מה לי ולניהול פרויקטים?
איך ניתן להתמודד עם התקורות הנדרשות לניהול הפרויקט כאשר כל מרצי במהלך היום מופנה למתן שירות לפרויקטים, תחזוקת מערכות וטיפול בתקלות?
פרויקטים? אצלי? אני מנהל הכל בשוטף – אין אצלי פרויקטים.
אלה הם דוגמאות לדברים שנאמרו טרם תחילת ביצוע תהליכי הטמעת ניהול פרויקטים במערך תפעול תשתיות ואבטחת מידע בחברת הביטוח "הפניקס" – אגף מערכות מידע.
בכל ארגון בינוני או גדול קיימים גופי תפעול ותשתיות.
המכנה המשותף הבולט שלהם מתמקד בראש ובראשונה בהיותם יחידות רוחביות המספקות שירות.
גודלם נקבע בהתאם לצרכי הארגון ומשתנה בהתאם להיקף הפעילות אותה מוביל ומנהל הארגון, תפקידם המרכזי הוא לדאוג לרצף ולהמשכיות עסקית, משמעות הדבר היא שכל מערכות הארגון תקינות, זמינות ומאפשרות את הפקת התוצרים העסקיים עבורם הן תוכננו ופותחו.
אופי העבודה של גופים אלה, העומס הרב, זמני התגובה הנדרשים, ואילוצי המשאבים מביא ארגונים רבים להחלטה לא לנהל פרויקטים באופן מסודר ושיטתי במסגרתם אלא להתנהל כפעילות "מתגלגלת" , מתמשכת... עם שאיפה לסיום והרבה כוונות טובות.
מערך תפעול תשתיות ואבטחת מידע בחברת "הפניקס" מתמודד מידי יום עם אתגרים רבים.
גוף התשתיות מנהל את כלל תשתיות הארגון ואחראי על: תשתית חומרות, תוכנות מדף, רשת התקשורת הארגונית, טלפוניה, מערכות הפעלה, שרתים, בסיסי נתונים, אחסון וגיבוי נתונים.
גוף התשתיות מספק מענה נרחב לפרויקטים עסקיים המנוהלים באגף מערכות מידע אל מול היחידות העסקיות בארגון, בתכנון ויישום ארכיטקטורה תשתיתית. בנוסף, אחראי לטיפול בתקלות מערכתיות מורכבות.
גוף התפעול מנהל ופועל ליציבות ותקינות סביבת הייצור ואחראי על: ניהול חדר המחשב המרכזי, טיפול בתקלות בסביבת הייצור והחזרת המערכות לעבודה תקינה, ניהול מוקד התמיכה והשירות הטכניים ללקוחות קצה ובמסגרתו מוקדי תמיכה טלפונית ונציגי שירות טכני. בנוסף, גוף התפעול נותן מענה לפרויקטים עסקיים בהיבטי התפעול השונים.
גוף אבטחת המידע המנוהל במסגרת המערך אחראי על מניעת חשיפת מערכות המידע הארגוניות לסיכונים.
גוף זה מנהל מגוון תחומים ואחראי על: אבטחת מידע תשתיתי ואפליקטיבי (ניטור, חסימת אירועי א.מ), מתן מענה לפרויקטים עסקיים קרי, מוביל ומנחה פרויקטים בתכנון ויישום חסמים לצורך מניעת חשיפה וזליגת מידע רגיש מהמערכות, ביצוע פעולות שוטפות למניעת חשיפת מערכות המידע בארגון.
מעבר לכל הפעילות המתוארת לעיל (וקצרה היריעה מלהכיל..) גופים אלה מבצעים גם פרויקטים.
אילו פרויקטים מבוצעים במסגרת גופים אלה?
גופים אלה אחראים לביצוע פרויקטים מורכבים ואסטרטגיים העומדים בלב העשייה הארגונית.
פרויקט המבוצע באחד משלושת הגופים הנ"ל משפיע על כל מערכות הארגון ומעמיד אותן בסיכון גבוה.
ביצוע פרויקטים אלה דורש תכנון מדוקדק לפרטים, סנכרון, תיאום ואינטגרציה מול גורמים רבים בהם הפעלה והנעת ספקים חיצוניים אל מול הארגון, ביצוע ניסיונות מקדימים (הוכחת יכולת) טרם תחילת יישום, ביצוע יישום הדרגתי לצורך מזעור סיכונים, ביצוע בדיקות מקיפות לאחר יישום ופריסה. כל זאת נדרש לבצע במינימום הפרעה לפעילות העסקית השוטפת.
פעילות זו הינה פעילות פרויקטלית לכל דבר ועניין אשר דורשת תשומת לב ניהולית, מתודולוגיית ניהול וכלים תומכים לצורך הובלתה להצלחה.
וכאן טמון האתגר.
המערך הינו רוחבי בהגדרה ולכן את ביצוע המשימות המוגדרות במסגרת פרויקט רוחבי של המערך תופסות ודוחקות הצידה חדשות לבקרים:
- משימות המחויבות לביצוע במסגרת התחייבות לפרויקט עסקי המנוהל באגף אל מול היחידות העסקיות.
- משימות יומיומיות כגון תחזוקת מערכות, שוטף וטיפול בתקלות רוחביות.
לצורך המחשה, נשווה מצב זה להורה וילד כאשר ההורה מציב את טובת ילדו לפני טובתו האישית.
הורה יבקש לדאוג לטיפוח ילדו, אישיותו ותדמיתו ולכן יבצע פעילויות הכרוכות בקידום נושאים אלה ויעבירן לראש סדר העדיפויות ולגבי קידומו האישי, יינטה לדחות או אף לבטל תוכניות.
האתגר הניצב בפני ההורה הוא ביצוע תעדוף נכון שתכליתו לספק מענה הן לצרכי הילד והן לצרכי ההורה.
אם כך, כיצד ניתן לנהל פרויקטים אסטרטגיים ומורכבים בגוף רוחבי, אשר רואה לנגד עיניו את טובת הילד לפני טובתו האישית?
לצורך התמודדות עם האתגר הגדיר המערך תהליכי עבודה וגופי ניהול המסייעים לו לעמוד במשימותיו המבוצעות במסגרת פרויקטי המערך, משימות במסגרת פרויקט עסקי המבוצע עבור יחידה עסקית, משימות שוטפות ותחזוקה:
- הקמת יחידת פרויקטים ו- Delivery מרכזית שתכליתה היא ניהול וקידום פרויקטים פנימיים ועסקיים כאחד.
- הגדרה והטמעת תהליכי ניהול פרויקטים ושגרות ניהול מובנות במערך בשיתוף גוף ה- PMO הפועל באגף.
- הכשרת מנהלי פרויקטים הפועלים בשלושת גופי המערך השונים.
- הגדרת לקוח לפרויקטי מערכות מידע וצוותי תעדוף פרויקטים.
יחידת פרויקטים ו-Delivery
מערך תפעול תשתיות ואבטחת מידע הקים את יחידת הפרויקטים בכפיפות ישירה למנהל המערך במטרה להכיל ולנהל שלושה נושאים מרכזיים:
- ניהול פרויקטים מולטידיסיפלינרים - ניהול פרויקטים רוחביים ומורכבים המבוצעים עבור שלושת גופי המערך.
פרויקטים כדוגמת: פרויקט תשתיות להחלפת רשת התקשורת הארגונית (LAN), פרויקט תפעול לשדרוג תחנות הארגון למערכת הפעלה Windows7 והגירה ל- Office 2010, פרויקט אבטחת מידע להפרדת רשתות. בפרויקטים אלה מעורבים גורמים רבים המנוהלים באופן מטריציוני.
- ניהול Delivery - מתן מענה ושירות לפרויקט המנוהל באגף מערכות מידע המבוצע עבור לקוח עסקי בארגון קרי, תכנון ואספקת התשתיות לפרויקטים עסקיים. יחידת הפרויקטים מהווה נקודת קשר יחידה (Single Point of Contact) להקמת התשתיות בפרויקטים באגף.
- משימות ברזל - מענה למשימות תפעול ותשתית המחויבות במציאות היומיומית.
יחידת הפרויקטים וה- Delivery פועלת באופן מטריציוני, שותפה במימוש תוכנית העבודה השנתית של המערך, מגבשת תהליכי עבודה בממשקים השונים ויוצרת סטנדרטיזציה באספקת תשתיות לפרויקטים ובהתנהלות פרויקטלית סדורה.
היחידה מנהלת תוכנית עבודה אינטגרטיבית עפ"י מספר עקרונות מנחים:
- תוכנית העבודה כוללת חבילות עבודה לביצוע המגיעות משלושת המקורות שהוזכרו לעיל.
- חבילות העבודה מתואמות לביצוע מול הלקוח ומסופקות לו בתום העבודה.
- תעדוף קטגורי- חבילות העבודה מתועדפות בראיה רוחבית כוללת עפ"י קריטריונים ומשקלות אשר נקבעו מראש כקו מנחה לפתרון קדימויות. לדוגמה: פרויקט עסקי מתועדף גבוה ולכן חבילת עבודה לאספקת תשתית עבורו נמצאת בעדיפות על פני חבילת עבודה המיועדת לפרויקט פנימי של המערך.
- תמהיל המשאבים- נקבע מראש ומחולק עפ"י מפתח מקור החבילה מתוך הסה"כ. לדוגמה: עבור ביצוע חבילות עבודה לפרויקט עסקי נקצה 60% משרה לכל משאב. תמהיל המשאבים מתחשב בזמינות המשאבים לאותו פרק זמן. (חופשות, השתלמויות וכיו"ב)
תוכנית העבודה מוצגת בפגישת סנכרון המתקיימת בתדירות שבועית. מטרת הפגישה היא לבצע תעדוף מושכל בין כלל חבילות העבודה "הממתינות בתור" בהתחשב באילוצי המשאבים.
סטטוס עמידה בביצוע חבילות עבודה משבוע קודם נמסר מראש ואינו נידון בפגישה עצמה.
הגדרה והטמעת תהליכי ניהול פרויקטים
באגף מערכות מידע קיימת מתודולוגיה לניהול פרויקטים. המתודולוגיה, מבוססת עקרונות מתודולוגית PMBOK,
מגדירה את התהליכים, השיטות והכלים לניהול פרויקט. לפרויקט המנוהל במערך תפעול תשתיות ואבטחת מידע, הוגדרה מתודולוגיה ייעודית עפ"י מחזור חיים סטנדרטי (יזום - תכנון - ביצוע - סגירה - מעקב ובקרה) עם התאמות בשלבי העבודה הפנימיים.
הכשרת מנהלי פרויקטים
במערך מנוהלים עשרות פרויקטים. לצורך התמודדות עם אתגר ניהולם הובהר שלא ניתן להתבסס על כוח הניהול הקיים ביחידת הפרויקטים וה- Delivery ונדרשים מנהלי פרויקטים נוספים הפועלים בגופי המערך השונים.
בשיתוף עם גוף ה-PMO הפועל באגף מ"מ, הכשיר המערך מנהלים לתפקיד מנהלי פרויקטים.
החלטה זו, היא אחת מההחלטות האסטרטגיות החשובות ביותר שקיבל על עצמו המערך. בזכותה ביצע המערך פרויקטים רבים ובכך שיפר את מסוגלותו לעמידה בהתחייבות לתוכנית העבודה השנתית מול הארגון.
לקוח מערכות מידע ותעדוף פרויקטים
לקוחות הפרויקטים המבוצעים באגף מערכות מידע הם הגופים העסקיים בארגון.
לקוחות הפרויקטים המבוצעים במערך תשתיות, תפעול ואבטחת מידע, הם לרוב כלל עובדי החברה וסוכניה אשר אינם מהווים גוף עסקי ייעודי המגדיר את הדרישות, המלווה את הפרויקט בכל היבטיו ומאשר את תוצרי הפרויקט הסופיים.
בהתאם לכך, עלה הצורך להגדרת לקוח מוביל שייצג את דרישות פרויקטי המערך ויהיה שותף מלא ליישומם, למעקב ובקרה ולקבלת ההחלטות בצמתים הרלוונטיים.
הלקוח המוביל שהוגדר עבור פרויקטי המערך הינו - מנהל אגף מערכות מידע.
תעדוף פרויקטים - פרויקטים המבוצעים במערך תשתיות, תפעול ואבטחת מידע מדווחים ומבוקרים בצוות תעדוף פרויקטים. הפורום מתקיים בראשות מנהל האגף - לקוח מערכות מידע.
בפורום התעדוף מוצגים: סטאטוס כללי של הפרויקטים, תקציב - נתוני תכנון מול בפועל, תכולה ולו"ז – תכנון, שינויים אל מול תכולה מקורית, דחיות וחריגות, סיכונים מרכזיים.
הפורום אינו מהווה תחליף לפגישות ועדת היגוי סטנדרטיות המתקיימות בפרויקט.
לסיכום
מערך תפעול תשתיות ואבטחת מידע בחברת "הפניקס" שדרג את יכולת התנהלותו לאין שיעור.
באמצעות הגדרת תהליכי עבודה סדורים, גופי ניהול חדשים ואימוץ מתודולוגיה הקיימת באגף ביצע המערך מהפיכה אמיתית בהתנהלותו ולראיה לכך הפך ממגיב למתכנן ולצופה קדימה.
קפיצת מדרגה מרשימה נרשמה בשנים 2011 – 2012. בשנים אלה ביצע המערך לא פחות מ-7 פרויקטים אסטרטגיים במקביל, פרויקטים רחבי היקף עם רמות סיכון גבוהות. פרויקטים אילו הסתיימו בהצלחה מרבית חלקם אף זכו בתחרויות שונות:
פרויקט החלפת רשת התקשורת הארגונית
הקדשה אישית
מאמר זה נכתב לכבודו ולזכרו של אלעד אשל ז"ל ומתעד את פועלו בתחום ניהול הפרויקטים.
אלעד ניהל את מערך תפעול תשתיות ואבטחת מידע בחברת "הפניקס" - אגף מערכות מידע.
אלעד ואני מכירים משנת 2008. בשנה זו החל את דרכו בחברה כמנהל המערך ופעל ללא לאות להגדרה ולהסדרת תהליכי עבודה וניהול פרויקטלי במערך.
אלעד היה איש חזון אשר הביא לאנשיו את הבשורה של ניהול הפרויקטים, תמך וקידם לאורך כל הדרך כל תהליך שהוצע, מאמציו נשאו תמיד פרי והניבו תוצאות מרשימות.
בעולם המושגים של אלעד יכולנו למצוא את: היזום, המטרות, היעדים, המדדים, התשומות והתפוקות, התועלת התפעולית והעסקית, ההתנהלות הפרויקטלית, התעדוף הקטגורי, המשבר והפקת הלקחים, תוצאות ולא תירוצים!
אני מודה לאלעד מעומק הלב על כל הדרך שעברנו יחד, על החיוכים, הוויכוחים, החוויות המשותפות
וכמו כן, מוקיר תודה על ההזדמנות שהעניק לי לתפקד כמנהל פרויקטים במערך שלו.
אלעד, זכרך יהיה נצור בליבי לעד
שלום חבר.
מאמר זה נכתב ע"י
שחר חנן PMP, BSC
מנהל פרויקטים בכיר בחברת "הפניקס" - אגף מערכות מידע
בוגר קורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה למבחן הסמכת ה PMP, של חברת P.M.Team Ltd
פניה למחבר: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד.
