

ודים בייגל PMP

תכנון ובקרה בסימנס

״במהלך עבודתי עם P.M.Team נוכחתי ביחסי אנוש המעולים, במקצועיות הרבה והידע המקצועי רחב ההיקף בתחומי ניהול הפרויקטים יחד עם יכולת נדירה לחבר בין מתודולוגיות ניהול פרויקטים ליישומי תוכנה לצורך ניהול הפרויקטים עצמם.״

רחל הדס

מנהלת מוצר בקלריזן

"... שירותי PMO מקצועיים והסיוע הרב שאתה והצוות שלך מפי.אמ.טים סיפקתם לנו, הן בתכנון ובקרה של תכניות העבודה ב MS-Project והן בתכנון, בקרה וניהול של סיכונים בפרויקטים של כדורי הנדסה״

אורי בן ציון

מנכ״ל כדורי הנדסה בע״מ

" היי דן ,  בפרויקט זה נעזרנו בשירותכם ליצירת לו"ז לפרויקט בנייה מורכב ב- MSP. הזמינות, המקצועיות והמהירות שבה בוצעה העבודה היו נהדרים, יישר כוח "

קובי בנישו, מנהל פרויקטים

סטלה פרויקטים בע"מ 

 

Senior Course for the construction of infrastructure projects
Course project management information systems projects
pmp

לקוחות החברה

"כשיוצאים מגיעים למקומות נפלאים"
ד"ר סוס