Logo Hebrew

הארגון גדל, כמות הפרויקטים גדלה ואיתם הצורך בניהול יעיל ואיכותי יותר של הפרויקטים? פרויקטים רבים בארגון נכשלים ואין ניהול יעיל של הפורטפוליו הארגוני? הגיע הזמן לחשוב על הקמת משרד PMO!

הצלחה וכישלון פרויקטים
בכל רגע נתון מתקיימים בעולם מיליוני פרויקטים, בתחומים ובהיקפים שונים, אך לכולם יש מכנה אחד משותף – הרצון להצליח. מחקרים (Standish Group ואחרים) רבים ומקיפים בדקו את גורמי ההצלחה והכישלון של פרויקטים ומצאו כי כרבע עד שליש מהפרויקטים נכשלים. ומה קורה עם שאר הפרויקטים? חלקם מצליחים וחלקם נעים בין כישלון להצלחה. מה לדעתכם הסיבות לכישלונות הללו? בין הסיבות ניתן למצוא גורמים כגון חוסר בתמיכת הנהלה, חוסר מעורבות בעלי עניין, מטרות עסקיות לא ברורות, מנהל פרויקטים לא מנוסה, דרישות או תכולה לא מלאה, צוות פרויקט לא מיומן ועוד.

מה זה PMO?
PMO - Project Management Office הינה יחידה ארגונית אשר נועדה לסייע בניהול פרויקטי הארגון. תפקידיה, תחומי אחריותה וגודלה של יחידת ה- PMO משתנים לפי הצורך ולפי הארגון בה היא פועלת אך תפקידה העיקרי והמשותף בכולם היא להיות זרוע אחראית על תהליכי התכנון והבקרה של הפעילות הפרויקטאלית בארגון. יחידת PMO איכותית לא תדאג רק לעדכון לוחות הזמנים, לניהול תקציב הפרויקט ולהפקת דוחות אלא תהיה מעורבות גם בבחירת הפרויקטים הפוטנציאליים עבור הארגון על מנת למקסם את הרווח. בנוסף, ה- PMO מרכז את הידע המקצועי בתחום ניהול הפרויקטים ונועד לשפר את היכולת והפרקטיקה של ניהול הפרויקטים בארגון על מנת להביא לשיפור בביצועי הפרויקטים ולהזניק את הארגון קדימה.

איך יודעים שצריך PMO?
כמו בתחום הרפואה, גם כאן ניתן למצוא סימפטומים מקדימים המצביעים על הבעיה הראשית, להלן חלק מהם:

• מטרות הפרויקט ו/או הדרישות לפרויקט אינן ברורות
• תכנון הפרויקט לקוי או חסר
• הדרכות לעובדים אינן מספקות תוצאות
• ניהול משאבים לא יעיל או חוסר במשאבים/עומס על המשאבים
• שינוי במחויבותו של מוביל הפרויקט או בצרכי הארגון
• ניהול פורטפוליו לקוי וחסר שליטה על הפרויקטים הארגוניים
• לא ניתן למנף שיטות עבודה מומלצות הטובות
• אין עקביות בהתנהלות הפרויקטאלית – עדכונים, דיווחים, פגישות
• חוסר בסטנדרטים ומדיניות שמובילים לחוסר יעילות מוגברת
• ועוד

שינוי ארגוני משמעותי
הכרת הצורך בפונקציה ארגונית חדשה היא צעד משמעותי אך עדיין קטן. זהו שינוי ארגוני משמעותי, שאינו קל להשגה ואף יתכן שיתקל בהתנגדויות וקשיים רבים. מעבר לכך, לא קל להמחיש את הערך של כזה שינוי, במיוחד כאשר מדובר בשינוי מצבת כוח האדם והקצאת המשאבים השונים לניהול יחידה ארגונית. הקמת משרד PMO נחשבת להשקעה והחזר ההשקעה (ROI) של משרד זה צריך להימדד במושגי שיפור ביצועים של פרויקטי הארגון. לעיתים, ניתן למדוד החזר השקעה זו גם בצורה של מניעת או הפחתת עלויות כתוצאה ישירה מירידה בכישלון פרויקטים, הפחתה במספר הטעויות או שיטות עבודה שאינן יעילות שונות בהן מטפל ה- PMO ולהן הוא אחראי.

תכנית הקמה
החלטתם להקים יחידת PMO בארגון שלכם. רק רגע! לפני שאתם רצים קדימה, עליכם לחשוב ולהגדיר מספר נושאים.

הגדרת הייעוד
לאיזו מטרה ראשית אתם רוצים להקים משרד לניהול פרויקטים (Project Management Office)? נסו לנסח את הייעוד של יחידת ה- PMO שלכם. אפשרויות שונות יכולות להיות:

1 - לספק תמיכה ניהולית ואדמיניסטרטיבית כוללת לפרויקטים הארגוניים
2 - להקים ולבקר את הביצוע של מתודולוגיית ניהול הפרויקטים של הארגון
3 - לספק תמיכה מקיפה לניהול הפורטפוליו הארגוני ולכל מנהלי הפרויקטים בארגון לפי צורך (תכנון, בקרה, ניהול)

יתכן כי תרצו לשלב בין שלוש הדוגמאות. שימו לב כי הדוגמא הראשונה מתארת פונקציה פאסיבית לעומת הדוגמא השלישית שמתארת פונקציה בעלת יותר תחומי אחריות. בנוסף, קחו בחשבון כי למילים יש כוח ויתכן שהגדרה בצורה מסוימת, יכולה לפתח אנטגוניזם מצד מנהלי הפרויקטים או העובדים בארגון.

הגדרת יעדים
כמו לכל כוח משימה, גם כאן עליכם להגדיר מהם היעדים של משרד ה- PMO. שימו לב כי יעדים צריכים להיות מוגדרים לפי מספר קריטריונים: יעד בר השגה, ברור לכולם, ניתן למדידה. היעד יכול להיות מוגדר בצורה כמותית או בצורה איכותית. דוגמאות ליעדים למשרד לניהול פרויקטים יכולים למשל להיות:

• להעמיק את הידע ולשפר את יכולות הניהול של מנהלי הפרויקטים
• לעזור למנהלי הפרויקטים להפיק ערך
• להגדיל את אחוז ההצלחה של הפרויקטים הארגוניים
• להגיע לבשלות בגרות בניהול פרויקטים (ראה מודל בגרות ®OPM3 או מודל ®CMMI)

הגדרת תחומי אחריות
האם תכנון ועדכון לוחות זמנים לפרויקטים מספיקים לכם בתור תחום אחריות למשרד ה- PMO? במקרה זה יתכן שאינכם צריך יחידה כזו. הערך המוסף של המשרד לניהול פרויקטים יכול להיות משמעותי ביותר לו רק תינתן לו האפשרות וההזדמנות לעסוק בתחומי האחריות הפרויקטאליים של הארגון. תחומי אחריות אלה יכולים להיות רבים ומגוונים, להלן חלק נכבד מהם:

תכנון ובקרת תכולות עבודה; תכנון, עדכון ובקרת לוחות זמנים הכולל איתור בעיות וביצוע הערכות; קיום פגישות תכנון ובקרה, הובלת ועדות היגוי; יישום בקרה ואכיפה של סטנדרטים; בחירת פרויקטים לפורטפוליו הארגוני; הכנת הצעות מחיר; תכנון ובקרת תקציב ותזרים ;הערכת והטמעת כלים לניהול פרויקטים; הכנות ל- ;RFPהדרכה ופיתוח מתודולוגיה לניהול פרויקטים; יישום מדיניות וסטנדרטים; סיוע, ייעוץ, הכשרה והנחייה למנהלי פרויקטים; תכנון ובקרה של תקציב הפרויקט למול עלויות הפרויקט והכנסות הפרויקט; הכנת דוחות סטאטוס תקופתיים; ניהול שינויים (Change Management) והובלת ישיבות ניהול שינויים (CCB); תכנון וניהול משאבים חוצי ארגון בהתאם לסדרי העדיפויות ותוך התחשבות בעומסי משאבים; מעקב אחר התקדמות הפרויקט והרמת "דגלים" אדומים מבעוד מועד; בניית מדדים (KPIs); ניהול סיכונים, כולל זיהוי סיכונים, ניתוחם, תכנון והפעלת תוכניות פעולה, פעולות מונעות ופעולות מתקנות; מענה למכרזים וכתיבת ; RFPאינטגרציה בין פרויקטים ותוכניות – Portfolio / Program Management.

אם המשרד לניהול פרויקטים שלכם רק עכשיו מוקם, אין מה למהר ולהעמיס עליו – נסו להגדיר מספר תחומי אחריות מצומצמים ורק לאחר צבירת ניסיון תוכלו להאציל סמכויות נוספות.

תכנית הקמה
הקמת יחידת PMO הוא פרויקט לכל דבר. אחד השלבים בהם צריך לעבור הוא חקר מצב קיים. זהו השלב שבו למעשה עליכם לשאול מספר שאלות: 1. היכן נמצא הארגון מבחינת הגישה לניהול הפרויקטים שלו? שאלה זו טומנת בחובה את מצב המוכנות של הנהלת הארגון, רמת הבשלות הנוכחית של ניהול הפרויקטים בארגון ורמת היישום של הפרקטיקה. 2. לאן ברצונכם להגיע? 3. איך תגיעו לשם? ולבסוף – 4. עד כמה הצלחתם? ההבדלים בין השאלה הראשונה לשאלה השנייה מעידים על הפער הקיים בארגון. שלב ההקמה הינו השלב הקשה יותר שכן הוא טומן בחובו צורך בידע וניסיון הן בפן המתודולוגי של עולם ניהול הפרויקטים והן בפן המעשי בו דרוש ניסיון בהקמת יחידות ארגוניות בתחום ספציפי זה. חבלי הלידה של תהליך ההקמה יכולים להיות ארוכים וקשים עד להגעה ל"מנוחה" ולשלב בו ה- PMO מתפקד בצורה שוטפת. מומלץ לבצע תקופת פיילוט בה תלווה היחידה מספר פרויקטים ספציפיים בארגון ולאחר מכן בהדרכה יכנסו עוד ועוד פרויקטים תחת אחריותה.
גורמים אשר יתרמו להצלחת הקמת המשרד לניהול פרויקטים יהיו בין היתר:
סבלנות, מנהיגות, גישה חיובית ומערכתית, שיתוף ושקיפות, ניהול ידע ארגוני, תקשורת.

חברת P.M. Team Ltd מתמחה בהקמה וניהול משרדי PMO ובשילוב של כלי תכנון ובקרה לניהול פרויקטים: MS Project / Project Server, Clarizen ו- Primavera בהתאם לצרכי הארגון, , כולל אפיון ופיתוח כלי עזר שאינם במסגרת יכולות מוצר המדף.
בהצלחה,

יניב לוי צדק, PMP
מנהל פרויקטים ו- PMO
This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP
מנכ"ל ומנהל פרויקטים

*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
*המאמר מבוסס בחלקו על מאמר של Cutter Consortium – How to establish a project support office: A practical guide to growth and development.

חיפוש באתר

צור קשר

  1. שם מלא: *
  2. דואר אלקטרוני: *
  3. טלפון: *
  4. מתעניין ב:
    Invalid Input
  5. הודעה:
    Please let us know your message.
  6. אנטי-ספאם *
    Invalid Input
  7. לתקנון השימוש ומדיניות הפרטיות*נא לאשר את התקנון

המלצות

"[...] כולם התאפיינו במקצוענות, בחיוך, במענה מהיר, במוסר עבודה ובהחלט חשנו שיפור משמעותי וקיבלנו ערך מוסף גבוה ביותר משירותכם!"

ורוניקה לויפרמן

מנהלת מחלקת PMO והשקת מוצרים גלובאלית תרו תעשיות רוקחות

״תודה על עזרתכם בהדרכת מנהלי הפרויקטים שלנו ובתמיכה ושיפור תוכניות ניהול הפרויקטים שלנו.״

רון מן

מנהל פרויקטים AccuBeat

״[...] תוך זמן קצר מאוד הצליחה P.M.Team לבנות את לוח הזמנים המורכב של פרויקט צפית... אין ספק שמקצועיות מערך ה PMO - של P.M.Team תרם רבות לניהול הפרויקטים.״! "

אלון חדד

מנהל פרויקטים , כור מתכת

״ברצוננו לציין את המסירות של הצוותים, המקצוענות, הזמינות, האדיבות ואת יכולתו של מנכ״ל פי.אם.טים, מר דן ברזילי, לשבץ את הצוותים ואת האנשים המתאימים"

אלי ביטון

סמנכ״ל ביצוע חמו אהרון בע״מ

"זו השנה הרביעית בה אנו עובדים יחדיו ומסתייעים בשירותי P.M.Team. מערך ניהול הפרויקטים שהקמתם מסייע רבות לניהול הפרויקטים, תפעול ומשימות, בהתייחס לכל פרויקטי ה -IT של קבוצת Johnson and Johnson"

סער אדמוני, PMP

מנהל פרויקטי IT Omrix

״לאורך כל הדרך התאפיינתם במקצועיות, אדיבות, מהירות תגובה ואכפתיות. התכנון הניהול והבקרה שביצעתם בהתייחס ליותר מ-25 פרויקטים באתרים שונים תרמו רבות להצלחת הפרויקטים ורווחיותם״ 

אורי כהן

מנכ״ל אפקון

"ברצוני להודות על הטמעה מוצלחת של תוכנת הקלריזן שביצעה קבוצת P.M. TEAM. חברה נבדקת לא רק כאשר המסלול רץ וחלק, אלא כיצד היא מתמודדת עם אתגרים, והם אכן עמדו בכך"

שגיב עמית

מהנדס ב- CONCEPT

 ״...פרויקט שדרוג מערכת ה Project Server. מתחילת התהליך צוות הפרויקט מטעם P.M. Team שידר מקצועיות, אחריות ומחויבות לפרויקט. תכונות אלו היו קריטיות להצלחת הפרויקט למרות הקשיים שנתקלו בהם במהלך הדרך."

ודים בייגל, PMP

מנהל צוות ה PMO, אגף מערכות מידע, חברת הפניקס

"שירותי ניהול הפרויקטים של חברת P.M. TEAM היו מצוינים. עבודתו של דן התאפיינה בהשתלבות מהירה, מקצוענות, יצירתיות, יחסי אנוש מצוינים ובתוצאות מעולות."

ערן ברגיל

מנהל פרויקטים בכיר, MICRON

"תוך זמן קצר ביותר הצליחה P.M. TEAM לבסס תהליכים מסודרים לתכנון ובקרת פרויקטים, להקים מערך EPM ולשפר משמעותית את תהליכי ניהול הפרויקטים. פעילותה התאפיינה בערך מוסף מוחשי, פרקטי תוך שמירה על מקצוענות ונועם הליכות."

רותם רגב

מנהל פרויקטים, SIEMENS

 ״למרות שהשתלבתם בפרויקטים לאחר תחילתם, הצלחתם להתארגן בזריזות ולהקים מערך PMO מוצלח ויעיל בפרק זמן קצר ביותר. השירות שסיפקתם אופיין במקצוענות, חיוך, זמן תגובה מהיר ומסירות רבה.״

דני סוויסה

מנהל תפעול באל-מור חשמל

"דן תרם רבות להטמעת מערכת כנ"ף...כל זאת תוך חדוות עשייה, התלהבות ויצירת יחסי יחסי עבודה מצוינים עם המפקדים, החיילים והעמיתים שאיתם עבד."

אהוד קאוף

סא"ל, רע"ן תבל, צה"ל

"עבודת החברה אופיינה בחריצות, מקצועיות, יחסי אנוש מעולים ומעל לכל מחויבות, "ראש גדול" ומענה יעיל ומהיר לכל צורך שעלה ובכך סייעה לי לנהל את הפרויקטים המורכבים והמאתגרים שבתחום אחריותי."

רון חביב

ניהול ופיקוח פרויקטים

״התרשמתי שחברת פי. אמ. טים בע״מ, מספקת שירותי PMO, הדרכה וייעוץ בתחום ניהול הפרויקטים ברמת מומחיות גבוהה ומפגינה נסיון רב ומסירות רבה בתמיכה בתהליכי תכנון ובקרת הפרויקטים ובהכשרת מנהלי פרויקטים.״

ודים בייגל PMP

תכנון ובקרה בסימנס

״במהלך עבודתי עם P.M.Team נוכחתי ביחסי אנוש המעולים, במקצועיות הרבה והידע המקצועי רחב ההיקף בתחומי ניהול הפרויקטים יחד עם יכולת נדירה לחבר בין מתודולוגיות ניהול פרויקטים ליישומי תוכנה לצורך ניהול הפרויקטים עצמם.״

רחל הדס

מנהלת מוצר בקלריזן

"... שירותי PMO מקצועיים והסיוע הרב שאתה והצוות שלך מפי.אמ.טים סיפקתם לנו, הן בתכנון ובקרה של תכניות העבודה ב MS-Project והן בתכנון, בקרה וניהול של סיכונים בפרויקטים של כדורי הנדסה״

אורי בן ציון

מנכ״ל כדורי הנדסה בע״מ

" היי דן ,  בפרויקט זה נעזרנו בשירותכם ליצירת לו"ז לפרויקט בנייה מורכב ב- MSP. הזמינות, המקצועיות והמהירות שבה בוצעה העבודה היו נהדרים, יישר כוח "

קובי בנישו, מנהל פרויקטים

סטלה פרויקטים בע"מ 

 

Senior Course for the construction of infrastructure projects
Course project management information systems projects
pmp

לקוחות החברה

"כשיוצאים מגיעים למקומות נפלאים"
ד"ר סוס